Guide
Guide alla fatturazione e ai pagamenti
Come scrivere la fattura, applicare l'IVA giusta, fatturare il tuo tempo e farti pagare puntuale. Esempi svolti e testi che puoi usare subito.
Fatturazione: le basi
- 8 min di letturaCome fare una fattura a un cliente, passo per passoCosa deve riportare una fattura, quando inviarla e a chi, con un esempio completo svolto e le regole UE e britanniche dietro ogni campo.
- 6 min di letturaCome fare fattura da freelance a un clienteIl tuo nome, la tua posizione IVA e la tua tariffa giornaliera su una pagina. Cosa serve a una fattura da freelance, un esempio svolto e cosa chiedere a un nuovo cliente prima del primo conto.
- 6 min di letturaCome fatturare i servizi professionaliA ore, a forfait o con compenso fisso: cosa deve dire ogni riga, quanto dettaglio serve ai clienti e un esempio svolto che tiene separati compensi, spese e anticipazioni.
- 4 min di letturaCome trasformare un preventivo in fatturaIl cliente ha detto sì. Cosa passa dal preventivo alla fattura, cosa deve cambiare e come fatturare in un'unica soluzione o a tappe senza riscrivere una riga.
- 6 min di letturaPreventivo, fattura e ricevuta: le differenzeUno offre un prezzo, una chiede denaro, l'altra conferma che l'hai ricevuto. Cosa fanno sul piano legale e dell'IVA, dove stanno le proforma e tutti i documenti di un lavoro, svolti passo per passo.
- 6 min di letturaCome numerare le fattureCosa richiedono davvero le regole UE e britanniche, quale formato usare, cosa fare con buchi e fatture annullate e un controllo di due minuti per verificare che la numerazione regga.
- 4 min di letturaCome emettere una nota di creditoUna volta partita la fattura, la correggi con un nuovo documento. Cosa deve dire una nota di credito, quando serve e come tornano i conti.
- 7 min di letturaModelli di e-mail per le fatture a cui i clienti rispondonoSette e-mail di fattura da copiare, dalla prima fattura a quella corretta, con oggetti che l'amministrazione può ritrovare e i dati che le servono nelle prime due righe.
- 8 min di letturaSollecito di pagamento per fattura scaduta: la sequenza di e-mailUn promemoria facoltativo prima della scadenza, poi cinque passi fino all'ultimo avviso, con il testo da copiare per ciascuno e cosa inviare quando il cliente ha pagato in parte o contesta.
- 9 min di letturaCome addebitare interessi di mora su una fatturaCosa puoi addebitare per legge UE e britannica a un'azienda che paga in ritardo, i tassi del semestre, un calcolo svolto con la trappola degli arrotondamenti e testi da copiare.
Come farti pagare
- 7 min di letturaTermini di pagamento delle fatture: esempi30 giorni data fattura, fine mese, sconti per pagamento anticipato e pagamenti a tappe: cosa significa ogni termine, testi da copiare, i limiti di legge nell'UE e nel Regno Unito e come scegliere.
- 6 min di letturaCome fatturare un acconto e il saldoDue fatture, due numeri, un solo totale. Come formulare ciascuna, cosa fa l'IVA sull'acconto secondo l'articolo 65 e un esempio svolto che torna con il preventivo.
- 6 min di letturaCome fatturare e registrare i pagamenti parzialiUn pagamento parziale non richiede una nuova fattura. Come registrarlo, cosa dire al cliente, cosa succede all'IVA e quando le rate richiedono invece fatture separate.
- 6 min di letturaCome fatturare un compenso fisso mensileLa stessa fattura, lo stesso giorno, con il periodo indicato. Anticipo o posticipo, cosa succede all'IVA, come gestire ore in più o in meno rispetto al pacchetto e un testo per il contratto.
- 5 min di letturaScadenzario crediti per anzianità: come leggerlo e cosa farneUn esempio svolto di scadenzario crediti, cosa dice ogni colonna, cosa fare per ogni fascia di anzianità e come costruirne uno in un foglio di calcolo se il tuo programma non ce l'ha.
- 5 min di letturaRiconciliazione delle fatture per le aziende di serviziAbbina ogni fattura alla banca, verifica il totale e controlla che tutto il tuo lavoro sia stato fatturato. Un metodo di fine mese con un esempio svolto e cosa fare quando i numeri non tornano.
- 5 min di letturaCome fatturare le spese rimborsabiliUna riga a sé, una descrizione e l'IVA giusta. Una fattura svolta con un compenso, un riaddebito e un'anticipazione, l'errore dell'IVA sull'IVA e un testo da concordare prima di spendere.
- 6 min di letturaCome scrivere una lettera di aumento delle tariffe ai clientiLettere da copiare per clienti a ore, con compenso fisso e a progetto, quanto preavviso dare, cosa può fare il cliente e quanto lavoro puoi perdere prima che un aumento ti costi denaro.
- 6 min di letturaEstratto conto cliente: un esempio svolto per la fatturazioneCos'è un estratto conto cliente, un esempio completo svolto, partite aperte o saldo riportato, la nota di accompagnamento da inviare e cosa fare quando le cifre del cliente non coincidono.
Fatturazione estera e IVA
- 7 min di letturaCome fatturare a clienti esteriDove viene tassata la vendita, cosa deve riportare la fattura e come cambia la risposta per clienti UE, del Regno Unito e di altri Paesi extra UE. Con una tabella decisionale e un esempio svolto.
- 6 min di letturaCome fatturare a clienti UE (IVA, inversione contabile e VIES)Quando non si applica l'IVA a un cliente UE, cosa deve riportare la fattura, come differiscono beni e servizi, dove vale la soglia di €10.000 e cosa dichiarare dopo.
- 6 min di letturaModello di fattura con IVA: i campi spiegatiOgni campo che una fattura con IVA richiede ai sensi dell'articolo 226, cosa può andare storto in ciascuno, le diciture aggiuntive che servono ad alcune fatture e un esempio compilato con due aliquote IVA.
- 6 min di letturaDicitura della fattura con inversione contabile: esempio e lista di controlloLe parole esatte che richiede una fattura UE con inversione contabile, formule da copiare per beni, servizi ed edilizia nel Regno Unito, una fattura di esempio e una lista di controllo da seguire prima dell'invio.
- 6 min di letturaCome verificare una partita IVA su VIESI passaggi, cosa significa ogni risultato di VIES, perché un numero reale può risultare non valido, come conservare la prova del controllo e cosa fare con i numeri del Regno Unito.
- 6 min di letturaFattura commerciale e fattura fiscale: la differenzaUna fa passare le merci in dogana, l'altra registra la vendita ai fini fiscali. Cosa deve contenere ciascuna, quando servono entrambe e un'esportazione svolta con gli stessi importi su ciascuna.
- 6 min di letturaCome fatturare in valuta esteraCosa richiedono UE e Regno Unito quando fatturi in un'altra valuta, quale tasso di cambio usare per l'IVA e un esempio svolto dalla fattura al pagamento con la perdita di cambio.
- 7 min di letturaIVA sulle spese rimborsabili e sulle anticipazioniLa maggior parte delle spese che addebiti a un cliente porta IVA. Il test per riconoscere una vera anticipazione (disbursement), una fattura svolta con i calcoli e l'errore che applica l'IVA sull'IVA.
Tempo di lavoro e fatturazione
- 5 min di letturaCome tracciare le ore fatturabiliCosa registrare per ogni blocco di lavoro per un cliente, quando registrarlo e un registro delle ore svolto che puoi copiare oggi stesso in un foglio di calcolo.
- 5 min di letturaCome trasformare le ore fatturabili in una fatturaDa un mese di registrazioni orarie a una fattura che il cliente pagherà: la chiusura, la revisione, quanto dettaglio mostrare e un esempio svolto che quadra all'ora.
- 5 min di letturaCome tracciare le ore fatturabili e non fatturabiliQuali attività puoi addebitare, un breve elenco di codici motivo per tutte le altre e come leggere i numeri di un mese per capire dove finiscono davvero le ore non pagate.
- 7 min di letturaCome funzionano i progetti in ERPFlow: bacheche, schede, scadenze e personeCos'è un progetto in ERPFlow, come dividere il lavoro in bacheche, cosa contiene una scheda, come si comportano scadenze e notifiche e cosa i progetti non fanno.
- 4 min di letturaRegistrare il tempo in ERPFlow come membro del teamCome registrare il tuo tempo su una scheda di progetto, perché sommi alla cifra già presente, come tenere traccia di chi ha fatto cosa e dove compaiono le ore.
- 5 min di letturaUn flusso di lavoro pratico per tracciare il tempo fatturabile di un commercialistaA cosa associare il tempo registrato, una chiusura mensile da seguire, come evitare che il lavoro fuori ambito vada perso e come vedere quanto rende all'ora ogni compenso a forfait.
- 6 min di letturaFatturare il tempo di viaggio verso cantieri e incontri con i clientiI modi di addebitare il viaggio, quanto costa ciascuno al cliente su una trasferta lunga e su una breve, come dividere un viaggio condiviso e le formule per il tuo preventivo.
- 6 min di letturaUn flusso di lavoro per tracciare il tempo di consulenza che sostiene la fatturazioneCodici di incarico, voci di tempo che un cliente non contesta, una bozza di conto prima di ogni fattura e una riconciliazione mensile. Un flusso di lavoro per consulenti, con un mese svolto fino alla fattura.
- 5 min di letturaUn flusso di lavoro per tracciare il tempo e fatturare da freelanceUn registro, un controllo il venerdì e un giorno di fatturazione. La routine per un freelance che fattura a ore, con un modello di registro, le formule per il cliente e un mese di ore trasformato in fattura.
- 5 min di letturaCome tracciare le ore fatturabili di un'agenziaLe ore di un'agenzia attraversano più persone, più tariffe e retainer che sforano in silenzio. Come impostare i codici, cosa è fatturabile e come controllare un retainer prima che il mese sia finito.
- 5 min di letturaPianificazione delle risorse per team di servizi: chi è libero e chi è sovraccaricoUna griglia settimanale che confronta le ore disponibili di ogni persona con quelle già promesse, e cosa fare con il risultato. Un metodo con foglio di calcolo e una settimana svolta, per piccoli team di servizi.
- 5 min di letturaModello di foglio ore per il team: un layout settimanale che le tue fatture possono usareUn layout settimanale di foglio ore da copiare in un foglio di calcolo, compilato per due persone, con la formula che lo trasforma in quantità da fatturare e le somme verificate a ogni passaggio.
- 6 min di letturaCome tracciare tempo e materiali per fatturare al clienteUna scheda lavoro per manodopera e materiali, una clausola sul ricarico da copiare, come si applica l'IVA e cosa provare in un'app, con un intervento svolto fino alla fattura.
- 5 min di letturaCome tracciare le ore fatturabili per progettoDai a ogni progetto un codice, fai indicare un progetto a ogni registrazione e tieni in una tabella ore lavorate, fatturate, svalutate e non fatturate. Impostazione, controlli e cosa nasconde un totale.
Tariffe e redditività
- 4 min di letturaTariffa oraria media ponderata: come calcolarla e quando proporlaLa formula, un esempio svolto, perché una media semplice fa addebitare troppo, cosa fa al tuo margine un cambio di composizione del team e le parole da mettere nel preventivo.
- 5 min di letturaCome calcolare la tariffa di vendita oraria del tuo personaleLa formula, quante ore può davvero fatturare una persona in un anno, un esempio svolto per livello e l'errore sul margine che costa in silenzio migliaia di euro l'anno.
- 6 min di letturaTabella degli incrementi di fatturazione: conversioni da 6, 10 e 15 minutiTabelle di conversione dai minuti lavorati alle ore decimali fatturabili per incrementi da 6, 10 e 15 minuti, con l'effetto di ciascuno sul conto di una giornata vera.
- 5 min di letturaOre a budget e ore effettive: come tenere sotto controllo un progetto di design a compenso fissoTrasforma un compenso fisso in un budget di ore, confrontalo ogni settimana con l'avanzamento reale, prevedi dove finirai e sappi cosa fare quando le ore corrono avanti.
- 5 min di letturaTasso di utilizzo e ore fatturabili nei servizi professionaliLe ore fatturabili sono un conteggio e il tasso di utilizzo è un rapporto. Come si calcola ciascuno, perché le stesse ore possono voler dire cose diverse e come ricavare un obiettivo di utilizzo dai tuoi costi.
- 6 min di letturaRedditività di un progetto: fattura per persona e scopri quanto rende ogni progettoLe ore di ogni persona alla sua tariffa di fatturazione e di costo, poi la differenza. Con un progetto svolto, un confronto a compenso fisso e l'errore che gonfia i margini.
- 6 min di letturaSvalutazione e perdita su crediti: cosa significa ciascuna per la tua fatturazioneUna svalutazione riduce quanto addebiti, una perdita su crediti rinuncia a quanto ti è dovuto. Quando si applica ciascuna, quale documento serve e come entra il recupero dell'IVA, con un lavoro svolto.
Fatturare per settore
- 8 min di letturaFatturazione a stato avanzamento lavori (SAL): come fatturare un progetto a rate man mano che il lavoro procedeCome dividere un contratto in fatture legate a fasi concordate o a lavoro misurato, tenere un totale progressivo e gestire varianti e IVA, con un esempio svolto di un contratto fatturato in quattro fatture.
- 6 min di letturaConsulente: fatturazione a ore o a retainerQuando un consulente deve fatturare a ore e quando rende di più un retainer mensile, con una tabella di decisione, sei mesi fatturati in entrambi i modi e una formulazione del retainer da copiare.
- 6 min di letturaUn flusso di registrazione del tempo e fatturazione per studi legaliGli otto passaggi dalla lettera di incarico alla parcella pagata: registrare il tempo con una descrizione utilizzabile, rivedere la bozza di parcella e le regole sul denaro dei clienti, con un esempio svolto.
- 6 min di letturaCome scrivere una fattura per servizi di contabilitàCosa deve mostrare la fattura di un commercialista: l'entità giusta, il periodo, compensi fissi ed extra su righe separate e anticipazioni fuori dal calcolo dell'IVA, con un esempio svolto e testi da copiare.
- 7 min di letturaAIA G702 e G703: come si somma la richiesta di pagamentoG703 contiene l'avanzamento riga per riga e G702 ne trasforma i totali nell'importo dovuto. Ogni colonna e ogni riga spiegate, con una richiesta svolta su cui controllare le tue cifre.
- 6 min di letturaServizi aggiuntivi di architettura: come concordarli, registrarli e fatturarliIl lavoro extra viene pagato se concordato prima. Cosa conta come servizio aggiuntivo, formulazioni per averlo concordato per iscritto, un registro per tenerlo in ordine e come si legge in fattura.
- 5 min di letturaQuante sono le ore fatturabili di un architetto in una settimana?Circa il 70% per il personale e meno della metà per i titolari, secondo le cifre del RIBA. Perché i parametri non concordano, come calcolare il tuo obiettivo per ruolo e cosa fa alla tariffa oraria che ti serve.
- 7 min di letturaCome scrivere la proposta di compenso di un architetto partendo dalle tue ore passatePrezza il lavoro in base a quanto hanno richiesto davvero lavori simili. Come recuperare le ore passate per fase, scalarle e correggerle, trasformarle in un compenso fase per fase e scrivere le ipotesi che lo proteggono.
- 6 min di letturaGestione dei progetti di architettura: controlla il tempo del team rispetto ai compensi di fase e fattura ai clientiTrasforma ogni compenso di fase in un budget di ore, confronta ogni settimana le ore usate con il lavoro svolto e fattura al momento concordato. Un tracker svolto che segnala uno sforamento quando puoi intervenire.
- 7 min di letturaLa sezione compensi della lettera di incarico di un commercialistaA cosa deve rispondere la sezione compensi di una lettera di incarico, clausole da adattare e perché un compenso spalmato su dodici mesi richiede una clausola di uscita, con i conti.
- 6 min di letturaCome scrivere una proposta di compenso per un servizio di ingegneriaDefinisci i prodotti da consegnare, stima le ore per livello, scegli la base del compenso e metti per iscritto le tue ipotesi. Un calcolo svolto, una tabella delle basi di compenso e formule da copiare.
- 5 min di letturaCompenso a forfait per la contabilità: come calcolarlo e verificare che rendaCome costruire un compenso a forfait per un cliente di contabilità da ore e tariffa obiettivo, poi verificarlo cliente per cliente, con cifre che mostrano come una buona media nasconda una perdita.
- 7 min di letturaCome fatturano ai clienti le agenzie per il lavoro e di selezione del personaleCosa fatturano e quando somministrazione, selezione a risultato e ricerca esclusiva, con i conti: tariffa e margine, rimborsi sugli inserimenti, IVA sugli stipendi e commissioni di passaggio.
- 5 min di letturaCompenso forfettario o a ore per lavori di progettazione e ingegneriaChi si prende il rischio con ciascuna base di compenso, una tabella per decidere sui lavori di progettazione e ingegneria, il punto in cui un forfait smette di rendere e formule da copiare per entrambi.
- 6 min di letturaCome impostare un sistema di numerazione dei progettiQuale formato scegliere per il numero di progetto, come gestire fasi e varianti, perché numeri di progetto e di fattura devono restare separati e le trappole dei fogli di calcolo che rompono una numerazione.
- 6 min di letturaRitenuta di garanzia in fattura: la trattenuta, il totale progressivo e lo svincoloCome mostrare la ritenuta di garanzia su ogni fattura a stato avanzamento, tenere il totale progressivo, fatturare lo svincolo e gestire retention e IVA nel Regno Unito. Cifre, formule e dove la legge cambia.
- 7 min di letturaCompensi per fase RIBA: come dividere un compenso fisso lungo il Plan of WorkRIBA pubblica le fasi ma non la ripartizione dei compensi. Come dividere un compenso fisso partendo dalle tue ore stimate, adattarlo a rischio e flusso di cassa e scrivere nell'incarico i momenti di pagamento.
- 6 min di letturaReport WIP (lavori in corso): cosa ha guadagnato la tua azienda senza ancora fatturarloUn report WIP confronta il valore del lavoro svolto su ogni commessa con quanto hai fatturato. Come valutare il lavoro a ore e a forfait, leggere il risultato, costruirlo in un foglio di calcolo e agire.
Pianificazione del team e fogli ore
- 6 min di letturaInvita il tuo team in ERPFlowDove mandare l'invito, quale ruolo scegliere, quante persone include ogni piano e cosa può vedere e modificare un nuovo membro fin dal primo giorno.
- 6 min di letturaRegistro ferie e assenze: un modello che ti dice anche la capacità del teamUn registro delle ferie dice chi è assente. Aggiungi una griglia settimanale e dice anche quante ore restano al team. Il modello, il calcolo del saldo e un esempio svolto.
- 5 min di letturaPerché ogni persona del team dovrebbe registrare le oreLe ore mancanti di una persona possono far sembrare redditizio un lavoro in perdita. Cosa ti lasciano decidere registrazioni complete, quanto costa tenerle e quando non valgono la pena.
- 6 min di letturaPolicy sui fogli ore: un esempio pratico per le aziende che lavorano per progettiUna policy sui fogli ore di una pagina da copiare: chi registra, in che unità, entro quando, come funzionano le correzioni e perché un foglio ore di progetto non è in automatico una registrazione dell'orario di lavoro.
- 5 min di letturaModello di pianificazione della capacità: ore disponibili e ore assegnate, settimana per settimanaUn modello di capacità per foglio di calcolo: ore disponibili, assegnate e residue di ciascuno e come leggere le quattro settimane successive prima di dire sì a un lavoro.
- 6 min di letturaPolicy sulle note spese per una piccola azienda che lavora per progettiUna policy sul rimborso delle note spese di una pagina da copiare: cosa può chiedere in rimborso il personale, cosa richiede approvazione prima, quali prove conservare e come una spesa arriva in fattura al cliente.
- 6 min di letturaModulo di rimborso chilometrico per le aziende che lavorano per progettiUn modulo di rimborso chilometrico da copiare, con le tariffe HMRC 2026-2027 (55p, non più i vecchi 45p), un esempio svolto a cavallo della fascia delle 10.000 miglia e quali trasferte in cantiere contano.
- 5 min di letturaOre per attività: dove sono andate le ore di ciascuno, mese per meseCome costruire un report delle ore per attività dalle righe dei fogli ore, che aspetto ha per un piccolo team, come leggerne quattro mesi e quali codici attività vale la pena avere.
- 6 min di letturaProcesso di approvazione dei fogli ore per le aziende che lavorano per progettiUn processo settimanale di approvazione dei fogli ore per una piccola azienda a progetti: chi approva, un calendario adatto alla tua fatturazione, cosa controllare e come scrivere quando rimandi indietro un foglio ore.
FAQ
Guide di ERPFlow: domande frequenti
Tutto quello che c'è da sapere su ERPFlow. Non trovi la risposta? Siamo qui per aiutarti.
ContattaciA chi sono rivolte le guide di ERPFlow?
Le guide di ERPFlow sono scritte per titolari e responsabili amministrativi di piccole aziende di servizi che emettono da soli le proprie fatture. Non richiedono basi di contabilità e ogni guida svolge un esempio concreto con i numeri.
Mi serve ERPFlow per usare queste guide?
No. Ogni guida funziona da sola, con lo strumento di fatturazione o il foglio di calcolo che usi oggi. Dove ERPFlow gestisce un passaggio, la guida spiega come; dove ERPFlow non fa qualcosa, la guida lo dice.
Le guide di ERPFlow sono consulenza fiscale o legale?
No. Le guide spiegano come funzionano in generale fatturazione, IVA e pagamenti, ma le regole dipendono dal tuo paese e dalla tua situazione. Per tutto ciò che ha conseguenze fiscali o legali, chiedi conferma al tuo commercialista prima di fare affidamento su una guida.
ERPFlow ha il tracciamento del tempo?
Non ancora. Il tracciamento del tempo in ERPFlow, compresa la trasformazione del tempo registrato in fatture, arriverà prossimamente. Oggi una scheda di Progetti in ERPFlow registra il tempo impiegato, inserito in ore e minuti, e i totali si sommano per progetto e per cliente. Il lavoro a ore si fattura indicando una tariffa e una quantità nella fattura.
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