Come fare una fattura a un cliente, passo per passo

Per fare una fattura a un cliente, concorda prezzo e termini di pagamento, poi emetti un documento con un numero univoco, i dati di entrambe le parti, la data di emissione, la descrizione del lavoro, gli importi e l'eventuale IVA, una data di scadenza e le istruzioni per pagare. Invialo in PDF a chi paga le fatture, poi tienilo sotto controllo fino all'incasso.

Una fattura fa due lavori. Chiede denaro e, per un'azienda registrata ai fini IVA, è anche un documento fiscale che il tuo cliente può usare per detrarre l'IVA. La parte fiscale decide cosa deve esserci scritto. La parte dell'incasso dipende da te, perché le norme sull'IVA non chiedono né una data di scadenza né le coordinate bancarie.

Cosa deve contenere una fattura?

Una fattura IVA dell'UE deve contenere i dati elencati nell'articolo 226 della direttiva IVA. Eccoli nell'ordine in cui li compili, con il numero del punto e l'errore che ciascuno attira.

Questo elenco è ciò che chiede la normativa IVA. La data di scadenza e le tue coordinate di pagamento non ne fanno parte, ma ti servono comunque. Una fattura senza questi dati può essere perfettamente valida e non essere pagata lo stesso.

L'elenco cambia in alcune situazioni:

• Nel Regno Unito, la guida IVA dell'HMRC riporta un elenco molto simile al paragrafo 16.3.1 e chiede il momento della cessione, detto tax point.
• Se non sei registrato ai fini IVA, non addebiti l'IVA e non emetti una fattura IVA. L'elenco di GOV.UK per le fatture ordinarie chiede comunque un numero univoco, i dati di entrambe le parti, una descrizione chiara, la data della cessione, la data della fattura e gli importi.
• Per gli importi piccoli, i paesi UE devono consentire una fattura semplificata fino a €100 (articolo 220a, con eccezioni per alcune vendite transfrontaliere). Il Regno Unito ne ammette una fino a £250 se il cliente è d'accordo (paragrafo 16.6.1 della guida HMRC).
• Il tuo paese può aggiungere altri dati. L'articolo 226 riguarda solo l'IVA. Il diritto societario o fiscale può aggiungere elementi come un numero di iscrizione, quindi chiedilo una volta al tuo commercialista e inserisci la risposta nel tuo modello.

Ogni campo è spiegato per esteso in i campi di un modello di fattura IVA.

Come si fa una fattura a un cliente, passo per passo

1. Concorda prima prezzo e condizioni. Metti ambito del lavoro, prezzo e termine di pagamento in un preventivo o in un'e-mail a cui il cliente ha risposto. Una fattura è un pessimo posto in cui scoprire quanto costa qualcosa.
2. Raccogli i dati di fatturazione prima che ti servano. Ti occorrono la ragione sociale, l'indirizzo di fatturazione, la partita IVA se c'è, l'eventuale numero d'ordine e l'indirizzo a cui mandare le fatture. Chi ti ha incaricato spesso non li conosce, quindi chiedigli di informarsi.
3. Scegli il momento della fatturazione. Può essere a lavoro finito, con un acconto, a stati di avanzamento o ogni mese. La tabella più avanti ti aiuta.
4. Scrivi le righe in modo che un estraneo possa approvarle. Un addetto all'amministrazione che non ti ha mai incontrato approverà «Insegna per vetrina, 2,4 m, installata il 10 aprile». «Insegne» genera una richiesta di chiarimenti.
5. Calcola l'imposta su ogni riga. Le vendite nazionali applicano di norma la tua aliquota locale. Per tutto ciò che attraversa un confine, leggi prima come fatturare ai clienti UE o come fatturare ai clienti esteri.
6. Imposta le date. La data di emissione è oggi. Rendi la scadenza una data vera, calcolata dai tuoi termini di pagamento, perché «28 aprile 2026» lascia meno margini di discussione di «14 giorni netti».
7. Indica come pagare. Scrivi l'intestatario del conto, l'IBAN e il BIC, e chiedi di usare il numero della fattura come causale, così puoi abbinare l'incasso quando arriva.
8. Emettila, poi lasciala stare. È il momento in cui viene assegnato il numero e la fattura diventa definitiva. Un errore scoperto dopo si corregge con una nota di credito o con un annullamento e una nuova emissione, mai con una modifica silenziosa.
9. Mandala alla casella giusta. Invia il PDF all'indirizzo dell'amministrazione, in copia al tuo referente, con una breve e-mail che indica numero, importo e scadenza nelle prime righe. Verifica che basti un PDF, perché alcuni paesi richiedono ormai fatture elettroniche strutturate. Il Belgio lo fa tra aziende soggette a IVA dal 1° gennaio 2026.
10. Registra il pagamento o sollecitalo. Annota la scadenza. Se il denaro non è arrivato il giorno dopo, avvia la tua sequenza di solleciti.

Una fattura completa, svolta passo per passo

Ecco un esempio inventato: un'azienda che realizza insegne fattura a un bar una nuova insegna per la vetrina, con IVA al 20% a titolo illustrativo.

Su quella fattura tre scelte sono volute. La data della prestazione compare perché è diversa dalla data di emissione. Se fatturi il giorno in cui finisci, una sola data fa entrambi i lavori. Il lavoro di progettazione mostra ore e tariffa perché l'HMRC considera la tariffa oraria il prezzo unitario di un servizio (paragrafo 16.3.2), mentre l'insegna è un solo articolo al suo prezzo pieno. E il numero d'ordine del cliente c'è perché alcuni uffici amministrativi non rilasciano il pagamento senza.

Quando conviene inviare una fattura?

Conviene inviare la fattura appena arriva il momento di fatturazione concordato, perché i termini di pagamento di solito decorrono dalla data della fattura o da quando il cliente la riceve.

Le norme IVA fissano il limite massimo. Nel Regno Unito di norma emetti la fattura IVA entro 30 giorni dal tax point (paragrafo 16.2.3 della guida HMRC). Nell'UE, i servizi transfrontalieri in inversione contabile vanno fatturati entro il 15 del mese successivo (articolo 222), e ogni paese può fissare limiti per le altre cessioni.

Cosa succede se la fattura non ha una scadenza concordata?

Una fattura senza data di pagamento concordata si considera in ritardo 30 giorni dopo che il cliente la riceve, o 30 giorni dopo la consegna se questa è successiva, per i clienti aziendali nell'UE (articolo 3 della direttiva sui ritardi di pagamento) e nel Regno Unito (GOV.UK).

Quindi, se vuoi 14 giorni, concordali prima di iniziare. Scriverli per la prima volta sulla fattura è più debole che averli nel preventivo accettato dal cliente. I termini concordati tra aziende possono arrivare a 60 giorni, e oltre solo se espressamente pattuiti e non iniqui.

Perché le fatture vengono rimandate indietro?

Le fatture vengono rimandate indietro di solito perché l'amministrazione non riesce ad abbinarle a qualcosa di già approvato. Ecco i casi da controllare prima di premere invia:

• La persona giuridica sbagliata. Il contratto è con una holding e la fattura è intestata al negozio.
• Nessun numero d'ordine, quando il sistema del cliente non accetta fatture senza.
• Una descrizione che nessuno può approvare. Chi paga non era alla riunione.
• Un totale diverso dal preventivo, senza una riga che spieghi perché.
• Una partita IVA mancante o sbagliata, che può impedire al cliente di detrarre l'IVA.
• La casella sbagliata. Il tuo referente è in ferie e la fattura è in ferie con lui.

Fare le fatture ai clienti in ERPFlow

In ERPFlow, una fattura nasce come bozza legata a una scheda cliente. Aggiungi le righe scegliendo un servizio o un prodotto che compila descrizione e prezzo, con uno sconto facoltativo e un'aliquota fiscale su ogni riga. La scadenza parte da 14 giorni dopo la data di emissione e puoi cambiarla. Ragione sociale, partita IVA, indirizzo e coordinate bancarie arrivano da Impostazioni > Dati aziendali.

Emetti assegna alla fattura il suo numero, per esempio INV-2026-0042, e la rende definitiva. Invia via email consegna il PDF, in una qualsiasi delle 19 lingue, e registra l'invio. Dopo, Registra pagamento tiene traccia dei pagamenti totali o parziali, il filtro Scaduta mostra cosa è in ritardo e Invia sollecito di pagamento manda un sollecito per e-mail, una fattura alla volta.

Ci sono dei limiti da conoscere. ERPFlow non ha un campo separato per la data della prestazione, quindi quando è diversa dalla data di emissione, scrivila nella descrizione della riga o nelle Note. Non c'è il pagamento online con carta. Non verifica le partite IVA in VIES e non sceglie un'aliquota in base al paese del cliente. Le fatture elettroniche si esportano in XML Peppol BIS Billing 3.0 da passare al tuo operatore di fatturazione elettronica, e ERPFlow non le invia da solo sulla rete Peppol.