IVA sulle spese rimborsabili e sulle anticipazioni

La maggior parte delle spese rimborsabili porta IVA. Se hai comprato qualcosa per svolgere il tuo lavoro, come un viaggio, fa parte della tua prestazione, quindi ci applichi l'IVA con la tua aliquota normale. Una vera anticipazione (disbursement), pagata come agente del cliente e riaddebitata al costo esatto, resta fuori dalla tua IVA. Il test è chi ha ricevuto la prestazione.

Questa guida riguarda l'IVA. L'aspetto della fatturazione, compreso come impostare e descrivere le righe di spesa per un cliente, è nella guida alla fatturazione delle spese rimborsabili.

Qual è la differenza tra riaddebito e anticipazione?

La differenza tra riaddebito (recharge) e anticipazione (disbursement) sta nel chi ha fatto l'acquisto. Se il terzo ha fornito te, girare il costo è un riaddebito. Se il terzo ha fornito il tuo cliente e tu hai solo pagato per suo conto, può essere un'anticipazione.

Il diritto UE traccia la stessa linea. L'articolo 78, lettera b), della direttiva IVA include nella tua base imponibile le spese accessorie addebitate al cliente, come trasporto e assicurazione. L'articolo 79, lettera c), esclude solo i rimborsi di spese «incurred in the name and on behalf of the customer» (sostenute in nome e per conto del cliente) e registrate in un conto transitorio, e richiede la prova dell'importo effettivo e ti vieta di detrarre qualsiasi IVA su di esso. Le norme nazionali variano nei dettagli, quindi verifica le tue.

Quando puoi trattare un costo come anticipazione?

Puoi trattare un costo come anticipazione solo se tutte le condizioni sono soddisfatte, e nel Regno Unito la sezione 25.1 della VAT Notice 700 di HMRC ne elenca otto:

1. Hai agito come agente del tuo cliente quando hai pagato il terzo.
2. Il tuo cliente ha ricevuto e usato i beni o i servizi.
3. Il tuo cliente era responsabile del pagamento al terzo.
4. Il tuo cliente ti ha autorizzato a pagare per suo conto.
5. Il tuo cliente sapeva che un terzo avrebbe fornito i beni o i servizi.
6. Indichi il costo a parte nella tua fattura.
7. Recuperi solo l'importo esatto che hai pagato.
8. I beni o i servizi sono chiaramente aggiuntivi rispetto a ciò che fornisci tu stesso.

La condizione 2 esclude la maggior parte dei candidati, perché chi usa il treno, il telefono e l'affrancatura di solito sei tu. La guida di HMRC su costi e anticipazioni e la Notice 700 forniscono questi esempi.

Gli esempi dell'avvocato mostrano quanto sia stretto il confine, e gli studi legali lo incontrano di continuo. Chiamare «anticipazione» una riga della fattura non la rende tale ai fini IVA.

Un esempio svolto: una fattura con entrambi

Ecco un esempio inventato, con la regola del Regno Unito e la sua aliquota del 20%. Un consulente fattura un compenso di £4.000 e tre costi:

• Biglietti del treno per £180, su cui non è stata applicata IVA.
• Un hotel a £250 più £50 di IVA, su una fattura con IVA intestata al consulente.
• Un diritto di deposito obbligatorio di £120 dovuto dal cliente, che il consulente ha pagato con il suo permesso.

I biglietti del treno portano IVA anche se il consulente non ne ha pagata, perché HMRC afferma che sui riaddebiti si applica l'IVA «whether you paid any VAT or not» (che tu abbia pagato IVA o meno). Il consulente recupera le £50 sull'hotel nel modo consueto. L'anticipazione sta sotto la riga dell'IVA, elencata a sé, come fa l'esempio di fattura di HMRC.

Come si evita di applicare l'IVA sull'IVA?

Eviti di applicare l'IVA sull'IVA riaddebitando il costo netto quando puoi recuperare l'IVA che hai pagato. È l'errore più comune in questo ambito, e nasce dal considerare il totale della ricevuta come il costo.

Nella versione sbagliata il cliente paga £60 in più. Il consulente ha inoltre recuperato £50, quindi ha guadagnato su una spesa che intendeva girare al costo.

Se non puoi recuperare l'IVA, per esempio perché non sei registrato ai fini IVA, l'importo lordo è davvero il tuo costo, e i calcoli cambiano. Vedi la FAQ qui sopra.

Conviene trattare un costo come anticipazione?

Trattare un costo come anticipazione conviene di solito solo quando il fornitore non ha applicato IVA oppure il cliente non può recuperarla. Lo dice direttamente HMRC. Un'anticipazione ti impedisce di recuperare l'IVA, e nemmeno il tuo cliente può recuperarla senza una fattura con IVA valida.

Conserva le prove. La Notice 700, sezione 25.1.2, dice di tenere un documento come un modulo d'ordine o una copia della fattura che dimostri che potevi escludere il pagamento, e di poter dimostrare di non aver recuperato l'IVA. Una riga che puoi copiare sulla fattura:

Anticipazione, pagata per vostro conto e con la vostra autorizzazione, al costo e senza IVA aggiunta: [fornitore, riferimento, data]. In allegato copia della fattura del fornitore.

E le spese su una fattura transfrontaliera?

Le spese su una fattura transfrontaliera seguono normalmente il servizio principale, perché un riaddebito fa parte della tua prestazione. Se il tuo compenso a un'azienda di un altro Paese UE rientra nell'inversione contabile, anche il riaddebito vi rientra e non porta IVA da parte tua. Va nello stesso importo netto.

L'IVA estera che hai pagato lungo il percorso è una questione a parte. L'IVA di un hotel in un altro Paese UE non va nella tua dichiarazione abituale. La chiedi a rimborso online tramite la tua amministrazione fiscale, e alcuni Paesi rifiutano i rimborsi su certi costi, come ristoranti, intrattenimento e carburante. Quindi, su un riaddebito, ciò che puoi recuperare determina qual è il tuo costo reale.

Fatturare riaddebiti e anticipazioni in ERPFlow

ERPFlow registra la tua parte di una spesa e ti permette di fatturarla, ma non collega le due cose. Le spese contengono fornitore, categoria, IVA e una ricevuta allegata. Non sono collegate a clienti o commesse, quindi nulla passa in fattura da solo, e ERPFlow non mostra costi o margini per cliente. Non ha nemmeno note spese dei dipendenti, flussi di approvazione o tracciamento dei chilometri.

• Aggiungi ogni costo come riga di fattura, con una descrizione chiara e l'importo netto.
• I riaddebiti usano la tua aliquota fiscale normale, con cui parte già una nuova riga.
• Le anticipazioni non portano IVA. Svuota l'aliquota fiscale su quella riga e inizia la descrizione con «Anticipazione:» così risulta elencata a parte.
• Allega la ricevuta alla fattura come file.

ERPFlow non verifica se un costo ne abbia i requisiti, quindi le otto condizioni restano a te. Una riga di anticipazione rientra nel subtotale e nel totale della fattura come qualsiasi altra riga, e non c'è un subtotale separato per le anticipazioni, quindi aggiungilo nelle Note se vuoi evidenziarlo. Il trattamento con conto transitorio dell'articolo 79, lettera c), appartiene alla tua contabilità, quindi di' al tuo commercialista quali sono quelle righe. L'esportazione XML Peppol tratta qualsiasi riga senza imposta come aliquota zero, quindi chiedi al tuo operatore di fatturazione elettronica prima di inviare un'anticipazione in quel modo.