Modello di pianificazione della capacità: ore disponibili e ore assegnate, settimana per settimana

Un modello di pianificazione della capacità elenca le ore disponibili di ciascuno nella settimana accanto alle ore già assegnate ai progetti, e sottrae le une dalle altre. Le ore disponibili sono le ore del contratto meno ferie, giorni festivi e un margine fisso per il lavoro interno. Un risultato positivo significa spazio. Un risultato negativo significa che qualcuno è sovraccarico.

Il modello di pianificazione della capacità

Il modello di pianificazione della capacità ha una riga per persona e un foglio, o un blocco, per settimana. Ecco uno studio inventato di cinque persone in una sola settimana:

Cosa significa ogni colonna:

• Contratto: le ore per cui la persona è pagata in quella settimana.
• Assenze: ferie approvate e giorni festivi, in ore. Un registro delle ferie e assenze può alimentare questa colonna.
• Interne: un margine fisso per riunioni, amministrazione, vendite e formazione. Fissalo per persona, perché quello di un amministratore è diverso da quello di un junior.
• Disponibili: Contratto − Assenze − Interne.
• Assegnate: le ore di progetto già promesse per quella settimana, in ore e non nella forma «Ben è su quel lavoro».
• Residue: Disponibili − Assegnate.
• Carico: Assegnate ÷ Disponibili.

Leggi le righe prima del totale. La riga del team dice che 14 ore sono libere e che il carico è un comodo 89%. La riga di Ben dice che ha 6 ore di troppo in una settimana in cui è assente due giorni. Il totale del team nasconde proprio il sovraccarico che il foglio doveva far emergere. Qui la soluzione è spostare 6 ore del lavoro di Ben su Carla, se Carla può farlo.

Come si pianifica la capacità settimana per settimana?

Per pianificare la capacità settimana per settimana, copia il blocco in avanti per almeno quattro settimane e riassumi ogni settimana in una riga, tenendo separato il lavoro confermato da quello provvisorio. Mescolarli è il modo in cui una pipeline diventa una promessa che non puoi mantenere.

Adesso usalo. Arriva una richiesta per 30 ore di lavoro nella settimana 3. Se le 40 ore provvisorie si concretizzano, te ne restano 10 e ne mancano 20. Se non si concretizzano, ne hai 50 libere. Quindi la vera decisione è quale lavoro preferisci avere, e se uno dei due può partire nella settimana 4. È una conversazione molto migliore di «tra qualche settimana sembriamo piuttosto presi».

Le settimane lontane sembrano sempre più vuote di quanto siano, perché le assegnazioni arrivano tardi. La settimana 4 mostra oggi 60 ore confermate, e questo non significa che 78 ore siano libere in un senso su cui puoi già contare. Tratta l'ultima colonna con più sospetto quanto più va lontano.

Quanta capacità conviene lasciare non assegnata?

Lascia non assegnata abbastanza capacità da assorbire il tuo sforamento abituale, e misura quello sforamento sui tuoi lavori e non sull'obiettivo di qualcun altro.

Ecco un calcolo inventato. Nelle ultime otto settimane questo studio ha assegnato 900 ore e il lavoro ne ha richieste 990, uno sforamento del 10%. Con 130 ore disponibili, il massimo da assegnare è circa 118, perché 118 × 1,10 fa più o meno 130. Le 116 della settimana 1 ci stanno, di poco. Anche le 128 ore confermate della settimana 2 rispetto a 146 disponibili ci stanno, ma le 12 ore provvisorie lo porterebbero a 140, oltre le circa 133 che sono sicure.

Per fare questo calcolo ti serve un registro delle ore effettive per commessa. Senza, pianifica su una cifra che sai difendere e rivedila quando avrai i dati. Le guide a ore previste e ore effettive e al modello di foglio ore per il team spiegano come raccoglierli.

La pianificazione della capacità è la stessa cosa del tasso di utilizzo?

La pianificazione della capacità non è la stessa cosa del tasso di utilizzo: la pianificazione guarda avanti e il tasso di utilizzo guarda indietro. Un piano di capacità chiede se le ore che hai promesso per la settimana prossima ci stanno. Il tasso di utilizzo chiede quale quota delle ore del mese scorso era fatturabile. Il carico in questo modello è un piano, e può stare al 90% mentre il tasso di utilizzo fatturabile risulta molto più basso, perché le ore assegnate possono comprendere lavoro di progetto non fatturabile. La guida a tasso di utilizzo e ore fatturabili tratta quella misura, e la pianificazione delle risorse per i team di servizi tratta la scelta di chi prende quale lavoro.

Cosa fa andare male un piano di capacità?

Un piano di capacità di solito va male perché tratta le ore come più intercambiabili, o più aggiornate, di quanto siano.

• Le ore non sono tutte le stesse ore. Le 8 ore libere di Carla non servono se l'eccedenza è lavoro strutturale che solo Ben sa fare. Aggiungi una colonna per la competenza, oppure pianifica i specialisti a parte.
• Amministratori a 40 ore. Il margine interno di 20 ore di Elin è la differenza tra un piano che funziona e uno in cui ogni lavoro aspetta lei.
• Assegnazioni a persone intere. «Ben è sul lavoro Riverside questa settimana» non si può sommare. Chiedi le ore, anche approssimative.
• Non lo cura nessuno. Un piano che tre persone aggiornano ogni tanto è sbagliato nel giro di quindici giorni. Affidalo a una persona, in uno spazio fisso ogni settimana.
• Le ferie arrivano tardi. Controlla il registro delle ferie prima dell'aggiornamento settimanale, non dopo.

Pianificare la capacità accanto a ERPFlow

ERPFlow non ha la pianificazione della capacità. Non totalizza le ore disponibili di una persona, non le confronta con le assegnazioni e non mostra chi è sovraccarico, quindi questo modello funziona in un foglio di calcolo.

Alcuni dei suoi dati di partenza sono in ERPFlow. La scheda del personale di una persona ha una scheda Calendario, per mese o per settimana, che mostra le ore prenotabili, le prenotazioni, le assenze e i giorni festivi. Ferie mostra in un calendario del team chi è assente, e l'elenco delle richieste si può esportare in CSV. In Progetti, le schede hanno assegnatari e scadenze, utili quando cerchi di capire chi ha promesso cosa, anche se una scheda non contiene una stima delle ore a venire.

Una parola da tenere d'occhio: in ERPFlow una «prenotazione» è un appuntamento preso tramite una pagina di prenotazione. Per i mestieri che vendono appuntamenti, quello è davvero il loro calendario. La colonna Assegnate in questo modello indica ore di progetto promesse, e quelle le inserisci tu.