Ultimo aggiornamento: 6 novembre 2026
Per trasformare un preventivo in fattura, aspetta che il cliente lo abbia accettato, copia righe e prezzi concordati in una nuova fattura, aggiungi i dati che solo una fattura porta (il suo numero, una data di emissione e una data di scadenza) e inviala. Il programma di fatturazione fa la copia per te, così i due documenti non possono contraddirsi.
Il preventivo è un'offerta. La fattura è una richiesta di pagamento e, nella maggior parte dei paesi, un documento fiscale. Quasi tutto ciò che segue nasce da questa differenza.
Cosa cambia tra un preventivo e una fattura?
Righe e prezzi passano dall'uno all'altra. Quasi tutto ciò che sta attorno cambia.
| Preventivo | Fattura | |
|---|---|---|
| Scopo | Offre un prezzo | Chiede il pagamento |
| Numero | Dalla numerazione dei preventivi | Nuovo numero dalla numerazione delle fatture |
| Data che conta | Valido fino al | Data di scadenza |
| Dati del cliente | Può bastare il nome di un referente | Ragione sociale e indirizzo completi, più la partita IVA dove richiesta |
| Si può modificare? | Sì, fino all'accettazione | No. Una fattura inviata si corregge, non si modifica |
| Effetto fiscale | Nessuno | Di solito genera un debito IVA |
I dati del cliente sono la riga che la gente trascura. Un preventivo può andare a «Maria di Bloom Studio». La fattura deve intestare la persona giuridica, e un ufficio amministrativo la rimanderà indietro se non lo fa.
Quando conviene trasformare il preventivo?
Trasformalo quando arriva il momento di fatturazione concordato. Non è sempre il momento in cui il cliente dice sì.
- Lavori piccoli e rapidi: fattura l'intero importo a lavoro finito.
- Lavori più grandi: fattura un acconto all'accettazione e il saldo a lavoro finito.
- Progetti lunghi: fattura alle tappe concordate. La nostra guida alla fatturazione a stato avanzamento spiega come impostarle.
Qualunque scelta tu faccia, scrivi le tappe nel preventivo stesso. Una fattura di acconto è molto più facile da inviare quando il cliente ha già visto «30% all'accettazione» sopra la sua firma.
Come trasformare un preventivo in fattura, passo per passo
- Conferma l'accettazione. Conserva la copia firmata o l'e-mail che dice sì.
- Verifica che il preventivo sia ancora valido. Se è scaduto, conferma il prezzo prima di fatturarlo.
- Copia le righe. Usa l'azione di conversione del programma invece di riscriverle.
- Completa i dati del cliente. Ragione sociale, indirizzo di fatturazione e partita IVA se ce l'ha.
- Aggiungi il suo riferimento. Chiedi se ha bisogno di un numero d'ordine in fattura. Molti clienti più grandi non possono pagare senza.
- Imposta le date. Usa la data di oggi come data di emissione e i termini di pagamento concordati per la scadenza.
- Controlla l'aliquota. L'IVA segue in genere l'aliquota in vigore quando la prestazione viene effettuata, non quando hai fatto il preventivo, quindi un lavoro preventivato prima di una variazione di aliquota può richiedere quella nuova.
- Emetti e invia. È il passaggio che dà alla fattura il suo numero e la rende definitiva.
Un esempio svolto: un preventivo, due fatture
Ecco un esempio inventato. Un'impresa di ristrutturazioni fa un preventivo di €4.800 più IVA al 20%, con il 30% da pagare all'accettazione e il saldo a lavoro finito.
| Documento | Imponibile | IVA (20%) | Totale |
|---|---|---|---|
| Preventivo QUO-2026-0042 | €4.800 | €960 | €5.760 |
| Fattura 1: acconto, 30% | €1.440 | €288 | €1.728 |
| Fattura 2: saldo, 70% | €3.360 | €672 | €4.032 |
| Fatture insieme | €4.800 | €960 | €5.760 |
Controlla ogni volta quell'ultima riga. Se le fatture non sommano al preventivo, o è sfuggita una riga o il lavoro è cambiato e le carte non lo mostrano ancora. Come si applica l'IVA all'acconto varia da paese a paese, e la guida alle fatture di acconto e saldo la passa in rassegna.
E se il lavoro è cambiato dopo l'accettazione del preventivo?
Lascia stare il preventivo accettato e aggiungi la modifica alla fattura come riga a sé. Etichettala in modo che nessuno debba chiedere, per esempio «Extra: rifacimento dell'impianto nel corridoio, concordato via e-mail il 14 marzo».
Se la modifica è grande, manda un breve nuovo preventivo per il lavoro in più e trasforma in fattura anche quello. Ci vogliono pochi minuti, e vuol dire che il cliente ha approvato il costo extra prima di vederlo in un conto.
Gli errori che fanno rimandare indietro le fatture
- Un prezzo riscritto. Basta una cifra sbagliata e l'amministrazione del cliente blocca il pagamento.
- Nessun numero d'ordine, quando il cliente ne ha bisogno.
- Il nome del referente al posto di quello dell'azienda.
- Un preventivo scaduto fatturato al vecchio prezzo, quando i tuoi costi o il loro ambito sono cambiati.
- Modificare il preventivo dopo l'accettazione. Poi non puoi più mostrare cosa era stato concordato.
Trasformare un preventivo in fattura in ERPFlow
In ERPFlow, apri il preventivo, scegli Converti in fattura e cliente e righe vengono copiati in una nuova bozza di fattura. La bozza ha la data di oggi e scade dopo il termine di pagamento del preventivo. Il preventivo resta com'era e i due documenti sono collegati, così ciascuno mostra l'altro sotto Documenti collegati.
- Per fatturare a tappe, converti una volta per ogni tappa. Ogni conversione crea una nuova bozza dell'intero preventivo, che modifichi riducendola alla quota di quella tappa prima di emetterla.
- Se il preventivo era andato a un lead, ERPFlow ti chiede prima di trasformare il lead in cliente, poi fa la conversione nello stesso passaggio.
- Se consegni prima di fatturare, trasforma il preventivo in un ordine e l'ordine in una fattura. Gli ordini sono nei piani a pagamento.
- Quando emetti la bozza, riceve il suo numero, per esempio
INV-2026-0042, e diventa definitiva.
In ERPFlow i clienti non possono accettare un preventivo online né firmarlo elettronicamente. Il preventivo lo segni come accettato tu, e puoi allegarci la copia firmata.