Ultimo aggiornamento: 6 novembre 2026
La gestione dei progetti di architettura, dal lato del denaro, significa trasformare ogni compenso di fase in un budget di ore, registrare ogni settimana il tempo del team su quella fase, confrontare le ore usate con il lavoro svolto e fatturare quando arriva il momento concordato. Quel confronto intercetta uno sforamento quando puoi ancora farci qualcosa.
Questa guida riguarda come mantenere redditizio un compenso fisso mentre il progetto procede. Il coordinamento progettuale e la parte normativa sono un altro argomento, e la panoramica del RIBA Plan of Work è il posto giusto per quelli.
Come si trasforma un compenso di fase in un budget di ore?
Per trasformare un compenso di fase in un budget di ore, tieni da parte una riserva e dividi ciò che resta per la tua tariffa media ponderata. Ecco un esempio inventato, con una riserva del 10% e una tariffa media ponderata di £85 l'ora:
| Fase | Compenso | Meno il 10% accantonato | Ore a budget a £85 |
|---|---|---|---|
| 2 Concept Design | £6.000 | £5.400 | 63 |
| 3 Spatial Coordination | £8.400 | £7.560 | 88 |
| 4 Technical Design | £11.600 | £10.440 | 122 |
Le ore sono arrotondate per difetto. Se hai scritto la proposta di compenso dalle ore passate, il budget dovrebbe essere vicino a quello che avevi stimato allora. Di' il numero al team. Un budget che conosce solo il direttore non può influenzare il martedì di nessuno.
Come si segue il tempo del team rispetto a un compenso di fase?
Per seguire il tempo del team rispetto a un compenso di fase, fai registrare a tutti le ore sul progetto e sulla fase almeno ogni settimana, poi confronta il totale con una stima onesta di quanta parte della fase è completata.
Tre regole rendono utilizzabili i numeri:
- Registra sulla fase, non solo sul progetto. «Casa Smith: 6 ore» non ti dice da quale compenso sono uscite.
- Registra a parte i servizi aggiuntivi. Si pagano in più, quindi le ore su di essi non devono mangiare il budget della fase. Vedi i servizi aggiuntivi.
- Stima l'avanzamento da ciò che è stato prodotto. Conta i disegni e le attività rimaste, e ignora le ore usate. Altrimenti il controllo non dimostra niente.
Il tracker può essere una riga per fase. Eccolo per lo stesso lavoro inventato, quattro settimane dentro la Fase 3:
| Fase | Ore a budget | Ore usate | Budget usato | Lavoro svolto | Totale previsto | Sopra o sotto |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 2 Concept Design | 63 | 58 | 92% | 100% | 58 | 5 sotto |
| 3 Spatial Coordination | 88 | 62 | 70% | 50% | 124 | 36 sopra |
| 4 Technical Design | 122 | 6 | 5% | 5% | 120 | 2 sotto |
Il totale previsto è le ore usate divise per il lavoro svolto, quindi la Fase 3 dà 62 ÷ 50% = 124. Sono 36 ore oltre il budget, ovvero £3.060 a £85, più delle £840 di riserva accantonate per quella fase. Ora lo sai con metà della fase ancora da fare. La guida su ore a budget e ore effettive approfondisce come leggere questi numeri su un singolo lavoro a compenso fisso.
Cosa fai quando una fase sfora?
Quando una fase sfora, trova la causa prima di decidere qualsiasi cosa, perché ogni causa ha un rimedio diverso.
| Causa | Cosa fare |
|---|---|
| Il cliente ha cambiato qualcosa | Fermati e concordalo come servizio aggiuntivo |
| Il progetto non si è assestato | Fai prendere a un direttore la decisione che lo blocca |
| Il lavoro è troppo senior o troppo junior per le persone che ci sono | Cambia chi fa cosa, perché si sposta anche la tariffa media ponderata |
| Più coordinamento con i consulenti di quanto ipotizzato | Controlla le ipotesi nell'incarico, e sollevalo se sono state infrante |
| La stima era troppo bassa | Finisci la fase, accetta la perdita e correggi i tuoi numeri per la prossima proposta |
Non prendere in prestito di nascosto ore dalla Fase 4. Il budget della fase successiva è ciò che paga la fase successiva, e il disavanzo arriva solo più tardi con meno tempo per rimediare.
Quando fatturare una fase: alla fine, ogni mese o a rate?
Fattura una fase nel momento in cui lo dice il tuo incarico, e se non lo dice, ogni mese per avanzamento di solito è l'opzione migliore sulle fasi che durano più di qualche settimana.
| Modalità | Adatta a | Attenzione a |
|---|---|---|
| Alla fine di ogni fase | Fasi brevi, lavori piccoli | Finanzi tu l'intera fase, e un progetto fermo la lascia non fatturata |
| Ogni mese, per quota di lavoro svolto | Fasi da 2 a 4 su lavori più grandi | Richiede una cifra di avanzamento che il cliente accetti |
| Rate mensili uguali | Fase 5, sul periodo contrattuale | Indica cosa succede se il cantiere sfora |
Per la fatturazione mensile, fattura l'avanzamento della fase fino a oggi meno quanto hai già fatturato. Nel lavoro inventato, la Fase 3 al 50% matura £4.200 del compenso di £8.400. Se £2.800 sono già partite, la fattura di questo mese è di £1.400 più IVA. Le ore usate non c'entrano. Le guide su compensi per fase RIBA e fatturazione a stato avanzamento spiegano la formulazione e come impostare le fasi.
Dove vanno storti di solito progetti come questi?
I progetti di architettura a compenso fisso di solito vanno storti per piccole abitudini che nascondono i numeri finché è troppo tardi.
- Tempo scritto settimane dopo. Nessuno ricorda, quindi tutto finisce sul progetto più rumoroso.
- Rivedere solo a fine fase. A quel punto le ore sono spese e il cliente ha approvato.
- Trattare le ore usate come avanzamento. Una fase che ha consumato il 70% delle ore non è completata al 70%.
- Nessun responsabile. Una persona indicata per nome deve rivedere ogni settimana i numeri di ogni progetto, anche in uno studio piccolo.
- «Piccoli favori» al cliente non registrati. Ognuno è piccolo. Insieme sono spesso lo sforamento.
Gestire fasi e fatture in ERPFlow
Oggi ERPFlow non ha un timer né fogli ore. Il tracciamento del tempo, compresa la trasformazione del tempo registrato in fatture, arriverà prossimamente. ERPFlow non ha budget per fase, tariffe del personale né redditività per progetto, e le spese non sono collegate ai progetti, quindi il tracker qui sopra resta in un foglio di calcolo. Ecco cosa ERPFlow copre:
- La lavagna. Una lavagna in Progetti per lavoro, collegata al suo cliente, con colonne che portano il nome delle tue fasi. L'incarico firmato può stare negli allegati della lavagna. Vedi come funzionano i progetti. Le lavagne sono illimitate in ogni piano, e il piano Free limita le schede a 10.
- Il lavoro. Una scheda per consegna o per fase, con assegnatari, una scadenza, file, commenti e il tempo impiegato scritto in ore e minuti. I totali si sommano per progetto e per cliente, e l'esportazione delle schede ti dà il tempo di ogni scheda per il tuo tracker.
- Il compenso. Un preventivo con una riga per fase. Un servizio può contenere la tua tariffa oraria per il lavoro aggiuntivo.
- La fattura di fase. È una normale fattura con una riga modificata. Converti il preventivo, elimina le altre fasi e imposta la riga sull'importo di questo periodo, per esempio «Fase RIBA 3: 50% di £8.400, meno £2.800 già fatturate» a £1.400. La bozza mantiene il progetto del preventivo, e i Documenti collegati del preventivo elencano ogni fattura generata da esso, così vedi cosa è stato fatturato finora.