Come trasformare le ore fatturabili in una fattura

Per trasformare le ore fatturabili in una fattura, chiudi il registro delle ore a una data di chiusura, rivedi le voci, raggruppale in poche righe, moltiplica le ore per la tariffa concordata, aggiungi l'imposta e indica il periodo coperto dal lavoro. Tieni a portata di mano il registro dettagliato, perché è la prima cosa che un cliente chiede quando una cifra lo sorprende.

Cosa deve riportare una fattura per ore di lavoro?

Una fattura per lavoro a ore deve mostrare cosa è stato fatto, quanto, a quale tariffa e quando. Nell'UE una fattura con IVA deve indicare «the extent and nature of the services rendered» (la quantità e la natura dei servizi resi), il prezzo unitario al netto dell'IVA e la data in cui la prestazione è stata effettuata o completata, dove differisce da quella di emissione (articolo 226 della direttiva IVA).

Per il lavoro a ore, la quantità è il numero di ore, il prezzo unitario è la tariffa e la data della prestazione è il periodo lavorato. Gli altri campi richiesti sono in modello di fattura con IVA: i campi spiegati. Le norme nazionali ne aggiungono altri, e i Paesi fuori dall'UE hanno le proprie.

Quanto devono essere dettagliate le righe della fattura?

Una riga per commessa e per tariffa va bene per la maggior parte dei clienti. Qualsiasi dettaglio maggiore appartiene a un riepilogo del tempo inviato con la fattura, perché una fattura di 60 righe invita a una discussione di 60 righe.

Dal registro delle ore alla fattura, passo per passo

1. Fissa la data di chiusura. Fine mese, fine commessa o quella che avete concordato. Le ore successive a quella data attendono la fattura seguente.
2. Rincorri il tempo mancante. Raccogli le voci di tutti prima di rivedere qualsiasi cosa.
3. Filtra il registro su questo cliente, questo periodo, fatturabili e non ancora fatturate.
4. Rivedilo come lo vedrebbe il cliente. Riformula le voci vaghe, togli i tuoi rifacimenti e controlla la tariffa.
5. Arrotonda una sola volta, usando l'incremento di fatturazione dell'accordo.
6. Raggruppa in righe e somma le ore per commessa e tariffa.
7. Riconcilia. Ore registrate, meno ore non addebitate, devono essere uguali alle ore fatturate.
8. Aggiungi le spese come righe a sé. Vedi come fatturare le spese rimborsabili.
9. Emetti la fattura, poi marca il registro. Scrivi il numero di fattura accanto a ogni voce, così nessuna ora può essere fatturata due volte.

Un esempio svolto: un mese di ore, tre righe

Ecco un esempio inventato. Una piccola società di consulenza chiude marzo 2026 per un cliente. Un consulente senior fattura €120 l'ora e un analista €75, su due commesse. Una voce di 1,50 ore dell'analista era il rifacimento di un errore della società, quindi non viene addebitata.

L'IVA al 20% aggiunge €822,00, quindi il totale della fattura è €4.932,00.

La riconciliazione è la riga in fondo: 44,00 − 1,50 = 42,50. Se queste cifre non coincidono, una voce è sparita o è stata contata due volte, ed è molto meno costoso scoprirlo adesso. Mostrare o no in fattura le 1,50 ore come cortesia è una decisione a parte, trattata in svalutazione e perdita su crediti.

Formule che puoi copiare

Una descrizione di riga che risponde alle domande abituali:

Analisi di mercato, consulente senior, dal 1° al 31 marzo 2026: 14,50 ore a €120,00 l'ora.

Una nota di accompagnamento che previene una contestazione:

In allegato la nostra fattura di marzo: 42,50 ore fra l'analisi di mercato e il documento per il consiglio. Alleghiamo anche il riepilogo del tempo, così può vedere a cosa sono state dedicate le ore. Mi faccia sapere se qualcosa merita un secondo sguardo.

Trovi altre versioni nella guida ai modelli di e-mail per le fatture.

Perché i clienti contestano le fatture a ore?

I clienti contestano le fatture a ore quando il totale li sorprende, più spesso che perché dubitano delle ore.

• Oltre la stima senza preavviso. Avvisali prima di superarla, mentre possono ancora cambiare il piano.
• Voci che sembrano il tuo diario. «Aggiornamento interno» dice a un cliente che sta pagando le tue riunioni.
• Una fattura in ritardo. Le ore di tre mesi fa sono difficili da verificare e facili da contestare.
• Una tariffa di cui nessuno aveva parlato. Concorda prima qualsiasi aumento. La guida alla lettera di aumento delle tariffe contiene le formule.

Fatturare le ore fatturabili in ERPFlow

ERPFlow oggi non ha un timer né fogli ore, e il tempo registrato su una scheda di progetto non diventa righe di fattura. Il tracciamento del tempo, compresa la trasformazione del tempo registrato in fatture, arriverà prossimamente.

Oggi le ore si fatturano inserendole. Crea un servizio con la tua tariffa oraria, uno per livello se le tariffe differiscono, e aggiungilo a una nuova fattura. Sceglierlo compila descrizione e prezzo. Digiti le ore come quantità, che ammette due decimali, aggiungi commessa e periodo alla descrizione e scegli l'aliquota fiscale per quella riga. Il PDF non ha una colonna per l'unità di misura, quindi scrivi «ore» nella descrizione.

• L'ordine d'acquisto di un cliente va nel campo Numero d'ordine, che viene stampato sul PDF.
• Il riepilogo del tempo va inviato a parte. I file nella scheda Allegati di una fattura sono interni e non vengono mai inviati per e-mail al cliente, quindi invia tu il riepilogo oppure metti le cifre chiave nella descrizione della riga o nelle Note.
• Il progetto si può collegare sotto Documenti collegati, che è anch'esso interno.
• Una volta emessa, la fattura è definitiva. Una cifra sbagliata si corregge con Segna come annullata e Duplica.

Se usi Progetti, il totale Tempo impiegato su una scheda è un utile controllo incrociato con il tuo registro, anche se non ha date né ripartizione per persona.