Ultimo aggiornamento: 6 novembre 2026
Per tracciare le ore a budget rispetto alle ore effettive in un progetto di design a compenso fisso, trasforma il compenso in un budget di ore per ogni fase prima di iniziare, registra il tempo su quelle fasi e confronta ogni settimana le ore usate con la quota di ogni fase già finita. La differenza è il tuo segnale d'allarme, quando c'è ancora tempo per agire.
Come si trasforma un compenso fisso in un budget di ore?
Per trasformare un compenso fisso in un budget di ore, dividi il compenso, meno gli eventuali costi esterni, per la tua tariffa di vendita oraria media, poi tieni da parte una quota di ore. Ecco un esempio inventato: uno studio di design concorda un compenso fisso di €24.000 senza costi esterni, e il suo team ha una media di €80 l'ora.
€24.000 ÷ €80 = 300 ore. Lo studio mette da parte il 10%, cioè 30 ore, come riserva e distribuisce le altre 270.
| Fase | Ore a budget |
|---|---|
| Concept | 60 |
| Progetto sviluppato | 80 |
| Disegni tecnici | 90 |
| Cantiere e consegna | 40 |
| Assegnate | 270 |
| Riserva | 30 |
| Totale | 300 |
La tariffa di vendita oraria ha già il tuo margine incorporato, quindi 300 ore danno il profitto previsto. L'ora 301 comincia a erodere quel profitto. Se le tue fasi seguono il RIBA Plan of Work, la guida sui compensi per fase RIBA spiega la ripartizione, e lo stesso metodo vale per le agenzie di marketing e i consulenti a compenso fisso.
Cosa confrontare ogni settimana?
Confronta le ore usate con quanta parte di ogni fase è davvero finita. Le sole ore usate dicono cosa hai speso, e non dicono nulla su quanta strada hai fatto.
Ecco lo stesso progetto inventato alla settimana 10:
| Fase | Budget | Effettive | % completata | Ore maturate | Scostamento |
|---|---|---|---|---|---|
| Concept | 60 | 68 | 100% | 60 | −8 |
| Progetto sviluppato | 80 | 74 | 75% | 60 | −14 |
| Disegni tecnici | 90 | 12 | 10% | 9 | −3 |
| Cantiere e consegna | 40 | 0 | 0% | 0 | 0 |
| Totale | 270 | 154 | 129 | −25 |
Le ore maturate sono il budget moltiplicato per la percentuale completata. Lo scostamento è le ore maturate meno le ore effettive, quindi una cifra negativa significa che hai usato più ore di quante ne giustifichi l'avanzamento.
La riga che inganna è Progetto sviluppato. Con 74 ore su 80 sembra 6 ore sotto budget. È completato solo al 75%, quindi in realtà ha 14 ore di ritardo. Chiedi la percentuale completata a chi dirige la fase, e chiedigli di valutarla in base a quello che resta da fare, perché le ore spese la fanno apparire migliore.
Come si prevede dove finirà il progetto?
Puoi prevedere la conclusione in due modi, e la verità di solito sta in mezzo.
| Previsione | Ipotesi | Calcolo | Ore alla fine |
|---|---|---|---|
| Caso migliore | Tutto da qui in poi va a budget | 154 + (270 − 129) | 295 |
| Sull'andamento attuale | Il ritmo di sforamento continua | 270 × 154 ÷ 129 | 322 |
Il caso migliore resta entro le 300 ore, con 5 ore di riserva avanzate. L'andamento supera di 22 ore l'intero compenso, che a €80 l'ora sono €1.760 di tempo che nessuno paga. La settimana 10 è il momento in cui vale ancora la pena saperlo, perché restano da fare 141 ore di lavoro a budget.
Cosa fare quando le ore effettive superano il budget?
Trova prima la causa, perché ognuna ha una risposta diversa.
| Causa | Cosa fare |
|---|---|
| Il cliente ha cambiato il brief | Concorda un compenso aggiuntivo prima di fare il lavoro. Vedi i servizi aggiuntivi |
| Giri di commenti in più | Rimanda ai giri previsti nella tua proposta e addebita quelli ulteriori se l'accordo lo consente |
| Una tua rilavorazione | Assorbila, registrala e correggi la causa |
| Personale senior che fa lavoro da junior | Passa il lavoro a un livello più basso, perché le stesse ore costano di più a livello senior |
| La stima era sbagliata | Assorbila e correggi la cifra per la tua prossima proposta |
Per una modifica voluta dal cliente, manda l'e-mail prima di iniziare:
La modifica dell'impaginazione che hai chiesto il 12 marzo è fuori dal brief concordato. Richiederà circa 16 ore, che a €80 l'ora fanno €1.280 più IVA. Conferma per e-mail e la aggiungeremo come fase separata.
Cosa fare quando il progetto finisce?
Quando il progetto finisce, scrivi le ore finali di ogni fase accanto al budget e conserva la tabella. Dopo qualche progetto avrai qualcosa di meglio di qualsiasi regola empirica: saprai che la tua fase di concept richiede 70 ore, non 60.
Sono queste cifre a rendere sicuro il prossimo compenso fisso da proporre. Le guide su compenso forfettario o tariffa oraria e su come scrivere una proposta di compenso dalle tue ore passate riprendono il discorso da qui.
Seguire un progetto a compenso fisso in ERPFlow
ERPFlow non ha budget, tariffe, costi per progetto né redditività per progetto, quindi non può mostrare uno scostamento né avvisarti di uno sforamento. Oggi ERPFlow non ha un timer né fogli ore. Il tracciamento del tempo, compresa la trasformazione del tempo registrato in fatture, arriverà prossimamente.
Ecco cosa puoi fare oggi:
- Il progetto: una lavagna di Progetti per il lavoro, collegata al cliente, con una scheda per ogni fase. Metti il budget nel titolo, per esempio «Concept (budget 60 h)».
- Le ore: scrivile nel Tempo impiegato di ogni scheda. L'elenco delle lavagne mostra il totale del progetto. Non c'è una suddivisione per persona, e il tempo non ha una data.
- Il confronto: tieni la tabella degli scostamenti in un foglio di calcolo. L'esportazione CSV delle schede ti dà il Tempo impiegato di ogni scheda in minuti interi, con il nome del suo progetto, quindi non devi riscriverlo.
- Il compenso: metti il compenso fisso in un preventivo e convertilo in fattura a ogni fase. Ogni conversione crea una nuova bozza dell'intero preventivo, che riduci alla quota di quella fase. Collega la fattura al progetto in Documenti collegati.