Come tracciare tempo e materiali per fatturare al cliente

Per tracciare tempo e materiali e fatturare al cliente, apri una scheda lavoro per ogni intervento, registra la manodopera per persona e per giorno, registra ogni materiale con il suo costo e il prezzo di vendita e tieni le ricevute collegate al lavoro. Al momento di fatturare, somma manodopera e materiali. Un'app serve solo se cattura entrambi sul posto.

Come si presenta una scheda lavoro a tempo e materiali?

Una scheda lavoro a tempo e materiali ha due tabelle, una per la manodopera e una per i materiali, sotto lo stesso numero di lavoro. Ecco un esempio inventato: un'impresa di impianti di riscaldamento che sostituisce una caldaia con un contratto a tempo e materiali, con la manodopera a €55 l'ora per un installatore e €30 per un apprendista.

Manodopera, lavoro 2026-118

Materiali, lavoro 2026-118

I materiali sono costati €1.351,00 e si vendono a €1.506,20. Il lavoro si compone così:

La colonna Provenienza è quella che si salta. Compilarla il giorno stesso non costa nulla, e ti permette di rispondere a «cosa sono questi €140?» in un minuto anziché in un pomeriggio. Per la sola manodopera, la guida su come trasformare le ore fatturabili in una fattura va più a fondo.

Come si evita che i materiali spariscano dal conto?

I materiali spariscono dal conto tra il banco del rivenditore e l'ufficio, quindi si evita catturandoli proprio lì. La manodopera tende a essere registrata, perché qualcuno ricorda la giornata di lavoro. Una valvola da €14 si dimentica entro venerdì.

• Metti il numero del lavoro sull'acquisto. Daglielo al rivenditore perché compaia sulla ricevuta o sulla fattura a conto.
• Fotografa ogni ricevuta lo stesso giorno. Dai al file il numero del lavoro. Per cominciare basta una cartella condivisa per ogni lavoro.
• Annota il materiale del furgone quando lo usi. Non ha ricevuta, quindi un appunto è l'unica traccia. Usa un listino fisso per gli articoli più comuni.
• Chiudi il lavoro con un giro di controllo. Prima di fatturare, chiedi a chi ha fatto il lavoro cos'altro è stato montato. Togli ciò che è tornato al rivenditore.

Si può applicare un ricarico sui materiali?

Puoi applicare un ricarico sui materiali se il cliente è d'accordo, e il posto giusto per concordarlo è il preventivo. Una clausola come questa fissa anche il tetto:

La manodopera è addebitata a €55 l'ora per un installatore e a €30 l'ora per un apprendista, registrata per persona e per giorno. I materiali sono addebitati al costo più 20%, oppure al costo più 10% per ogni articolo sopra i €500, e le ricevute sono disponibili su richiesta. Non supereremo €3.500 più IVA senza il tuo accordo scritto.

Due cose fanno inciampare. Un ricarico del 20% non è un margine del 20%: un articolo da €100 venduto a €120 lascia €20 su €120, cioè il 16,7%. E se hai detto al cliente «al costo», uno sconto commerciale che tieni per te è difficile da difendere, quindi «costo» deve voler dire quello che hai pagato davvero.

Come si applica l'IVA ai materiali in un lavoro a tempo e materiali?

L'IVA di solito si applica ai materiali di un lavoro a tempo e materiali per intero al prezzo di vendita, perché fanno parte di ciò che fornisci. La direttiva IVA dell'UE include nella base imponibile le spese accessorie addebitate al cliente (articolo 78). Esclude gli importi rimborsati per spese sostenute in nome e per conto del cliente (articolo 79), che sono un vero anticipo per conto terzi e raramente è ciò che accade quando compri una valvola a tuo nome.

L'aliquota dipende dal tuo paese e dal tuo lavoro, e alcuni servizi di costruzione hanno aliquote ridotte o l'inversione contabile, quindi verifica le regole locali. Le guide su IVA sulle spese rimborsabili e sugli anticipi e su come fatturare le spese rimborsabili spiegano la distinzione.

Cosa deve fare un'app per tempo e materiali?

Un'app per tempo e materiali deve catturare manodopera e materiali sul lavoro e trasformarli in righe di fattura senza ribattere nulla. Un foglio di calcolo e una cartella di foto possono bastare per uno o due furgoni. Cerca un'app quando le ore arrivano in ritardo o le ricevute si perdono, e durante la prova metti alla prova questi punti su un lavoro vero:

Fatturare un lavoro a tempo e materiali in ERPFlow

ERPFlow non è un'app per tracciare tempo e materiali. Oggi non ha un timer né fogli ore. Il tracciamento del tempo, compresa la trasformazione del tempo registrato in fatture, arriverà prossimamente. Non ha nemmeno schede lavoro né acquisizione sul posto, e le spese non si collegano a clienti o lavori, quindi non c'è un costo o un margine per lavoro. Tieni la scheda lavoro altrove.

ERPFlow entra in gioco alla fattura, il che va bene per le aziende di servizi per la casa e di servizi sul campo che hanno già i loro totali:

• Manodopera: un servizio con l'unità impostata su ore e un prezzo. Nella fattura selezionalo e scrivi le ore come quantità.
• Materiali: un prodotto ha un prezzo e una giacenza, e può stare nella stessa fattura della manodopera. Ogni riga è quantità per prezzo, con uno sconto % facoltativo e una propria aliquota fiscale. Creare una fattura con una riga di prodotto scala quella quantità dalla giacenza.
• I tuoi costi: le spese registrano quanto hai pagato con una categoria, un fornitore e l'IVA, e puoi allegare la ricevuta. Ti danno totali per periodo e per fornitore, mai per lavoro.