CRM, ERP e MRP: cosa fa ciascuno e quale ti serve

Un CRM gestisce clienti e vendite fino al momento dell'ordine. Un ERP gestisce l'azienda da lì in poi: ordini, fatture, magazzino, acquisti, finanza e personale. Un sistema MRP pianifica la produzione: quali materiali comprare o fabbricare, in che quantità e per quando. La maggior parte delle piccole aziende di servizi ha bisogno di un CRM e delle funzioni di base di un ERP. Solo chi produce ha bisogno dell'MRP.

Le tre sigle sembrano prodotti in concorrenza. Rispondono per lo più a domande diverse, ed è per questo che la domanda utile è con quale dei tre la tua azienda ha un problema.

Che differenza c'è tra CRM, ERP e MRP?

La differenza sta nella domanda a cui risponde ciascuno, e quindi in chi lo apre ogni mattina.

Cosa fa un CRM?

Un CRM tiene in un unico posto ogni lead e ogni cliente, insieme a quello che è stato detto e a cosa succede dopo. Quando qualcuno compila il tuo modulo di richiesta, il CRM lo registra, mostra a chi spetta il seguito e segue la trattativa fase per fase finché non è vinta o persa.

Il suo valore è la memoria. Un venditore che parte per le ferie non dovrebbe portarsi via lo stato di dieci conversazioni. Un CRM di solito si ferma alla vendita. Sa che una trattativa da €8.000 è stata vinta e, tradizionalmente, non sa se la fattura è stata pagata né se hai il magazzino per consegnare.

Cosa fa un ERP?

Un ERP tiene in un unico sistema condiviso i dati operativi e finanziari dell'azienda. L'ordine che inserisce chi vende è lo stesso record da cui il magazzino prepara la merce e l'amministrazione emette la fattura, quindi nessuno lo riscrive e i reparti non possono contraddirsi sui numeri.

Un ERP completo di solito copre ordini di vendita, fatturazione, acquisti, magazzino, spese, contabilità generale e risorse umane. Quell'ampiezza è il motivo per cui le grandi suite richiedono mesi per essere avviate. Sotto di loro c'è un gruppo crescente di gestionali più leggeri che coprono gli stessi compiti quotidiani per team più piccoli senza il progetto di implementazione.

Cosa fa un sistema MRP?

Un sistema MRP calcola di quali materiali ha bisogno una fabbrica e quando ordinarli. Prende tre dati in ingresso (il programma di produzione, la distinta base e il magazzino attuale, con i tempi di approvvigionamento dei fornitori) e produce un elenco di cosa comprare o fabbricare e per quale data.

Ecco un esempio inventato. Una falegnameria deve consegnare 100 tavoli nella settimana 10, e ogni tavolo richiede un piano, quattro gambe e 16 viti.

È un calcolo che potresti fare su carta per un solo prodotto. L'MRP si ripaga quando hai centinaia di prodotti che condividono parti, sottoassiemi dentro assiemi e un programma che cambia ogni settimana. Un foglio di calcolo smette di bastare più o meno a quel punto.

I nomi hanno anche una storia in comune. L'MRP è arrivato per primo, negli anni Sessanta e Settanta. L'MRP II (manufacturing resource planning) ha aggiunto più tardi la pianificazione della capacità e del reparto produttivo. Il termine ERP è comparso intorno al 1990 per sistemi che erano cresciuti oltre la fabbrica fino a coprire la finanza e il resto dell'azienda. Quindi, quando un fornitore oggi dice «MRP», verifica se intende la sola pianificazione dei materiali o un intero sistema di produzione.

Come lavorano insieme CRM, ERP e MRP?

CRM, ERP e MRP lavorano come una staffetta, in cui ciascuno passa un record al successivo. Per un'azienda che produce, un ordine segue questo percorso:

1. CRM: arriva un lead, riceve un preventivo e lo accetta.
2. ERP: il preventivo accettato diventa un ordine di vendita. Ecco come un preventivo diventa una fattura senza riscrivere nulla.
3. MRP: l'ordine si aggiunge alla domanda e il piano dice cosa comprare e fabbricare.
4. ERP: gli acquisti arrivano, i prodotti finiti entrano a magazzino e l'ordine parte.
5. ERP: la fattura viene emessa e il pagamento registrato.
6. CRM: l'account manager vede la storia del cliente e avvia la conversazione successiva.

Senza produzione, il passaggio 3 sparisce, e questo è l'intero quadro per un'agenzia, un salone o una società di consulenza. I passaggi di consegna sono il punto in cui sistemi separati costano denaro, perché ciascuno è una riscrittura, un'integrazione da mantenere o un foglio di calcolo che qualcuno esporta ogni venerdì.

Quale sistema serve alla tua azienda?

Alla tua azienda serve il sistema che colma il vuoto più costoso oggi, e questo dipende soprattutto da cosa vendi.

Alcuni segnali indicano un vuoto preciso:

• Ti serve un CRM se le richieste restano senza risposta, se i seguiti vivono nella testa di qualcuno o se non sai dire cosa c'è nella pipeline.
• Ti servono le funzioni di base dell'ERP se gli stessi dati vengono digitati in preventivi, fatture e fogli di calcolo, o se oggi nessuno sa dire quanto ti devono.
• Ti serve l'MRP se finisci una parte mentre ne compri troppe di un'altra, o se un cambio di programma significa un pomeriggio passato a ricostruire un foglio di pianificazione.

Hai bisogno di tre sistemi separati?

Di solito no. La maggior parte delle piccole aziende è servita meglio da un'unica applicazione che copra il CRM e le funzioni di base dell'ERP, perché il cliente in fattura è allora lo stesso record del cliente nella pipeline. Strumenti separati, ciascuno il migliore nel suo campo, hanno senso quando una funzione è abbastanza grande da giustificare un proprio sistema specializzato e qualcuno che curi le integrazioni.

Il compromesso è la profondità. Un'app tutto in uno non eguaglierà l'automazione delle vendite di un CRM dedicato né il motore di pianificazione di una suite per la produzione. Quindi verifica che faccia i lavori che fai ogni giorno e sii onesto su quali funzioni avanzate useresti davvero.

Dove si colloca ERPFlow

ERPFlow copre il CRM e le funzioni di base di un ERP per le piccole aziende, su un unico insieme di dati. Lead e clienti coprono la parte CRM. Preventivi, ordini, fatturazione, prodotti e magazzino, spese e personale coprono la parte operativa, e per fatturare a un cliente lavori dalla stessa scheda cliente in cui il lead si è trasformato.

L'MRP arriverà prossimamente. Oggi ERPFlow non ha distinte base, ordini di produzione, cicli di lavorazione né pianificazione dei materiali. Un piccolo produttore può tenere materiali e prodotti finiti come prodotti separati e registrare il movimento di magazzino tra l'uno e l'altro, ma un'azienda che oggi pianifica una produzione a più livelli ha bisogno di un sistema che abbia già l'MRP.

Non è nemmeno una contabilità generale completa. ERPFlow non ha la partita doppia, quindi il tuo commercialista tiene la contabilità a partire da ciò che esporti.