Come impostare un sistema di numerazione dei progetti

Per impostare un sistema di numerazione dei progetti, scegli un formato con un anno e una sequenza progressiva, come 2026-042, tieni un registro di una riga per ogni numero assegnato e non riusare né cambiare mai un numero. Metti il numero all'inizio di ogni bacheca, cartella, file e oggetto di e-mail che appartiene al progetto.

Cosa rende buono un numero di progetto?

Un buon numero di progetto identifica un lavoro per sempre ed è abbastanza breve da dirlo al telefono. Queste due richieste escludono la maggior parte degli schemi ingegnosi.

Quale formato di numerazione dei progetti conviene usare?

La maggior parte delle piccole aziende dovrebbe usare l'anno e una sequenza di tre cifre. Scegli qualcosa di più complicato solo quando sai dire quale problema risolve.

Prevedi la crescita quando scegli la larghezza. Tre cifre ti danno 999 progetti l'anno, e quattro sembrano ridicole per un'azienda che ne apre 30.

Quando un progetto deve ricevere il suo numero?

Un progetto deve ricevere il suo numero quando il lavoro è acquisito, non quando lo preventivi per la prima volta. Se numeri ogni richiesta, la sequenza si riempie di lavori che non hai mai fatto e 2026-042 smette di dirti molto.

Se ti serve richiamare anche le proposte, dai loro una serie separata, come P-2026-118, e annota il numero del progetto accanto quando la proposta si converte. Così entrambi i numeri restano veritieri: uno conta le proposte, l'altro i lavori.

Come si gestiscono fasi, varianti e sottoprogetti?

Fasi e varianti si gestiscono con un suffisso sul numero originale, così il numero di base non cambia mai e tutto il lavoro collegato si ordina insieme.

Il criterio per un nuovo numero è se vorresti vedere costi e fatture separati dal primo lavoro. Se no, è un suffisso o semplicemente un'altra scheda nella stessa bacheca.

Che aspetto ha un registro dei progetti?

Un registro dei progetti è un unico elenco con una riga per ogni numero assegnato, ed è l'unica parte del sistema che impedisce a due persone di prendere lo stesso numero. Ecco un esempio inventato.

Affida a una sola persona il compito di assegnare i numeri, oppure tieni il foglio condiviso e prendi la prima riga libera. Un lavoro annullato resta nell'elenco, come 2026-043 qui.

Se stai passando da uno schema più vecchio, non rinumerare i lavori passati. Avvia la nuova serie oggi e, dove un lavoro nuovo prosegue uno vecchio, annota il vecchio riferimento, come nell'ultima riga. I file vecchi restano ricercabili con i loro numeri.

I numeri di progetto e quelli di fattura devono essere collegati?

I numeri di progetto e quelli di fattura devono restare separati, con il numero di progetto indicato in fattura come riferimento. Il numero di fattura ha una funzione giuridica: secondo l'articolo 226 della direttiva IVA deve essere progressivo, basato su una o più serie, e deve identificare la fattura in modo univoco. Un numero di progetto non ha nessuno di questi obblighi.

La direttiva ammette più di una serie, ma una serie di fatture separata per progetto ti lascia con centinaia di serie da spiegare, e ognuna con un buco invita a una domanda. Tieni una sola sequenza di fatture e leggi la guida alla numerazione delle fatture per sapere come impostarla.

Poi metti il riferimento del progetto in fattura, nella descrizione della riga o nelle note:

Ampliamento sul retro, fase 2 di 4, vostro riferimento di progetto 2026-042.

Dove deve comparire il numero di progetto?

Il numero di progetto deve comparire per primo ovunque qualcuno potrebbe cercare il lavoro in seguito. Ecco i posti più comuni.

• Cartelle: 2026-042 Ampliamento sul retro. Con il numero davanti le cartelle si ordinano per data di apertura.
• Nomi dei file: 2026-042 Calcoli strutturali rev B.pdf. Evita / e \, che sono separatori di percorso.
• Oggetto delle e-mail: [2026-042] Disegni revisione B, così una ricerca trova l'intera conversazione.
• Preventivi e fatture: come riferimento sul documento.
• Registrazioni del tempo e ordini ai fornitori: così i costi si possono ricondurre al lavoro. Vedi come tracciare le ore fatturabili per progetto.

Due trappole dei fogli di calcolo possono rompere un buon formato. Forme brevi come 26-04 o 2026-04 possono trasformarsi in date quando le digiti o le apri in Excel, cosa che una sequenza di tre cifre evita. I numeri semplici con zeri iniziali, come 00042, perdono gli zeri allo stesso modo, quindi tieni una lettera o un trattino nel numero. Prova il tuo formato scrivendolo in un foglio vuoto e aprendone un CSV prima di adottarlo.

Numerare i progetti in ERPFlow

I progetti di ERPFlow sono bacheche con un nome e non hanno un numero di progetto automatico né un contatore del numero successivo. Scrivi il numero all'inizio del nome della bacheca, come in 2026-042 Ampliamento sul retro, e tieni il registro altrove. La guida a come funzionano i progetti tratta bacheche e schede.

• Trovare un lavoro: la ricerca nell'elenco delle bacheche trova il nome della bacheca e il nome o la ragione sociale del cliente collegato, e la colonna Nome si può ordinare. Numeri a larghezza fissa mettono le bacheche in ordine.
• Documenti: fatture, preventivi e ordini si numerano da soli, ciascuno nella propria sequenza, come INV-2026-0042. Il prefisso si imposta in Impostazioni > Dati aziendali. Non si possono impostare per progetto, ed è quello che vuoi.
• Collegare un progetto: un preventivo, un ordine o una fattura possono collegarsi a una bacheca sotto Documenti collegati. Il collegamento è interno e non viene stampato.
• Mostrare il numero al cliente: scrivilo nella descrizione della riga di fattura o nelle Note, che vengono entrambe stampate. Anche il campo Numero d'ordine viene stampato, ma nel file Peppol della fattura esce come riferimento dell'ordine d'acquisto, quindi riservalo all'ordine del cliente, se ne ha uno.
• Rinominare le bacheche: l'importazione CSV delle schede dei progetti richiama una bacheca per nome, e la bacheca deve già esistere. Numerare le bacheche prima di importare ti evita di rifare il file.

I progetti di ERPFlow non hanno budget né costi per progetto, quindi il numero ti aiuta a trovare un lavoro, ma non produrrà un report dei costi della commessa.