Ultimo aggiornamento: 6 novembre 2026
Norme e cifre tratte da altre fonti, verificate il 6 novembre 2026. Cambiano nel tempo, quindi controlla la fonte prima di fare affidamento su di esse.
Informazioni generali, non consulenza fiscale o legale. Le regole dipendono dal tuo paese e dalla tua situazione: per tutto ciò che ha conseguenze fiscali o legali chiedi al tuo commercialista.
Una sequenza di solleciti per una fattura scaduta è una serie pianificata di messaggi sempre più fermi: un promemoria amichevole il giorno dopo la scadenza, la richiesta di una data di pagamento al giorno 7, una telefonata al giorno 14, un'escalation al giorno 21 e un ultimo avviso al giorno 30.
Il senso di una sequenza è che decidi una volta sola, in anticipo. L'e-mail del giorno 7 è molto più facile da mandare quando lo dice il calendario che quando ti chiedi se sembri insistente.
Nei modelli ci rivolgiamo al cliente con il «Lei», come si usa nella corrispondenza commerciale in italiano. Se con il tuo cliente ti dai del tu, passa al tu.
Qual è un buon calendario per i solleciti di fatture scadute?
Un buon calendario per i solleciti inizia il giorno dopo la scadenza e arriva a una decisione entro il giorno 30 circa. Questi giorni sono un punto di partenza ragionevole e non un obbligo di legge, quindi accorciali per le fatture piccole e per i nuovi clienti.
| Quando | Come | Tono | Cosa vuoi |
|---|---|---|---|
| 3 giorni prima della scadenza (facoltativo) | Collaborativo | Scoprire un problema burocratico finché c'è tempo | |
| 1 giorno dopo | Presume una dimenticanza | Il pagamento, o un motivo | |
| 7 giorni dopo | Diretto | Una data di pagamento | |
| 14 giorni dopo | Telefonata, poi e-mail di conferma | Fermo | Il vero motivo e un impegno |
| 21 giorni dopo | E-mail a una persona di grado superiore | Serio | L'attenzione di chi può decidere |
| 30 giorni dopo | Ultimo avviso scritto | Formale | Il pagamento, o la tua decisione sul passo successivo |
Interrompi la sequenza appena arriva il denaro o il cliente solleva una contestazione fondata. Niente irrita un buon cliente quanto un terzo sollecito per una fattura pagata martedì, quindi controlla la banca prima di ogni invio.
Promemoria prima della scadenza
Vale la pena inviare un promemoria prima della scadenza per le fatture grandi e per le prime fatture a un nuovo cliente, perché scopre se la fattura è nel sistema di qualcuno finché puoi ancora rimediare.
Oggetto: La fattura [numero] scade il [data di scadenza]
Buongiorno [nome],
una breve nota per ricordarle che la fattura [numero] di [importo] scade il [data di scadenza]. Ne allego una copia per risparmiarle di cercarla. Se è presso qualcun altro per l'approvazione, mi dica chi e gliela invio direttamente.
Grazie, [il tuo nome]
Primo sollecito: 1 giorno di ritardo
Il primo sollecito deve presumere una sincera dimenticanza e rendere facile pagare. Allega la fattura, perché il cliente potrebbe averla persa.
Oggetto: La fattura [numero] era in scadenza il [data di scadenza]: [importo]
Buongiorno [nome],
la fattura [numero] di [importo] era in scadenza il [data di scadenza] e non vedo ancora un pagamento. Ne allego una copia. Se è già in corso, grazie, e ignori pure questo messaggio. Se qualcosa la sta bloccando, risponda e la aiuto a risolvere.
Grazie, [il tuo nome]
Secondo sollecito: 7 giorni di ritardo
Il secondo sollecito deve chiedere una data, perché una domanda con una risposta precisa è più difficile da ignorare di una richiesta generica di pagare.
Oggetto: Fattura [numero], scaduta da 7 giorni, data di pagamento da confermare
Buongiorno [nome],
la fattura [numero] di [importo] era in scadenza il [data di scadenza] ed è ora scaduta da 7 giorni. Potrebbe dirmi in che data verrà pagata? Se è in attesa di un'approvazione, di un ordine d'acquisto o di qualsiasi altra cosa da parte mia, mi dica cosa manca e lo avrà oggi stesso.
Grazie, [il tuo nome]
Terzo passo: telefonata al giorno 14, poi conferma scritta
Il terzo passo dovrebbe essere una telefonata, perché un'e-mail si può ignorare e una domanda posta di persona di solito ottiene una risposta. Chiedi di chi approva o gestisce i pagamenti e limitati a tre domande:
- La fattura [numero] di [importo] è programmata per il pagamento?
- In caso contrario, cosa deve succedere perché venga pagata?
- Quale data posso annotare?
Poi scrivilo lo stesso giorno. Una traccia scritta di ciò che è stato promesso è ciò che dà forza al passo successivo.
Oggetto: Dopo la nostra telefonata: fattura [numero], pagamento entro il [data concordata]
Buongiorno [nome],
grazie per il tempo che mi ha dedicato oggi. Come concordato, [importo] per la fattura [numero] verranno pagati entro il [data concordata]. Se la data cambia, mi avvisi prima che passi.
Grazie, [il tuo nome]
Quarto sollecito: 21 giorni di ritardo, a una persona di grado superiore
Il quarto sollecito dovrebbe andare a qualcuno con autorità sul pagamento e riassumere la cronologia, così non deve chiederla.
Oggetto: Fattura [numero], scaduta da 21 giorni: [importo]
Buongiorno [nome del dirigente],
le scrivo perché la fattura [numero] di [importo], in scadenza il [data di scadenza], è ora scaduta da 21 giorni. Abbiamo sollecitato [referente] il [date] e ci siamo sentiti il [data], quando il pagamento era stato promesso entro il [data concordata]. Non è arrivato.
La prego di disporre il pagamento entro il [data]. Abbiamo diritto di addebitare su questa fattura interessi di mora e un risarcimento, e preferirei di gran lunga chiudere la questione senza ricorrervi.
Cordiali saluti, [il tuo nome]
Usa il secondo paragrafo solo per clienti aziendali. I consumatori privati non rientrano nelle norme sui ritardi di pagamento, come spiega come addebitare una penale per ritardato pagamento.
Ultimo avviso: 30 giorni di ritardo
Un ultimo avviso deve indicare l'importo, una scadenza e l'unica cosa che farai se la scadenza passa. Scrivi solo il passo che farai davvero, perché una minaccia che non porta a nulla insegna al cliente ad aspettare che ti stanchi.
Oggetto: Ultimo avviso: fattura [numero], [importo], da pagare entro il [data]
Gentile [nome],
la fattura [numero] di [importo], in scadenza il [data di scadenza], è scaduta da 30 giorni nonostante i nostri solleciti del [date].
Se non riceveremo il pagamento per intero entro il [data], [affideremo il credito a un'agenzia di recupero / avvieremo un'azione giudiziaria] senza ulteriore preavviso, e richiederemo interessi e spese di recupero in aggiunta all'importo indicato.
Se contesta una parte di questa fattura, me lo comunichi per iscritto prima di quella data indicando il motivo. In allegato una copia della fattura.
Cordiali saluti, [il tuo nome]
Quattordici giorni sono una scadenza comune. In Inghilterra e Galles, il Practice Direction on Pre-Action Conduct si aspetta una lettera che indichi il fondamento della pretesa, i fatti e come è calcolato l'importo, e considera 14 giorni un tempo ragionevole per rispondere in un caso semplice.
E se il cliente paga o contesta solo una parte?
Se il cliente paga una parte della fattura o ne contesta una parte, il tuo sollecito deve chiedere soltanto ciò che è ancora dovuto e non è in discussione. Rimandare l'importo intero è il modo più comune per trasformare un ritardo in una lite.
Ecco un esempio inventato. Una fattura totalizza €2.304,00: tre righe da €390, €1.250 e €280 di imponibile, più IVA al 20%. Il cliente contesta la riga da €1.250.
| Imponibile | IVA 20% | Totale | |
|---|---|---|---|
| Riga contestata | €1.250,00 | €250,00 | €1.500,00 |
| Righe non contestate | €670,00 | €134,00 | €804,00 |
| Fattura | €1.920,00 | €384,00 | €2.304,00 |
Quindi chiedi €804,00 adesso.
Oggetto: Fattura [numero]: la sua richiesta su [voce] e l'importo non contestato
Buongiorno [nome],
grazie per aver sollevato la questione su [voce]. Le risponderò entro il [data]. Il resto della fattura non è in discussione, quindi la prego di pagare [importo non contestato] entro il [data] mentre chiariamo i restanti [importo contestato].
Grazie, [il tuo nome]
Se hanno pagato in parte senza sollevare contestazioni:
Oggetto: Fattura [numero]: restano da pagare [saldo]
Buongiorno [nome],
grazie per i [importo pagato] ricevuti il [data]. Restano [saldo] sulla fattura [numero], che era in scadenza il [data di scadenza]. Quando posso aspettarmi il resto?
Grazie, [il tuo nome]
Cosa non deve mai dire un sollecito di pagamento?
Un sollecito di pagamento non deve mai dire nulla che non puoi dimostrare, perché potrebbe finire davanti a un giudice o a un'agenzia di recupero.
- Una minaccia che non attuerai. Una volta ignorata, ogni messaggio successivo vale meno.
- Un addebito che non ti spetta. Gli interessi legali valgono per i clienti aziendali, e un contratto con un consumatore ha bisogno di una clausola valida propria.
- Il totale intero quando una parte è stata pagata.
- Niente per un pubblico. Dire ad altre persone che un cliente ti deve denaro può creare un problema legale più grande del debito, quindi tienilo tra te e lui.
Cosa succede dopo l'ultimo avviso?
Dopo l'ultimo avviso decidi se il credito vale la pena di essere inseguito, e dovresti prendere quella decisione alla scadenza e non lasciare che si trascini. Le opzioni abituali:
- Sospendere ulteriori lavori, se il contratto lo consente.
- Rivolgerti a un'agenzia di recupero crediti. Di solito trattengono una quota di ciò che recuperano, quindi confrontala con il credito.
- Avviare un'azione giudiziaria. In Inghilterra e Galles puoi fare causa online. Per una pretesa transfrontaliera nell'UE fino a €5.000, si applica la procedura europea per le controversie di modesta entità in tutti i paesi UE tranne la Danimarca.
- Stralciarlo, e chiedere al commercialista del recupero dell'IVA sul credito inesigibile. Vedi svalutazione o perdita su crediti.
Se succede di continuo, guarda i tuoi termini prima dei tuoi solleciti. Chiari termini di pagamento e acconti dai nuovi clienti ti serviranno più di un'e-mail scritta meglio.
Inviare solleciti di pagamento in ERPFlow
I solleciti di ERPFlow sono manuali, un clic per fattura. Su una fattura scaduta, Invia sollecito di pagamento apre una finestra con l'indirizzo del cliente già compilato e manda per e-mail un sollecito con il PDF allegato, che dice da quanti giorni è scaduta e chiede il totale oppure, su una fattura pagata in parte, l'importo ancora dovuto. La pagina della fattura mostra poi quando è partito l'ultimo sollecito. Nulla parte a scadenze prestabilite, quindi la sequenza qui sopra tocca a te.
Il testo di quell'e-mail è fisso, nella lingua della fattura. Dice che dalle tue registrazioni risulta un pagamento scaduto e chiede al cliente di ignorarlo se ha già pagato, il che si adatta al primo sollecito. Non può chiedere una data, fare escalation né citare interessi. Per questo usa Scarica PDF e invia i modelli qui sopra dalla tua casella, poi aggiungi un commento sulla fattura per registrare cosa hai inviato. I commenti restano interni e non vengono mai stampati sul PDF.
L'azione compare solo quando una fattura è scaduta, quindi anche un promemoria prima della scadenza parte dalla tua casella.
Per vedere cosa va sollecitato, usa i filtri Scaduta e Pagata in parte dell'elenco fatture, i valori Da incassare e Scaduto della dashboard oppure la scheda Analisi di un cliente. ERPFlow scrive al tuo team una sola volta, la notte dopo il passaggio della scadenza, salvo che le notifiche siano disattivate. Non ha un rapporto sullo scadenzario crediti e non calcola le penali per ritardato pagamento.