Come fatturare un acconto e il saldo

Per fatturare un acconto e il saldo, emetti due fatture con numeri distinti: una per la quota concordata quando l'acconto scade e una per la differenza a lavoro finito. Ciascuna mostra l'IVA sul proprio importo e insieme devono dare il totale preventivato.

Come si fattura un acconto?

Una fattura di acconto è una fattura ordinaria per una parte del prezzo concordato. Richiede gli stessi dati di qualsiasi altra, il numero successivo della tua sequenza abituale e una riga che dice a quale lavoro appartiene:

Acconto: 30% del preventivo QUO-2026-0042, accettato il 4 maggio 2026. Valore totale del lavoro €7.200,00 IVA inclusa.

Concorda la percentuale prima di fatturarla. «30% all'accettazione» scritto sul preventivo fa sì che la fattura di acconto non sorprenda nessuno, e la guida a trasformare un preventivo in fattura tratta quel passaggio.

Come si fattura il saldo?

Una fattura di saldo fattura ciò che resta, in uno di due schemi comuni. Solo il saldo mostra la quota rimanente come riga e cita l'acconto in una nota. Lavoro intero meno l'acconto elenca tutto il lavoro, poi detrae quanto già fatturato. I clienti spesso preferiscono il secondo perché mostra l'intero lavoro su una pagina. Il primo è più difficile da fraintendere, perché l'unico totale sulla pagina è l'importo da pagare.

Un esempio svolto che torna

Ecco un esempio inventato. Una falegnameria fa un preventivo di €6.000 più IVA, al 20% per semplificare i calcoli, con il 30% da pagare all'accettazione e il saldo a lavoro finito.

Nello schema con il lavoro intero, la fattura di saldo si legge così:

L'IVA che questa fattura aggiunge alla tua dichiarazione è €840, non €1.200. Se dichiari €1.200, hai versato due volte i €360 dell'acconto.

Si addebita l'IVA su un acconto?

Sì, l'IVA è di solito dovuta su un acconto che concorre al prezzo. Nell'UE, l'articolo 65 della direttiva IVA dice che quando un pagamento in acconto avviene prima della prestazione, l'IVA diventa esigibile al momento dell'incasso e sull'importo ricevuto. L'articolo 220 richiede una fattura per un pagamento in acconto da un cliente aziendale.

I paesi possono anticipare quel momento (articolo 66), quindi verifica il tuo. Nel Regno Unito, la Notice 700 dell'HMRC dice che la maggior parte degli acconti sono pagamenti anticipati e che il tax point è la data in cui emetti una fattura IVA o ricevi il denaro, se anteriore (paragrafi 14.2.2 e 14.2.3).

«Sull'importo ricevuto» significa che un acconto che hai preventivato come cifra tonda contiene già la sua IVA. Il calcolo è importo × aliquota ÷ (100 + aliquota), quindi un acconto di €1.000 al 20% contiene €166,67 di IVA e €833,33 di imponibile. Aggiungere un altro 20% sopra i €1.000 è l'errore più comune.

Non tutto il denaro incassato in anticipo è trattato allo stesso modo:

Se l'aliquota IVA cambia tra l'acconto e il completamento, il criterio UE di default è l'aliquota in vigore quando l'IVA è diventata esigibile (articolo 93), il che può lasciare due aliquote su uno stesso lavoro. Le norme transitorie nazionali possono prevalere, quindi chiedi al commercialista quando una variazione di aliquota cade a metà lavoro. Se il denaro arriva prima che tu emetta la fattura, la fattura deve riportare anche la data del pagamento (articolo 226).

Quanto acconto conviene chiedere?

Un acconto dovrebbe almeno coprire ciò che perderesti se il cliente se ne andasse dopo l'inizio: materiali da acquistare, subappaltatori da prenotare, altri lavori che rifiuti. Nell'esempio qui sopra, €1.800 di imponibile hanno senso se la falegnameria deve comprare €1.500 di legname prima che qualcuno arrivi in cantiere. Parti dai tuoi costi, poi arrotonda a una percentuale facile da scrivere nel preventivo.

Si può chiedere un acconto senza emettere una fattura?

Sì, in molti paesi puoi chiedere un acconto con una richiesta di pagamento o una proforma, che non è un documento fiscale. L'HMRC dice che una proforma deve essere chiaramente contrassegnata «this is not a VAT invoice» e che non si può usare per detrarre l'IVA (Notice 700, paragrafo 17.3). La vera fattura segue quando il denaro arriva.

Conta dove emettere una fattura creerebbe di per sé un debito IVA. Una fattura inviata a marzo e pagata a maggio potrebbe altrimenti farti versare l'IVA su un acconto che non hai ricevuto.

Gli errori che fanno sbagliare le fatture di acconto

• IVA aggiunta a un acconto che la include già. Stabilisci quale cifra il cliente ha concordato prima di aggiungere qualcosa.
• L'intero importo IVA sulla fattura di saldo. La tua dichiarazione conta allora due volte l'IVA dell'acconto.
• Una fattura di saldo che mostra come dovuto il totale del lavoro. Alcuni clienti pagheranno esattamente ciò che dice la riga in grassetto.
• Nessun rimando. La fattura di saldo dovrebbe nominare la fattura di acconto, così nessuno dei due deve ricostruirlo un anno dopo.
• Chiamare un acconto «non rimborsabile» senza un accordo alle spalle. La parola da sola può non reggere, soprattutto con i clienti privati.

Per più tappe anziché due, vedi la fatturazione a stato avanzamento. Se un cliente paga semplicemente una parte di una fattura, è un pagamento parziale e non serve una seconda fattura.

Fatturare acconto e saldo in ERPFlow

ERPFlow non ha un tipo di fattura di acconto. Un acconto è una fattura ordinaria con una riga modificata.

Apri il preventivo e scegli Converti in fattura una volta per ogni tappa. Ogni conversione crea una nuova bozza dell'intero preventivo, collegata ad esso in entrambe le direzioni, quindi modifica quella bozza riducendola alla quota della tappa prima di emetterla. Sostituire le righe con un'unica riga «Acconto: 30% del preventivo...» di solito si legge meglio. La scadenza viene dal termine di pagamento del preventivo, ed emettere dà alla fattura il suo numero e la rende definitiva.

Lo schema con il lavoro intero qui sopra non è possibile in ERPFlow, perché una riga non può essere negativa: la quantità deve essere superiore a zero e il prezzo non può essere inferiore a zero. Usa lo schema con solo il saldo e cita l'acconto nelle Note, che vengono stampate nel PDF:

Acconto di €2.160,00 pagato il 12 maggio 2026 con la fattura INV-2026-0041.

Registra ogni pagamento sulla sua fattura. Le aliquote fiscali si applicano per riga, e le segnalazioni fiscali leggono dalle fatture stesse. ERPFlow non decide quando l'IVA diventa esigibile nel tuo paese e non presenta la tua dichiarazione, quindi dì al commercialista se un acconto è stato fatturato in un periodo e pagato in un altro. Non c'è nemmeno un documento proforma, e i clienti non possono pagare un acconto online né accettare un preventivo online: il preventivo lo segni come accettato tu.