Consulente: fatturazione a ore o a retainer

La fatturazione a ore addebita al cliente di un consulente il tempo effettivamente lavorato. Un retainer addebita un compenso mensile fisso per una quantità concordata di tempo, disponibilità o risultati. Scegli le ore quando il lavoro è irregolare o indefinito, e il retainer quando il cliente ha bisogno di te con continuità e puoi dire cosa copre il compenso.

Qual è la differenza tra fatturazione a ore e a retainer?

La fatturazione a ore lega il reddito di un consulente alle ore lavorate, mentre un retainer lo lega al calendario. Cambia con essa anche la domanda del cliente: chi paga a ore chiede a cosa servissero le ore, chi paga un retainer chiede cosa comprenda il compenso.

Un consulente deve fatturare a ore o a retainer?

Un consulente deve fatturare a ore finché il lavoro è difficile da prevedere, e passare a un retainer quando l'esigenza del cliente è abbastanza stabile da poter essere descritta. Sono queste le situazioni che di solito decidono.

Quali sono i tipi di retainer di consulenza?

Un retainer di consulenza di solito prende una di tre forme, e molte discussioni nascono perché ciascuna parte ne aveva immaginata una diversa.

• Retainer a ore. Un numero fisso di ore al mese. È facile da spiegare e da controllare, ed è ciò che più somiglia alla fatturazione a ore con una base garantita.
• Retainer di disponibilità. Un compenso per essere disponibile: telefonate con risposta, consulenza a portata di mano, tempo tenuto libero. Le ore non si contano, quindi fissa il limite in un altro modo, come il tempo di risposta o il numero di riunioni.
• Retainer a risultati. Consegne fisse ogni mese, come una presentazione per il consiglio o una revisione mensile. È in realtà un compenso fisso ricorrente, e va prezzato come tale.

Indica la forma nell'accordo. «Retainer» da solo non dice a nessuno cosa è stato comprato.

Un esempio svolto: gli stessi sei mesi fatturati in entrambi i modi

Ecco un esempio inventato. Un consulente applica €120 l'ora. Con il retainer, il cliente paga €1.650 al mese per un massimo di 15 ore, che fanno €110 l'ora, con le ore extra a €120 pieni e senza riporto.

I totali si spostano di poco, €12.000 e €12.300. Quello che cambia è la base garantita: il mese peggiore del consulente passa da €1.080 a €1.650, e quel denaro arriva prima del lavoro anziché dopo. In cambio il cliente ha 15 ore al mese riservate a una tariffa più bassa, e paga le 10 ore che non ha usato.

Ora togli la clausola sugli extra. Un cliente che usa 25 ore ogni mese con un forfait di €1.650 paga €66 l'ora, e non hai modo di alzarlo se non rinegoziando. Per questo un retainer senza limite è un cattivo affare per il consulente, per quanto sembri stabile.

Calcola prima l'obiettivo. La guida per calcolare la tariffa di vendita oraria ti dà la cifra con cui mettere alla prova un retainer. Devi anche continuare a registrare le ore dopo l'inizio del retainer, altrimenti non saprai mai se rende. Un flusso di tracciamento del tempo per la consulenza spiega come.

Cosa deve dire un accordo di retainer?

Un accordo di retainer deve dire cosa copre il compenso mensile, cosa succede oltre quel limite, cosa succede al tempo non usato e come ciascuna parte può terminarlo. Questa formulazione gestisce tutti e quattro i punti per un retainer a ore:

Il compenso mensile di €1.650 più IVA copre fino a 15 ore di consulenza in ogni mese di calendario. Le ore oltre le 15 sono addebitate a €120 l'ora e fatturate a fine mese. Le ore non usate non si riportano. Ciascuno di noi può terminare questo accordo con 30 giorni di preavviso scritto.

Le cifre qui sopra sono quelle inventate dell'esempio, quindi sostituiscile con le tue. La guida su come fatturare un retainer mensile tratta la fattura vera e propria.

Come si passa un cliente a ore a un retainer?

Passa un cliente a ore a un retainer partendo dal suo storico, perché i numeri sono difficili da contestare.

1. Prendi 6-12 mesi di ore. Nell'esempio la media è di circa 17 ore al mese, con un intervallo da 9 a 25.
2. Fissa le ore incluse vicino a un mese tipico, non al picco. I picchi sono ciò per cui serve la tariffa degli extra.
3. Offri un piccolo sconto per l'impegno. È il reddito prevedibile a pagarlo.
4. Proponi una prova di tre mesi con una revisione, così nessuna delle parti si sente vincolata a un'ipotesi.

Se cambi anche la tariffa, gestiscilo a parte. Una lettera di aumento delle tariffe e un nuovo accordo di fatturazione che arrivano insieme si leggono come un unico grande aumento di prezzo.

Fatturare lavoro a ore e retainer in ERPFlow

ERPFlow fattura entrambi, e il calcolo delle ore lo fai tu. La pagina per le società di consulenza descrive l'adattamento più in generale.

• Retainer: imposta per il cliente una fattura ricorrente mensile. A ogni esecuzione la fattura viene emessa e inviata per e-mail oppure resta in bozza per te. Fattura e non incassa mai, quindi i pagamenti si inseriscono a mano. Una bozza ti permette anche di aggiungere una riga di ore extra prima di emettere.
• Lavoro a ore: crea un servizio con unità hr e la tua tariffa, sceglilo nella riga della fattura e scrivi le ore come quantità.
• Registrare le ore: una scheda in Progetti ha un campo del tempo impiegato, scritto in ore e minuti, con totali per progetto e per cliente.

Oggi ERPFlow non ha un timer né fogli ore. Il tracciamento del tempo, compresa la trasformazione del tempo registrato in fatture, arriverà prossimamente. Le ore scritte su una scheda al momento non diventano righe di fattura, e ERPFlow non le conteggia rispetto alle ore incluse in un retainer, quindi confronta tu il totale con le ore incluse.