Registro ferie e assenze: un modello che ti dice anche la capacità del team

Un registro delle ferie e assenze che ti dice anche la capacità del team ha due parti: l'elenco di ogni assenza e una griglia settimanale che trasforma quelle assenze in ore disponibili. L'elenco risponde a chi è assente. La griglia risponde a quante ore restano al team in quella settimana, cosa che un semplice elenco di ferie non ti dice.

Cosa deve contenere un registro delle ferie e assenze?

Un registro delle ferie e assenze ha bisogno di una riga per richiesta, perché la richiesta è ciò che viene approvato, annullato o contestato. Ecco un esempio inventato di uno studio di cinque persone:

Tieni le richieste in un unico posto. Un calendario e un foglio di calcolo tenuti uno accanto all'altro si contraddicono entro un mese, e poi nessuno si fida più di nessuno dei due. Aiuta una regola che il team possa leggere:

Chiedi le ferie nel registro, non in chat. Le richieste di cinque giorni o più richiedono almeno due settimane di preavviso. [Nome] decide entro due giorni lavorativi. Le tue ferie non sono prenotate finché lo stato non dice Approvata.

Il preavviso indicato qui è un esempio. Fissa il tuo e verificalo con i tuoi contratti di lavoro.

Come si calcola il saldo delle ferie in un foglio di calcolo?

Il saldo delle ferie è il diritto più i giorni riportati dall'anno precedente, meno i giorni goduti, meno i giorni approvati per più avanti. Sottrai anche le ferie future approvate oltre a quelle già godute, altrimenti qualcuno prenoterà due volte gli stessi giorni.

La colonna del diritto è dove entra la legge, e varia.

• UE: l'articolo 7 della direttiva sull'orario di lavoro fissa un minimo di quattro settimane di ferie retribuite l'anno, e la legge nazionale può aggiungerne.
• Regno Unito: la maggior parte dei lavoratori ha 5,6 settimane, cioè 28 giorni su una settimana di cinque giorni e almeno 16,8 giorni su una di tre. Un datore di lavoro può includere i bank holiday in quella cifra.
• Contare i giorni: verifica se la tua legge conta giorni lavorativi o giorni di calendario. L'Employment Contracts Act estone, per esempio, concede 28 giorni di calendario, quindi un fine settimana dentro le ferie consuma giorni, mentre i giorni festivi no.

La tabella qui sopra accredita l'intero anno in anticipo. Se preferisci che le ferie maturino man mano, la cifra maturata è il diritto per i giorni trascorsi, diviso per i giorni dell'anno: 28 × 90 ÷ 365 = 6,9 giorni a fine marzo 2026.

Concorda per iscritto due cose prima della fine dell'anno: cosa succede ai giorni non goduti e come calcoli in proporzione le ferie di chi entra o esce a metà anno. Le regole sul riporto variano da paese a paese, quindi verifica le tue.

Come mostra la capacità un registro delle ferie e assenze?

Un registro delle ferie e assenze mostra la capacità quando converti ogni assenza in ore, per persona e per settimana. Il calcolo è ore contrattuali, meno ore di giorni festivi, meno ore di assenza.

Ecco lo stesso studio inventato nella settimana del 6 aprile 2026, con un giorno festivo il lunedì e giornate di 8 ore. Dev lavora da martedì a giovedì.

Una settimana normale dà a questo team 184 ore. Questa ne dà 104, circa il 57%. Un elenco di ferie dice che due persone sono assenti, il che sembra gestibile. La griglia dice che hai perso più del 40% della settimana, ed è il numero che ti serve prima di promettere una data di consegna a qualcuno.

Guarda la riga di Dev. Il giorno festivo cade in un giorno in cui Dev non lavora, quindi non costa ore, ed è proprio qui che il calcolo a mente sbaglia.

Per costruirla servono due fogli. Il primo è l'elenco delle richieste qui sopra, con una riga per settimana per ogni richiesta che attraversa il confine di una settimana, e una colonna per le ore. Il secondo ha una riga per persona e una colonna per settimana, e ogni cella attinge dall'elenco:

=contract − holiday − SUMIFS(Log!Hours, Log!Person, $A2, Log!Week, B$1)

Lascia fuori dalla somma le richieste in attesa ma segna la cella, così vedi il rischio senza trattarlo come certo. Da qui, il modello di pianificazione della capacità mette quelle ore a confronto con le assegnazioni ai progetti, e la guida alla pianificazione delle risorse per i team di servizi tratta come decidere chi fa cosa.

Quali assenze vanno in un registro delle ferie e assenze?

Ogni assenza va in un registro delle ferie e assenze, ma solo alcune toccano il saldo delle ferie. Un registro che contiene solo le ferie annuali sovrastima la tua capacità.

Per la malattia scrivi «malattia» e nient'altro. I dati sulla salute sono dati di categoria particolare ai sensi dell'articolo 9 del GDPR, e un foglio sulla capacità non ne ha bisogno.

Registrare le assenze in ERPFlow

In ERPFlow, Ferie sostituisce sia l'elenco delle richieste sia il foglio dei saldi. Registri una richiesta per una persona del tuo elenco del personale come ferie annuali, congedo per malattia o congedo non retribuito, e solo le ferie annuali vengono detratte dal saldo. Il modulo mostra quanti giorni costa l'intervallo e il saldo dopo di esso, e ti avvisa se la richiesta porterebbe il saldo in negativo o si sovrapporrebbe a un'altra. Un saldo negativo è consentito. Un intervallo che tocca una richiesta in attesa o approvata della stessa persona viene rifiutato. Poi qualcuno la approva o la rifiuta, con il suo nome registrato accanto alla decisione.

La scheda Saldi mostra per ciascuno i giorni maturati più il riporto, i giorni usati, i giorni futuri approvati e i giorni disponibili, calcolati ogni volta che la apri in base alla politica in Impostazioni > Personale > Ferie:

• Diritto: 28 giorni finché non lo cambi, e una persona può avere un numero diverso nella sua scheda del personale.
• Maturazione: i giorni maturano nel corso dell'anno invece di arrivare il 1° gennaio, quindi la cifra disponibile di qualcuno a marzo è ben sotto il suo diritto annuale.
• Riporto: disattivato finché non lo attivi. I giorni riportati si usano per primi e scadono dopo un anno.
• Conteggio dei giorni: giorni di calendario esclusi i giorni festivi per impostazione predefinita, quindi un fine settimana dentro un intervallo consuma ferie. Puoi passare al conteggio da lunedì a venerdì. Impostalo per primo, perché un cambio di politica rimodella anche i saldi passati.

Il calendario del team disegna ogni assenza come una barra lungo il mese, con i giorni festivi tratteggiati. Aggiungi quei giorni importando l'elenco ufficiale di un paese per un anno scelto e salvandolo nella politica. Di base qualsiasi membro può approvare una richiesta, quindi se l'approvazione deve spettare a certe persone, restringila in ruoli e permessi. Un'assenza approvata toglie inoltre quella persona dagli spazi liberi di una pagina di prenotazione configurabile.

La politica la stabilisci tu: ERPFlow non applica le regole sul diritto alle ferie di ogni paese, quindi verifica le tue impostazioni rispetto alla tua legge. Non ci sono collegamento alle paghe, turni né pianificazione della capacità. ERPFlow non trasforma le assenze in ore disponibili, quindi la griglia della capacità qui sopra resta nel tuo foglio di calcolo, anche se la scheda Calendario nella scheda del personale di una persona mostra le sue ore prenotabili, le prenotazioni, le assenze e i giorni festivi, una persona alla volta.