Come numerare le fatture

Numera le fatture in un'unica sequenza che sale soltanto, non riutilizzare mai un numero e assegnalo nel momento in cui emetti la fattura. Un formato come INV-2026-0042, con un prefisso, l'anno e un contatore, funziona quasi ovunque. Le norme IVA dell'UE e del Regno Unito richiedono un numero progressivo che identifichi ogni fattura in modo univoco.

Cosa dicono davvero le regole sui numeri di fattura?

Le regole sui numeri di fattura chiedono meno di quanto la maggior parte delle persone creda. L'articolo 226, punto 2, della direttiva IVA dell'UE richiede «un numero progressivo, basato su una o più serie, che identifichi in modo univoco la fattura». La guida IVA dell'HMRC usa quasi le stesse parole al paragrafo 16.3.1. Se non sei registrato ai fini IVA, GOV.UK chiede comunque un numero di identificazione univoco.

Nessuno dei due testi fissa un formato o un punto di partenza, né dice qualcosa su lettere o anno. «Una o più serie» significa che in linea di principio sono ammesse sequenze separate.

Se «progressivo» voglia dire anche «senza buchi» dipende da dove ti trovi. Le indicazioni fiscali francesi chiedono un numero basato su una sequenza cronologica e continua e ammettono serie separate solo dove le giustifica il modo in cui operi. In Germania un tribunale tributario ha stabilito nel 2017 che i soli buchi non autorizzavano l'ufficio delle imposte a stimare ricavi aggiuntivi. Costruisci secondo lo standard più severo: nessun buco e, se ne compare uno, una motivazione scritta.

Quale formato di numero di fattura conviene usare?

Il miglior formato per la maggior parte delle piccole aziende è un prefisso, l'anno e un contatore a quattro cifre, perché si ordina correttamente, resta univoco negli anni e distingue le fatture dai tuoi altri documenti.

I numeri con il codice cliente sono l'errore più popolare. Sembrano ordinati e trasformano una sequenza in decine. Se un cliente vuole il proprio riferimento in fattura, mettilo in un campo separato, come il numero d'ordine.

I numeri di fattura devono ripartire ogni anno?

I numeri di fattura possono ripartire ogni anno purché l'anno faccia parte del numero, così INV-2026-0001 e INV-2027-0001 restano distinti. Un contatore semplice non può ripartire, perché una seconda fattura 0001 viola la regola per cui ogni numero identifica una sola fattura.

La numerazione per anno rende anche facile contare le fatture di un anno. Se la tua ultima fattura del 2026 è INV-2026-0214, devi poter produrre 214 documenti per quell'anno, annullati compresi.

Che numero deve avere la tua prima fattura?

La tua prima fattura può avere qualsiasi numero, perché le norme IVA dell'UE e del Regno Unito non fissano un punto di partenza. Partire da 1001 va bene se preferisci non dire al primo cliente che è il primo. Conta che la sequenza prosegua da lì e che una nota nei tuoi registri dica da dove è partita, così nessuno va a cercare le fatture da 1 a 1000.

Cosa succede al numero quando una fattura viene annullata?

Una fattura annullata tiene il suo numero per sempre e la sostitutiva prende il successivo. È la regola che coglie di sorpresa, perché sistemare l'originale sembra più ordinato.

Ecco un esempio inventato di un registro che resta pulito durante una settimana confusa:

Chiunque lo legga può rendere conto di ogni numero, errore compreso. È l'intero scopo della numerazione: mostra che nei tuoi libri non è stato lasciato fuori nulla.

Come si controllano i buchi in una numerazione di fatture?

I buchi in una numerazione si controllano in un foglio di calcolo in circa due minuti. Esporta l'elenco delle fatture e ordinalo per numero, con i numeri nella colonna A. Poi:

1. In B2 estrai il contatore: =VALUE(RIGHT(A2,4)), e copialo verso il basso.
2. In C3 confronta i vicini: =B3-B2, e copialo verso il basso.
3. Filtra la colonna C per tutto ciò che non è 1.

Un 2 è un numero mancante, uno 0 è un duplicato e un grande numero negativo di solito segna un nuovo anno. Fallo anno per anno e prima di consegnare qualcosa al commercialista, così puoi spiegare ogni buco finché ne ricordi il motivo.

Errori di numerazione che fanno perdere tempo dopo

• Numerare quando si crea la bozza. Ogni bozza abbandonata lascia poi un buco. Assegna il numero all'emissione.
• Riutilizzare un numero annullato per la fattura corretta. Il cliente si ritrova con due documenti diversi con un solo numero.
• Rinumerare a fine anno per chiudere i buchi. Distrugge il legame con ciò che il cliente ha in mano e fa una figura peggiore di qualsiasi buco.
• Condividere il contatore di un foglio di calcolo. Due persone che fatturano la stessa mattina produrranno prima o poi lo stesso numero.
• Condividere la numerazione con i preventivi. I preventivi rifiutati lasciano vuoti. Dai a preventivi e fatture sequenze separate.

La numerazione delle fatture in ERPFlow

ERPFlow numera le fatture per te, come INV-AAAA-NNNN. Una bozza non ha numero e lo riceve all'emissione, quindi eliminare una bozza non lascia buchi. L'anno viene dalla data di emissione e il contatore riparte ogni anno, per organizzazione. Una bozza retrodatata all'anno scorso prende il numero successivo della sequenza dell'anno scorso. Una fattura annullata mantiene il suo numero e il suo PDF è stampigliato VOID. La correzione, fatta con Duplica, è una nuova bozza che riceve un nuovo numero.

Puoi cambiare il prefisso in Impostazioni > Dati aziendali. Vale solo per le fatture future e il contatore prosegue. Preventivi e ordini hanno contatori propri, come QUO- e ORD-.

ERPFlow tiene una sola serie di fatture per organizzazione, quindi non ci sono sequenze separate per sede e non c'è un'impostazione per un numero iniziale personalizzato. Le fatture portate con l'importazione CSV mantengono i numeri presenti nel file e l'importazione non sposta il contatore, quindi se importi le fatture di quest'anno da un altro sistema, imposta un prefisso diverso per le nuove per evitare che i numeri si ripetano.