Ultimo aggiornamento: 6 novembre 2026
Informazioni generali, non consulenza fiscale o legale. Le regole dipendono dal tuo paese e dalla tua situazione: per tutto ciò che ha conseguenze fiscali o legali chiedi al tuo commercialista.
Un'e-mail di fattura a cui il cliente può rispondere mette quattro dati nelle prime due righe: il numero della fattura, l'importo, la scadenza e come pagare. Allega la fattura in PDF, dai al file un nome chiaro, mandala a chi approva i pagamenti e scrivi un oggetto che si possa ritrovare cercandolo anche sei settimane dopo.
Chi la legge potrebbe non aver mai sentito parlare di te. Scrivi per lui e non per il referente con cui hai parlato finora.
Cosa deve dire l'oggetto di un'e-mail di fattura?
L'oggetto di un'e-mail di fattura deve contenere la parola «fattura», il numero, il nome della tua azienda e, se c'è spazio, importo e scadenza, perché è ciò che qualcuno cercherà quando arriva il giro dei pagamenti.
| Debole | Meglio | Perché |
|---|---|---|
| Fattura | Fattura INV-2026-0042 di Harbour Signs: €2.304,00 in scadenza il 28 aprile | Si ritrova e risponde alla prima domanda senza aprirla |
| Fattura in allegato | Fattura INV-2026-0042, ordine 5518, Harbour Signs | Le amministrazioni spesso abbinano in base al numero d'ordine |
| Marzo | Compenso di marzo: fattura INV-2026-0061 di Harbour Signs | «Marzo» da solo non emerge in una ricerca |
Nei modelli seguenti ci rivolgiamo al cliente con il «Lei», come si usa nella corrispondenza commerciale in italiano. Se con il tuo cliente ti dai del tu, passa al tu.
Modello di e-mail standard per una fattura
L'e-mail standard va bene per qualsiasi fattura di routine a un cliente che ti conosce già. Sostituisci i dati tra parentesi.
Oggetto: Fattura [numero] di [la tua azienda]: [importo] in scadenza il [data di scadenza]
Buongiorno [nome],
in allegato la fattura [numero] per [cosa comprende]. Il totale è [importo] IVA inclusa, da pagare entro il [data di scadenza].
Il pagamento può essere effettuato con bonifico a [intestatario del conto], IBAN [IBAN], indicando [numero] come causale.
Se qualcosa non corrisponde a quanto si aspettava, risponda a questa e-mail e provvedo subito.
Grazie, [il tuo nome]
La riga che invita a segnalare un problema conta più di quanto sembri. Un problema sollevato oggi ti costa un giorno. Lo stesso problema sollevato alla scadenza ti costa l'intero termine di pagamento, e si ricomincia da capo.
E-mail per la prima fattura a un nuovo cliente
L'e-mail per una prima fattura dovrebbe anche confermare le carte, perché è il momento in cui emergono un indirizzo sbagliato o un'anagrafica fornitore mancante.
Oggetto: Prima fattura di [la tua azienda]: [numero], [importo] in scadenza il [data di scadenza]
Buongiorno [nome],
ecco la nostra prima fattura, [numero], per [cosa comprende]: [importo] IVA inclusa, da pagare entro il [data di scadenza]. I dati per il pagamento sono nel PDF.
Potrebbe confermarmi due cose? Che questo sia l'indirizzo giusto per le fatture e che non serva altro per pagarla, come un numero d'ordine o un modulo fornitore. Se deve andare a un'altra persona, mi dica chi e la inoltro subito.
Grazie, [il tuo nome]
E-mail a una casella amministrativa con un ordine d'acquisto
L'e-mail a una casella amministrativa deve aprirsi con il numero dell'ordine d'acquisto, perché è ciò con cui chi legge farà l'abbinamento, e non conosce il progetto del tuo referente.
Oggetto: Fattura [numero], ordine [numero d'ordine], [la tua azienda], [importo]
Buongiorno,
in allegato la fattura [numero], emessa sull'ordine d'acquisto [numero d'ordine] di [nome del referente].
Importo: [importo] IVA inclusa. Scadenza: [data di scadenza]. I nostri dati e le coordinate bancarie sono riportati in fattura.
Mi faccia sapere se serve altro per registrarla.
Cordiali saluti, [il tuo nome]
Metti in copia il tuo referente, così sa che è arrivata e può approvarla. Se il cliente chiede di ricevere le fatture tramite un portale, usa il portale, perché una copia inviata per e-mail può semplicemente essere ignorata.
E-mail per una fattura di acconto
L'e-mail per una fattura di acconto dovrebbe dire cosa succede una volta pagata, perché un cliente che vede cosa avvia il pagamento ha un motivo per effettuarlo subito. La guida a acconto e saldo spiega come fatturarlo.
Oggetto: Fattura di acconto [numero]: [importo] per confermare [lavoro]
Buongiorno [nome],
grazie per aver accettato il nostro preventivo. In allegato la fattura [numero] per l'acconto del [percentuale]%: [importo] IVA inclusa, da pagare entro il [data di scadenza].
Appena sarà pagata, fisseremo [inizio dei lavori]. Il saldo di [saldo] sarà fatturato a lavoro finito, come indicato nel preventivo.
Grazie, [il tuo nome]
E-mail per una fattura mensile
L'e-mail per una fattura mensile può essere cortissima, perché nulla dovrebbe essere cambiato. Dillo, e segnala con chiarezza se invece qualcosa è cambiato.
Oggetto: Fattura di [mese] [numero] di [la tua azienda]: [importo] in scadenza il [data di scadenza]
Buongiorno [nome],
in allegato la fattura di [mese]: [numero], per [importo] IVA inclusa, da pagare entro il [data di scadenza]. Come il mese scorso, senza variazioni.
Grazie, [il tuo nome]
E-mail quando un cliente dice che la fattura non è mai arrivata
Un'e-mail che reinvia una fattura deve mantenere numero e date originali, perché è una copia e non un nuovo conto. Non azzerare la scadenza a meno che non lo abbiate concordato.
Oggetto: Copia della fattura [numero] di [la tua azienda], in scadenza il [data di scadenza]
Buongiorno [nome],
mi dispiace che non l'abbia ricevuta. Ecco una copia della fattura [numero], emessa il [data di emissione], per [importo], da pagare entro il [data di scadenza].
Potrebbe confermarmi che questa volta le è arrivata e se dovrebbe andare anche a un altro indirizzo?
Grazie, [il tuo nome]
E-mail per una fattura corretta
L'e-mail per una fattura corretta deve dire quale numero è annullato e quale lo sostituisce, altrimenti il cliente può pagarle entrambe o nessuna.
Oggetto: La fattura corretta [nuovo numero] sostituisce la [vecchio numero]
Buongiorno [nome],
abbiamo trovato un errore nella fattura [vecchio numero]: [cosa non andava]. Quella fattura è ora annullata, quindi la consideri non valida.
In allegato la fattura corretta, [nuovo numero], per [importo] IVA inclusa, da pagare entro il [data di scadenza].
Ci scusiamo per il lavoro in più.
Grazie, [il tuo nome]
Le coordinate bancarie vanno nell'e-mail della fattura?
Le coordinate bancarie vanno nel PDF della fattura e possono stare anche nell'e-mail, ma non cambiarle mai solo per e-mail. I truffatori mandano fatture identiche con numeri di conto alterati, quindi un cambio di coordinate bancarie è proprio ciò di cui un'amministrazione attenta diffida. Se il tuo conto cambia, telefona anche ai tuoi referenti e invia questo:
Le nostre coordinate bancarie cambiano il [data]. La chiamerò per confermarle i nuovi dati prima del suo prossimo pagamento. Se riceve da noi una variazione di conto che non le ho confermato per telefono, la consideri sospetta e mi chiami al numero che ha già.
Perché i clienti ignorano le e-mail con le fatture?
I clienti ignorano le e-mail con le fatture soprattutto perché l'e-mail non arriva a chi paga, o non gli dà ciò che serve per agire.
- Va solo al tuo referente, che non può disporre i pagamenti e ha altro da fare.
- Un nome di file vago.
fattura.pdfsi perde tra decine di altri. Metti il numero della fattura nel nome. - Un link invece di un allegato. Un'amministrazione vuole un file da conservare, e molte bloccano i link sconosciuti.
- Un indirizzo no-reply. Una richiesta che rimbalza diventa un motivo per non pagare.
- L'importo nascosto nel PDF. Chi sta svuotando la posta vuole vedere cosa gli chiedi senza aprire nulla.
Se la scadenza passa, passa alla sequenza di solleciti per fatture scadute.
Inviare le e-mail di fattura da ERPFlow
Invia via email su una fattura manda un'e-mail dal testo fisso. L'oggetto è del tipo «Fattura INV-2026-0042 di La Tua Azienda». Il corpo saluta il cliente e riporta numero di fattura, data di emissione, scadenza e totale, e il PDF è allegato, con le tue coordinate bancarie. Le risposte vanno all'indirizzo e-mail indicato nelle impostazioni della tua azienda. E-mail e PDF usano la lingua della fattura, una qualsiasi delle 19.
Il testo non si può modificare e l'e-mail va a un solo indirizzo, preso dalla scheda cliente. Quindi l'e-mail di ERPFlow non può contenere i modelli qui sopra. Per usarli, scegli Segna come emessa senza inviare e-mail, poi Scarica PDF, invialo dalla tua casella e usa Segna come inviata perché la fattura registri l'invio.
Ogni e-mail inviata da ERPFlow viene registrata come invio della fattura e nel registro attività, così puoi controllare invece di tirare a indovinare quando un cliente dice che non è arrivato nulla. Un'e-mail che non parte lascia la fattura emessa e non inviata, e il filtro Non inviata elenca ciò che deve ancora partire. Inviare di nuovo una fattura pagata dice che è stata pagata per intero, e una annullata dice che non c'è nulla da pagare. Le fatture ricorrenti possono inviare ogni ciclo per e-mail nello stesso modo, con lo stesso testo fisso.