Come scrivere la proposta di compenso di un architetto partendo dalle tue ore passate

Per scrivere la proposta di compenso di un architetto partendo dalle ore passate, prendi le ore registrate per fase su tre o più lavori confrontabili, scalale al nuovo lavoro, correggile per ciò che è diverso, prezzale alle tariffe del tuo personale e aggiungi un margine per il rischio. Poi scrivi ambito, esclusioni e fasi di pagamento attorno a quella cifra.

Perché costruire un compenso dalle ore passate anziché da una percentuale?

Costruire un compenso dalle ore passate mostra quanto ti costerà realizzare il lavoro, cosa che una percentuale sul costo di costruzione non può fare. Una percentuale ti dice cosa potrebbe accettare un cliente. Le tue ore ti dicono se puoi permetterti di accettarlo.

Non troverai nemmeno una percentuale ufficiale su cui appoggiarti. Il RIBA spiega di aver smesso di pubblicare tariffari dei compensi per via del diritto della concorrenza. Rimanda gli studi Chartered Practices al suo RIBA Fee Calculator, che produce calcoli basati sulle risorse allineati alle fasi del Plan of Work, e alla sua Good Practice Guide sui compensi. Il metodo qui sotto è la stessa idea svolta a mano.

Come si trovano i lavori confrontabili e le loro ore?

I lavori confrontabili sono progetti recenti con un tipo di edificio, una modalità di appalto e un ambito di servizio simili, idealmente da tre a cinque. Una casa di nuova costruzione e una ristrutturazione di un edificio vincolato (listed) della stessa dimensione non ti diranno molto l'una dell'altra.

Ripulisci i numeri prima di usarli:

• Togli i servizi aggiuntivi. Sono stati fatturati a parte, quindi non fanno parte di ciò che il compenso doveva coprire. Vedi i servizi aggiuntivi.
• Lascia dentro le tue rilavorazioni. Torneranno in qualche forma, e far finta di no è il modo in cui i compensi finiscono corti.
• Chiediti perché un lavoro è andato fuori budget. Se un cliente ha cambiato idea per un anno, non metterlo nel prezzo del prossimo. Se la tua Fase 4 va sempre lunga, mettilo.
• Usa gli stessi confini di fase. Il tempo registrato su «il progetto» senza una fase è difficile da usare, quindi se hai questo, siediti con chi ha seguito il lavoro e stima la ripartizione. Segnala che è una stima.

Un esempio svolto: dalle ore passate al compenso di fase

Ecco un esempio inventato: uno studio che prezza la ristrutturazione di una casa vincolata di 200 m², partendo da tre ristrutturazioni passate. Prima, le ore passate per fase, e le ore per metro quadro sui tre lavori:

Poi scala a 200 m², aggiungi il 15% alle Fasi 3 e 4 perché nessuno dei lavori passati era vincolato, prezza a una tariffa media ponderata inventata di £85 l'ora e aggiungi un margine del 10% per il rischio, arrotondando alle £50 più vicine:

La ripartizione tra le fasi appartiene a questo studio immaginario e non è una ripartizione del RIBA. Come dividere e scaglionare il risultato è spiegato in compensi per fase RIBA. Anche la tariffa merita un lavoro a parte: vedi le tariffe di vendita orarie e le tariffe orarie medie ponderate.

Concludi con un controllo di buon senso, che non cambia la costruzione del compenso. Se il costo di costruzione previsto è £600.000, £35.350 sono circa il 5,9%. Confrontalo con quello che hai vinto e perso su lavori simili. Se sembra molto fuori, scopri perché prima di toccare la cifra. Il lavoro potrebbe essere davvero diverso, o le tue ore passate potrebbero dirti qualcosa di sgradito.

Cosa deve includere la proposta di compenso di un architetto?

La proposta di compenso di un architetto deve indicare l'ambito per fase, il compenso o come viene calcolato, cosa è escluso e cosa hai ipotizzato. Nel Regno Unito, la guida dell'ARB sui termini dell'incarico elenca cosa devono coprire i termini, nel documento o accanto ad esso:

• Le parti contraenti e l'ambito dei servizi
• Il compenso, o il metodo per calcolarlo
• Le responsabilità dell'architetto e del cliente
• Eventuali limitazioni o esclusioni di responsabilità
• Come si risolvono le controversie e come termina l'accordo
• La conferma che è in vigore un'assicurazione di responsabilità professionale
• Che su richiesta è disponibile una procedura di gestione dei reclami
• Come verranno trattati i dati
• Il nome dell'architetto che controlla il lavoro, e che è regolamentato dall'ARB

Per proteggere il compenso, aggiungi il numero di opzioni di progetto e di giri di modifiche, il periodo contrattuale ipotizzato, la tariffa per il lavoro extra, come vengono addebitate le spese, le fasi di pagamento e per quanto tempo resta valida l'offerta. Ricorda che il RIBA Plan of Work non è pensato come documento contrattuale, quindi nominare una fase non definisce da solo il tuo ambito. Di' cosa produrrai davvero.

Le ipotesi contano più di quanto si pensi. Una formulazione come questa fa il suo lavoro:

Il nostro compenso è di £35.350 più IVA, fisso per le Fasi RIBA da 1 a 6 come indicato nell'allegato. Presuppone un edificio di circa 200 m², due opzioni di concept con un giro di modifiche sull'opzione preferita, una richiesta di permesso edilizio (planning application) e una richiesta di autorizzazione per edificio vincolato (listed building consent) e un periodo contrattuale fino a 30 settimane. Il lavoro oltre queste ipotesi è un servizio aggiuntivo, che prezzeremo e concorderemo con te per iscritto prima di iniziare, a £85 l'ora salvo che si concordi una somma fissa. Sono esclusi rilievi, ingegneria strutturale, oneri di legge e stampe. Questa offerta resta valida 60 giorni.

Cosa può andare storto nelle proposte di compenso costruite dalle ore?

Le proposte di compenso costruite dalle ore di solito vanno storte negli input più che nell'aritmetica.

• Prezzare dal lavoro che ricordi. La memoria cancella i mesi brutti. Usa le ore registrate dove le hai.
• Dimenticare la Fase 5. Sopralluoghi, richieste di chiarimenti e valutazioni richiedono tempo vero anche mentre l'impresa costruisce. Il lavoro B qui sopra ci ha speso 84 ore.
• Mescolare le tariffe. Una tariffa media ponderata regge solo se la composizione delle persone è simile. Un lavoro diretto da un direttore ne richiede una più alta.
• Nessun numero di opzioni o revisioni. Senza, ogni giro in più è, a rigore, compreso.
• Aggiungere la Fase 7 per abitudine. Il RIBA dice che i compiti oltre la fine della Fase 6 vanno indicati in contratti di servizi professionali separati.
• Vincere con un numero basso e sperare. Se il compenso è sotto le tue ore, riduci l'ambito per iscritto, oppure decidi che stai investendo nel cliente e registralo. Un confronto tra ore a budget e ore effettive mostrerà comunque la differenza.

Costruire una proposta di compenso in ERPFlow

Oggi ERPFlow non ha un timer né fogli ore. Il tracciamento del tempo, compresa la trasformazione del tempo registrato in fatture, arriverà prossimamente. ERPFlow non ha nemmeno uno stimatore di compensi né budget per fase, quindi i calcoli qui sopra restano in un foglio di calcolo. ERPFlow può fornire alcuni dei dati di partenza e gestire il documento:

• Ore passate. Se ogni lavoro ha una lavagna in Progetti con una scheda per fase e il tempo impiegato scritto, l'esportazione CSV ti dà titolo, progetto, colonna e tempo impiegato di ogni scheda, pronti per una tabella pivot per fase.
• L'offerta prezzata. Un preventivo con una riga per fase, con l'imposta impostata per riga, parte come PDF in una qualsiasi delle 19 lingue con traccia dell'e-mail. Le note del preventivo compaiono nel PDF, il che va bene per ipotesi brevi. Termini più lunghi restano nel tuo documento d'incarico, inviato a parte, perché gli allegati di un preventivo sono interni.
• Accettazione. Non c'è firma elettronica né accettazione online. Segni il preventivo come accettato a mano e puoi allegare la copia firmata.
• Fatturazione. Scegli Converti in fattura per ogni fase. Ogni conversione crea una nuova fattura in bozza dell'intero preventivo, quindi elimina le altre righe e tieni quella della fase. La guida su come convertire un preventivo in fattura spiega i dettagli.