Estratto conto cliente: un esempio svolto per la fatturazione

Un estratto conto cliente è un riepilogo datato di ciò che a un cliente è stato fatturato, di ciò che ha pagato e di ciò che deve ancora. Non aggiunge nessun nuovo addebito. Inviane uno ogni mese ai clienti con più fatture aperte, o ogni volta che le tue registrazioni e le loro sembrano non coincidere.

Cosa contiene un estratto conto cliente?

Un estratto conto cliente contiene i tuoi dati, quelli del cliente, una data dell'estratto, ogni fattura e ogni pagamento del periodo e il saldo finale. La maggior parte indica anche quanta parte di quel saldo è scaduta. L'elenco:

• La dicitura «Estratto conto», perché nessuno lo scambi per una fattura
• Il nome e i recapiti della tua azienda, e il nome del cliente
• La data dell'estratto e il periodo che copre
• Il saldo iniziale, se usi lo schema a saldo riportato
• Ogni fattura con numero, data, scadenza e importo
• Ogni pagamento con data e importo
• Il saldo finale, IVA inclusa
• Un riepilogo per anzianità di quel saldo
• Come pagare e a chi rivolgersi se qualcosa non torna

Un estratto conto cliente svolto

Ecco un estratto conto cliente completo per il cliente inventato di uno studio inventato, datato 31 ottobre 2026. Ogni fattura ha scadenza a 14 giorni e tutte le cifre includono l'IVA.

Sotto va il riepilogo per anzianità:

I €1.000 sono ciò che resta di INV-2026-0088, che scadeva il 16 settembre ed è in ritardo di 45 giorni al 31 ottobre. I €2.280 sono le due fatture più recenti, nessuna delle quali è ancora scaduta.

Per verificarlo prima di inviarlo: saldo iniziale + fatturato − pagato = saldo finale. Cioè €1.800 + €4.680 − €3.200 = €3.280.

Partite aperte o saldo riportato: quale schema usare?

Un estratto a partite aperte elenca solo ciò che non è pagato, mentre uno a saldo riportato mostra tutta l'attività del periodo. L'esempio qui sopra è a saldo riportato. La stessa situazione a partite aperte appare così:

In cosa un estratto conto cliente è diverso da una fattura o da un sollecito?

Un estratto conto cliente si differenzia da una fattura e da un sollecito perché copre l'intero rapporto, mentre gli altri coprono un solo documento ciascuno.

Un estratto non sostituisce le fatture ai fini IVA. I dati che la direttiva IVA dell'UE richiede su una fattura, elencati nell'articolo 226, non ci sono, e il commercialista del cliente vorrà comunque le fatture vere e proprie. Se una fattura è sbagliata, un estratto non può correggerla, e il rimedio è una nota di credito.

Quando inviare un estratto conto cliente e cosa scrivere?

Invia un estratto conto cliente ogni mese ai clienti che ricevono più fatture, subito dopo i controlli di fine mese. Vale la pena inviarne uno anche prima della chiusura dell'anno o di una conversazione difficile sul denaro, così siete sulla stessa pagina. Tieni breve la nota di accompagnamento:

In allegato il suo estratto conto al 31 ottobre 2026. Il saldo è €3.280,00, di cui €1.000,00 scaduti: è il residuo della fattura INV-2026-0088, in scadenza il 16 settembre. Mi faccia sapere se qualcosa non corrisponde alle sue registrazioni e, se può, quando possiamo aspettarci l'importo scaduto.

Invialo a chi paga le tue fatture. Il tuo referente quotidiano potrebbe non vedere mai il sistema contabile.

E se le cifre del cliente non coincidono?

Se le cifre del cliente non coincidono con il tuo estratto conto, chiedigli il suo elenco di ciò che ritiene aperto e confrontate i due elenchi affiancati. Quasi sempre è uno di questi casi:

Sistema prima ciò che dipende da te. Lo stesso elenco di controlli compare nella guida alla riconciliazione delle fatture, che vale la pena fare prima ancora di inviare gli estratti. Un estratto che si rivela sbagliato ti costa più credibilità di nessun estratto.

Costruire un estratto conto cliente da ERPFlow

ERPFlow non ha un documento estratto conto cliente e non invia estratti. Lo costruisci in un foglio di calcolo o in un documento, da ciò che mostra la scheda del cliente.

• La scheda Fatture di un cliente elenca le sue fatture.
• La scheda Analisi mostra il suo importo da incassare e le sue fatture per stato. I suoi valori sono al netto dell'imposta, con l'imposta sotto, nella tua valuta di base, quindi sommali prima di confrontarli con un estratto che include l'IVA.
• La scheda Pagamenti di ogni fattura elenca cosa è stato ricevuto e quando.
• L'esportazione CSV delle fatture dà una riga per riga di fattura, con cliente, numero, date, stato e importi delle righe, per tutti i clienti. Non include i pagamenti, che quindi vengono da ciascuna fattura.

Per una fattura scaduta, Invia sollecito di pagamento manda per e-mail quella singola fattura con il suo PDF, i giorni di ritardo e l'importo dovuto. Funziona una fattura alla volta e solo su fatture già scadute, quindi non sostituisce un estratto dell'intero conto.