Ultimo aggiornamento: 6 novembre 2026
Norme e cifre tratte da altre fonti, verificate il 6 novembre 2026. Cambiano nel tempo, quindi controlla la fonte prima di fare affidamento su di esse.
Informazioni generali, non consulenza fiscale o legale. Le regole dipendono dal tuo paese e dalla tua situazione: per tutto ciò che ha conseguenze fiscali o legali chiedi al tuo commercialista.
Un preventivo offre un prezzo prima del lavoro. Una fattura chiede il pagamento quando il lavoro è concordato o fatto, ed è di solito il documento fiscale. Una ricevuta conferma che il denaro è arrivato. Segnano momenti diversi della stessa vendita, e normalmente solo la fattura porta i dati IVA di cui il cliente ha bisogno per detrarre l'imposta.
Che differenza c'è tra preventivo, fattura e ricevuta?
La differenza tra preventivo, fattura e ricevuta sta nella domanda a cui ciascuno risponde e in ciò che ne consegue.
| Preventivo | Fattura | Ricevuta | |
|---|---|---|---|
| Domanda a cui risponde | Quanto costerà? | Cosa devi e entro quando? | Hai pagato? |
| Quando si emette | Prima del lavoro | Al momento di fatturazione concordato | Quando arriva il denaro |
| Chi ci fa affidamento | Il cliente, che decide | L'amministrazione del cliente e il fisco | Le registrazioni del cliente |
| Effetto legale | Un'offerta, che l'accettazione in genere trasforma in contratto | Stabilisce cosa è dovuto | Prova del pagamento |
| Numero | Dalla propria numerazione | Progressivo e univoco, ai fini IVA | Non richiesto, a meno che non faccia anche da fattura semplificata |
| Effetto IVA | Nessuno | Di solito registra o fa scattare l'IVA | Nessuno di per sé |
| Il cliente può detrarre l'IVA? | No | Sì, se valida | Solo se rispetta le regole della fattura semplificata |
| Se è sbagliata | La riemetti prima dell'accettazione | La correggi con un nuovo documento | Ne emetti una nuova |
Gran parte della confusione nasce dal trattarli come versioni di un unico documento. Non lo sono. Un preventivo riscritto con «FATTURA» in cima di solito manca di metà di ciò che serve a una fattura. Trasformare un preventivo in fattura passa in rassegna cosa deve cambiare.
Un preventivo è vincolante per legge?
Un preventivo è in genere vincolante una volta che il cliente lo accetta, perché un'offerta accettata di solito forma un contratto, mentre una stima in genere non lo è, perché è solo una previsione informata. I dettagli li decide il diritto contrattuale nazionale e in alcuni paesi un'offerta con una data di validità dichiarata non si può ritirare prima di quella data.
Quindi dai al documento il nome che gli spetta. Se il prezzo può cambiare, scrivi «Stima» in cima e indica cosa potrebbe cambiarlo. Se ti impegni, scrivi «Preventivo», indica l'ambito del lavoro e metti una data di validità, così un vecchio prezzo non può essere accettato un anno dopo.
Una fattura è la stessa cosa di una ricevuta?
Una fattura non è la stessa cosa di una ricevuta, perché la fattura chiede denaro non ancora pagato e la ricevuta registra denaro già pagato. Una fattura contrassegnata come pagata, con data e importo, può svolgere entrambi i compiti, e molte piccole aziende la usano così.
La sovrapposizione da conoscere è la fattura semplificata. Uno scontrino può fare da documento IVA per una piccola vendita se riporta i dati richiesti:
- Nell'UE, i paesi devono consentire una fattura semplificata fino a €100, con eccezioni per alcune vendite transfrontaliere. Servono almeno la data di emissione, i tuoi dati identificativi, il tipo di beni o servizi e l'importo dell'IVA o le informazioni per calcolarlo (articoli 220 bis e 226 ter della direttiva IVA).
- Nel Regno Unito, una fattura semplificata è ammessa quando la cessione è di £250 o meno e il cliente è d'accordo. Riporta nome, indirizzo e partita IVA, il tax point, una descrizione, il totale e l'aliquota IVA (guida IVA dell'HMRC, paragrafo 16.6.1).
Oltre quei limiti, un cliente aziendale ha bisogno di una fattura completa per sostenere una detrazione IVA. Alcuni paesi richiedono inoltre una ricevuta per le vendite al dettaglio o in contanti, a volte da un registratore di cassa registrato, quindi verifica il tuo se vendi al banco.
Dove stanno stime, proforma e ordini d'acquisto?
Stime, proforma e ordini d'acquisto stanno attorno ai tre documenti principali, e due di essi vengono spesso scambiati per fatture.
| Documento | Cos'è | Errore da evitare |
|---|---|---|
| Stima | Un prezzo indicativo, soggetto a modifiche | Chiamarla preventivo e restarne vincolati |
| Fattura proforma | Un'offerta a forma di fattura, spesso per farsi pagare prima della fornitura | Trattarla come documento fiscale. L'HMRC dice che non può sostenere una detrazione IVA e va contrassegnata «this is not a VAT invoice» (paragrafo 17.3), e deve seguire una vera fattura IVA |
| Ordine d'acquisto | Il documento del cliente con cui si impegna ad acquistare | Lasciarne il numero fuori dalla tua fattura |
| Documento di trasporto | Prova che la merce è arrivata | Mandarlo al posto di una fattura |
| Nota di credito | Riduce o annulla una fattura emessa | Modificare invece la fattura |
| Estratto conto cliente | Elenca ciò che è aperto e pagato per un cliente | Aspettarsi che sostituisca le fatture |
Un lavoro, tutti i documenti: un esempio svolto
Ecco un esempio inventato. Un elettricista rifà l'impianto di un negozio per €2.000 più IVA al 20%, con il 30% da pagare all'accettazione.
| Data | Documento | Imponibile | IVA | Totale | Il cliente deve dopo |
|---|---|---|---|---|---|
| 3 marzo | Preventivo QUO-2026-0031 | €2.000 | €400 | €2.400 | €0: ancora nulla |
| 6 marzo | Fattura INV-2026-0107, acconto 30% | €600 | €120 | €720 | €720 |
| 7 marzo | Ricevuta dell'acconto | €720 | €0 | ||
| 24 marzo | Fattura INV-2026-0119, saldo 70% | €1.400 | €280 | €1.680 | €1.680 |
| 30 marzo | Ricevuta del saldo | €1.680 | €0 |
Le due fatture sommano al preventivo: €600 e €1.400 di imponibile, €120 e €280 di IVA, €720 e €1.680 di totale. Il preventivo in sé non è mai entrato in contabilità. Ha registrato ciò che era stato concordato, e questo è tutto il suo compito. Come si applica l'IVA all'acconto è spiegato in fatture di acconto e saldo.
Se un cliente chiede una ricevuta, basta questa formula:
Ricevuti con ringraziamento €720,00 il 7 marzo 2026 tramite bonifico, a pagamento della fattura INV-2026-0107 di Bright Spark Electrical Ltd. Saldo residuo su questa fattura: €0,00.
Gli scambi che causano problemi veri
- Detrarre l'IVA su un preventivo o una proforma. Il cliente non ha un documento valido e la detrazione può cadere se viene controllata.
- Condividere un'unica numerazione tra preventivi e fatture. I preventivi rifiutati lasciano allora dei buchi nella tua numerazione delle fatture, e dovresti spiegare ognuno.
- Emettere una fattura per un lavoro non accettato. Può generare un debito IVA per una vendita che non avverrà mai, e annullarla richiede un altro documento.
- Trattare lo scontrino della carta come ricevuta ai fini IVA. Uno scontrino che mostra solo l'importo pagato non indica l'IVA, quindi non sosterrà una detrazione.
Preventivi, fatture e ricevute in ERPFlow
In ERPFlow preventivi e fatture sono documenti separati, ciascuno con la propria numerazione, per esempio QUO-2026-0031 e INV-2026-0107. Converti in fattura copia un preventivo in una nuova bozza e collega i due. Segni un preventivo come accettato o rifiutato a mano, perché i clienti non possono accettarlo né firmarlo online.
ERPFlow non ha un documento ricevuta né una proforma. Dopo aver registrato un pagamento, due cose fanno le veci di una ricevuta. Inviare di nuovo per e-mail una fattura pagata la manda con una riga che dice che è stata pagata per intero, e il PDF di una fattura pagata in parte riporta Pagata e Saldo dovuto. Il PDF di una fattura pagata per intero non riporta un timbro di pagamento, quindi se un cliente ha bisogno di una ricevuta formale, scrivila con la formula qui sopra.
Le ricevute che ricevi dai fornitori vanno in una spesa, dove puoi allegare il file o, da telefono, fotografarlo. ERPFlow non legge le cifre dall'immagine, quindi le digiti tu.