Ultimo aggiornamento: 6 novembre 2026
Riconciliare le fatture significa abbinare ogni fattura emessa al denaro ricevuto per essa, in modo che ogni saldo nei tuoi libri sia davvero non pagato. Un'azienda di servizi ha anche un secondo controllo: che tutto il lavoro consegnato sia stato fatturato. Fai entrambi ogni mese, lavorando sull'estratto conto e non a memoria.
Cosa significa riconciliare le fatture per un'azienda di servizi?
Per un'azienda di servizi, la riconciliazione delle fatture è fatta di due controlli distinti. Il primo va dalle fatture alla banca: ognuna è stata pagata e i tuoi registri lo dicono? Il secondo va dal lavoro alle fatture: tutto ciò che hai consegnato è stato fatturato?
Il secondo controllo è quello di cui un'azienda che vende beni non ha bisogno allo stesso modo. La merce esce da un magazzino e lascia una traccia. Un pomeriggio di lavoro in più o una fase conclusa in silenzio non lasciano nulla, e nessuno telefonerà per ricordartelo. Potresti anche incontrare il «three-way matching» di ordini d'acquisto, consegne e fatture dei fornitori, che è un controllo sugli acquisti e un altro lavoro.
Come si riconciliano le fatture con la banca?
Si riconciliano le fatture con la banca scorrendo l'estratto conto riga per riga, poi verificando il totale. Riserva un'ora a fine mese e segui quest'ordine.
- Contrassegna ogni incasso dei clienti sull'estratto conto. Lascia fuori i pagamenti in uscita e i giroconti tra i tuoi conti.
- Abbina ogni incasso a una fattura per causale, poi importo, poi nome del cliente.
- Inserisci tutto ciò che non è ancora registrato, con la data riportata sull'estratto conto.
- Elenca ciò che resta. Gli incassi che non riesci a collocare vanno in un elenco a parte, e non sulla fattura più probabile.
- Calcola cosa dovrebbe essere ancora dovuto, come nell'esempio qui sotto.
- Elenca i saldi aperti e sommali. Le due cifre devono coincidere.
- Trova l'eventuale differenza e annota cos'era. Poi sollecita i clienti che davvero ti devono denaro.
Fallo prima di inviare solleciti. Sollecitare qualcuno per una fattura pagata tre settimane prima costa più buona volontà di quanto valesse il ritardo.
Una riconciliazione di fine mese svolta
Una riconciliazione di fine mese confronta ciò che dovrebbe essere dovuto con ciò che dicono le tue fatture aperte. Ecco un esempio inventato per ottobre. Usa cifre IVA inclusa dappertutto, perché è ciò che pagano i clienti.
| Cosa dovrebbe essere dovuto | Importo |
|---|---|
| Dovuto al 1° ottobre | €14.200,00 |
| Più fatture emesse a ottobre | €9.600,00 |
| Meno incassi dai clienti | −€11.350,00 |
| Meno fatture annullate o stornate | −€480,00 |
| Dovrebbe essere dovuto al 31 ottobre | €11.970,00 |
| Cosa dicono le tue fatture aperte | Saldo |
|---|---|
| INV-2026-0071 | €2.400,00 |
| INV-2026-0088, pagata in parte | €1.000,00 |
| INV-2026-0093 | €3.120,00 |
| INV-2026-0104 | €1.560,00 |
| INV-2026-0117 | €3.890,00 |
| Totale aperto | €11.970,00 |
I due totali coincidono, quindi il mese è riconciliato. Salva una copia con la data, perché la prima riga del mese prossimo è l'ultima di questo.
Come si trova una differenza di riconciliazione?
Una differenza di riconciliazione di solito svela da sola la propria causa, quindi guarda la sua dimensione prima di tutto il resto.
| La differenza è | Di solito significa |
|---|---|
| L'importo esatto di una fattura | Manca una fattura o un pagamento, oppure è stato inserito due volte |
| Il doppio di un pagamento | Un pagamento è stato sommato dove andava sottratto |
| Divisibile per 9 | Due cifre sono state scambiate: €1.520 digitato come €1.250 lascia €270 |
| Pochi euro | Una commissione bancaria, un arrotondamento o un tasso di cambio |
| Tonda e senza spiegazione | Un pagamento in acconto di un cliente, appoggiato a nessuna fattura |
Perché i pagamenti non corrispondono alle fatture?
I pagamenti non corrispondono alle fatture per un pugno di motivi ordinari, e ognuno ha un rimedio consolidato.
| Cosa vedi in banca | La causa probabile | Cosa fare |
|---|---|---|
| Pochi euro in meno | La banca di chi ha pagato ha trattenuto una commissione | Assorbila o chiedila, poi registra ciò che si decide |
| Un'unica somma, più fatture | Il cliente ha pagato un gruppo di fatture | Chiedi l'avviso di pagamento, ripartisci la somma sulle fatture |
| Nessuna causale | Il suo sistema contabile l'ha omessa | Cerca lo stesso importo, controlla chi ha pagato, poi chiedi |
| Più della fattura | Pagate due fatture, o un duplicato | Verifica, poi tienilo come credito o rimborsalo |
| Meno della fattura, di una percentuale tonda | Ritenuta su un pagamento transfrontaliero | Chiedi il certificato della ritenuta e chiedi al commercialista |
| Un importo in valuta estera che non torna del tutto | Tasso di cambio del giorno | Registra ciò che è arrivato e vedi fatture in valuta estera |
I pagamenti parziali hanno una guida a parte.
Come si controlla che tutto il lavoro sia stato fatturato?
Si controlla che tutto il lavoro sia stato fatturato partendo da un elenco del lavoro e non da un elenco di fatture. Le fatture non possono mostrarti ciò che manca in esse. Una volta al mese, passa in rassegna questi punti:
- Preventivi accettati: le fatture generate da ciascuno devono sommare al preventivo, o alle tappe fatturate finora.
- Pagamenti a tappe: ogni tappa conclusa questo mese dovrebbe avere una fattura datata questo mese.
- Compensi fissi: una fattura per cliente, per periodo. Un compenso fisso mensile messo in pausa e mai ripreso si dimentica facilmente.
- Lavoro extra: tutto ciò che è stato concordato per e-mail durante un lavoro.
- Costi da riaddebitare: controlla le tue spese per qualcosa che volevi girare al cliente.
Tutto ciò che trovi va in un rapporto sul lavoro in corso o direttamente in una fattura. Farlo il mese dopo il lavoro è molto più facile che tre mesi dopo, quando il cliente ha già chiuso il budget.
Riconciliare le fatture in ERPFlow
ERPFlow non ha collegamento bancario, importazione dell'estratto conto né abbinamento dei pagamenti. Leggi l'estratto conto e inserisci tu ogni incasso con Registra pagamento sulla fattura, con la data della banca e una nota per la causale. ERPFlow non produce nemmeno la verifica di fine mese qui sopra, che quindi sta nel tuo foglio di calcolo.
Ciò che ti offre per lavorare:
- L'elenco Fatture filtra per Scaduta, Pagata in parte e Pagata in eccesso, e per periodo, così vedi cosa è stato emesso in un mese.
- La dashboard mostra Da incassare e Scaduto nella tua valuta di base. Quei valori escludono l'IVA, con l'IVA indicata sotto, quindi sommali prima di confrontarli con l'elenco dei saldi qui sopra. Le fatture pagate in parte contano solo per ciò che resta.
- Gli Allegati di una fattura possono contenere un avviso di pagamento o una conferma. Restano interni e non vanno mai al cliente.
- Segna come annullata e Registra rimborso gestiscono le correzioni, se servono.
Per il secondo controllo, un preventivo elenca le fatture generate da esso sotto Documenti collegati, così vedi cosa è stato fatturato rispetto ad esso. Anche un progetto può collegarsi al proprio cliente, ai preventivi, agli ordini e alle fatture.