Come scrivere una fattura per servizi di contabilità

Una fattura per servizi di contabilità indica l'entità giuridica del cliente e il periodo coperto, mostra ogni compenso fisso, lavoro extra e anticipazione su una riga propria e riporta l'IVA dove si applica. Collega ogni compenso fisso alla lettera di incarico, così nessuno deve chiedere a cosa servisse l'importo.

Cosa deve contenere la fattura di un commercialista?

La fattura di un commercialista deve prima rispettare le regole ordinarie sulle fatture, poi rispondere alle domande che i clienti della contabilità fanno davvero. Nell'UE l'articolo 226 della direttiva IVA stabilisce i dati richiesti, e la guida ai campi della fattura IVA li esamina uno per uno. Ecco cosa significano per il lavoro di contabilità.

Un esempio svolto: la fattura di un mese

Ecco un esempio inventato. Uno studio di contabilità fattura in aprile a una piccola società il lavoro di marzo, applicando l'IVA al 20%.

Il totale è €672,00 più €134,40 più €15,00. Il cliente vede in dieci secondi cosa è ordinario e cosa è extra, e la riga dell'extra dice chi l'ha concordato. È la riga che ha più probabilità di essere contestata, quindi ha più parole.

Come descrivere il lavoro di contabilità in fattura?

Descrivi il lavoro di contabilità indicando il servizio, il periodo e l'accordo a cui appartiene. «Prestazioni professionali: €2.400» è la riga per cui un cliente telefona.

Questa formulazione basta per un compenso di fine anno:

Predisposizione del bilancio d'esercizio e della dichiarazione dell'imposta sulle società (corporation tax), esercizio chiuso il 31 dicembre 2025. Compenso fisso come da lettera di incarico del 12 gennaio 2026.

Attento alle descrizioni che si sovrappongono. La scheda informativa dell'ICAEW sui compensi fa l'esempio di un cliente che aveva pagato «accounts preparation», poi ha visto «finalising accounts» per lo stesso periodo e ha concluso di essere stato addebitato due volte. Se due fatture toccano lo stesso periodo, spiega cosa cambia nella seconda.

I membri dell'ICAEW devono anche fornire il dettaglio del compenso se un cliente lo chiede, con informazioni sufficienti perché il cliente capisca come è stato calcolato. Righe chiare rendono quella richiesta meno probabile, e più facile da soddisfare quando arriva.

Quali costi sono anticipazioni nella fattura di un commercialista?

Un costo è un'anticipazione ai fini IVA solo quando l'hai pagato come mandatario del tuo cliente e riaddebiti l'importo esatto, un test più stretto di quanto la maggior parte degli studi pensi. La VAT Notice 700 dell'HMRC, sezione 25 elenca le condizioni, e la base UE è l'articolo 79 della direttiva IVA.

• Probabilmente rientrano: un diritto di deposito che il cliente deve, che hai pagato per suo conto con la sua autorizzazione e riaddebitato al costo.
• Difficilmente rientrano: le tue trasferte, la posta e il telefono. L'HMRC dice che quel test di solito li esclude. Passano come parte del tuo compenso, con l'IVA.
• Da verificare prima: un abbonamento a un software che intesti a te e riaddebiti. Se il fornitore fattura a te, di solito significa che fa parte della tua prestazione.

La guida su IVA sulle spese rimborsabili e sugli anticipi tratta il test per intero. Se hai dubbi, chiedi prima di escludere un costo, perché lasciarne uno fuori dal calcolo dell'IVA quando non ne ha i requisiti è un errore IVA nella tua fattura.

Come si fattura a un cliente di contabilità in un altro paese?

Un cliente di contabilità in un altro paese UE di norma si fattura senza IVA con l'inversione contabile, purché il cliente sia un'azienda. I servizi a un'azienda sono in genere resi nel luogo in cui il committente è stabilito (articolo 44), il committente contabilizza l'IVA (articolo 196) e la tua fattura deve riportare la dicitura «Reverse charge» (articolo 226, punto 11a): in italiano «Inversione contabile» (Reverse charge).

I clienti privati sono diversi. I servizi dei commercialisti a un privato residente fuori dall'UE sono resi nel luogo in cui quella persona vive (articolo 59, lettera c). Le guide su come fatturare ai clienti UE e sulla dicitura dell'inversione contabile approfondiscono.

Gli errori che fanno contestare le fatture di contabilità

• Intestare all'amministratore invece che alla società. La società si trova allora con una fattura intestata a un altro.
• Una sola fattura per un gruppo. Ogni entità ne ha bisogno di una propria, altrimenti nessuna può collegare il costo alla propria contabilità.
• Acconti senza traccia di fattura. L'ICAEW avverte che gli ordini permanenti di pagamento possono far credere ai clienti che i versamenti coprano tutto. Di' cosa coprono, e sii pronto a riconciliare compensi e pagamenti.
• Extra senza l'accordo citato. «Lavoro aggiuntivo: €400» invita alla contestazione. La data e l'e-mail la chiudono.
• Un compenso fisso senza periodo. «Compenso mensile» potrebbe essere qualsiasi mese. Indicalo.

Cosa copre il compenso va nella sezione compensi della tua lettera di incarico, e la fattura deve solo rimandarvi.

Fatturare ai clienti di contabilità in ERPFlow

ERPFlow gestisce lo studio, non la contabilità dei tuoi clienti. La pagina sugli studi di contabilità spiega dove passa quel confine: nessun libro mastro a partita doppia, collegamento bancario o adempimento di legge.

• Compensi: imposta ognuno come servizio con il suo prezzo. Sceglilo nella riga, poi riscrivi la descrizione per aggiungere il periodo e la data della lettera.
• Fatture: una fattura prende un'aliquota fiscale per riga, si stampa nella lingua del cliente e si blocca all'emissione, compresi i dati del cliente. Il campo Numero d'ordine contiene l'ordine d'acquisto di un cliente, e le Note compaiono nel PDF.
• Compensi mensili: una fattura ricorrente li fattura secondo la programmazione, con righe identiche a ogni esecuzione. Scegli Crea bozze da inviare io se vuoi aggiungere il mese o un extra prima dell'emissione. Emette e non incassa mai, quindi i pagamenti si inseriscono a mano.
• IVA: imposti tu le tue aliquote fiscali, compreso un tipo di inversione contabile, e ne scegli una per riga. ERPFlow non sceglie un'aliquota in base al paese del cliente né controlla i numeri di partita IVA su VIES, quindi leggi il PDF per la dicitura che richiede la tua autorità fiscale e aggiungi in Note ciò che manca.

Non esiste un documento di nota di credito. Una fattura emessa si corregge con Segna come annullata e Duplica, che ti dà una nuova bozza da sistemare ed emettere con un nuovo numero.