Policy sulle note spese per una piccola azienda che lavora per progetti

Una policy sulle note spese per una piccola azienda che lavora per progetti dice cosa può chiedere in rimborso il personale, cosa richiede approvazione prima, quali prove allegare, entro quando presentare la richiesta e come i costi arrivano al cliente. Basta una pagina. Il testo qui sotto è pronto da copiare. Fissa i tuoi limiti e verifica con il commercialista le parti fiscali.

Esempio di policy sulle note spese da copiare

Questa policy sulle note spese è scritta per un'azienda inventata. Le cifre tra parentesi sono esempi da sostituire con le tue, non importi consigliati.

1. Il principio. Rimborsiamo i costi ragionevoli che sostieni di persona mentre lavori per [Azienda]. Non devi trovarti né meglio né peggio di prima.

2. Chiedi prima. Ottieni l'approvazione del tuo responsabile di progetto prima di qualsiasi trasferta con pernottamento e prima di spendere più di [€100] per una singola voce.

3. Ricevute. Allega una ricevuta per ogni voce. La ricevuta della carta non basta, perché non mostra cosa è stato acquistato né l'IVA. Per qualsiasi spesa oltre [€100], chiedi una fattura con IVA intestata all'azienda. Se perdi una ricevuta, scrivilo nella nota spese e deciderà [nome].

4. Codici di progetto. Metti il codice del progetto su ogni costo di progetto e indica se può essere rifatturato al cliente.

5. Scadenza. Presenta le note spese entro il [5] del mese successivo. Possiamo rifiutare qualsiasi spesa più vecchia di [tre mesi].

6. Approvazione. Il tuo responsabile di progetto o il tuo responsabile diretto approva la tua nota spese. Nessuno approva la propria. Le note spese degli amministratori vanno a [un altro amministratore o al contabile].

7. Pagamento. Paghiamo le note spese approvate con bonifico bancario entro [10] giorni lavorativi. Il pagamento non dipende dal fatto che il cliente ci abbia pagato.

8. Carte aziendali. Le spese con carta aziendale richiedono le stesse ricevute e gli stessi codici di progetto, entro la stessa scadenza.

9. Note spese false. Una nota spese deliberatamente falsa è una questione disciplinare. Un errore in buona fede viene semplicemente corretto.

Poi aggiungi una tabella di cosa si può chiedere in rimborso, perché è la parte che il personale consulterà davvero:

Che aspetto ha una nota spese svolta?

Una nota spese svolta mostra ogni voce con il suo codice di progetto, se può essere rifatturata, e con netto, IVA e totale tenuti separati. Eccone una inventata, con IVA al 20%, con un biglietto del treno che non ha IVA:

Da questo modulo escono tre numeri diversi:

• Al dipendente vengono rimborsati €252,00, il totale che ha speso davvero.
• Il costo per l'azienda è €218,00, se può recuperare i €34,00 di IVA.
• Al cliente si rifatturano €158,00 netti (€48 + €110), più l'IVA se si applica alla rifatturazione. Gli altri €60,00 restano un costo proprio dell'azienda.

L'errore da evitare è rifatturare l'hotel a €132 e poi aggiungere l'IVA, perché così si addebita al cliente l'IVA sull'IVA. Come si tassa una rifatturazione dipende dal fatto che sia un'anticipazione per conto del cliente o parte del tuo servizio. Le guide su come fatturare le spese rimborsabili e sull'IVA sulle spese rimborsabili le trattano entrambe.

Cosa serve a un'azienda per recuperare l'IVA sulle spese del personale?

Per recuperare l'IVA su una spesa del personale, un'azienda in genere ha bisogno di una fattura o ricevuta con IVA regolare per un costo di lavoro effettivo, e alcune categorie sono escluse qualunque siano le carte.

• Nell'UE, l'articolo 178, lettera a), della direttiva IVA rende il possesso di una fattura valida una condizione per detrarre l'IVA, e l'articolo 176 esclude le spese non strettamente aziendali, come beni di lusso, svago o rappresentanza. Gli Stati membri applicano limiti propri in aggiunta, quindi ciò che è escluso varia da paese a paese.
• Nel Regno Unito, un fornitore può emettere una fattura IVA semplificata per forniture fino a £250, quindi può bastare uno scontrino che riporti nome, indirizzo e numero di partita IVA del fornitore, la data, una descrizione, il totale e l'aliquota IVA. L'IVA sulla rappresentanza aziendale è in genere esclusa, con un'eccezione per i clienti esteri. L'ospitalità offerta ai propri dipendenti è trattata in modo diverso.

In pratica, tratta l'ospitalità per i clienti come un costo che comprende la sua IVA, salvo diversa indicazione del tuo commercialista. Per questo la policy chiede i nomi dei partecipanti oltre alla ricevuta.

I rimborsi spese sono tassabili per il dipendente?

I rimborsi spese in genere non sono tassabili quando ripagano un costo di lavoro effettivo, ma le regole variano da paese a paese e si irrigidiscono per le indennità pagate senza prova della spesa.

Nel Regno Unito, l'esenzione dell'HMRC per le spese pagate o rimborsate significa che un datore di lavoro non deve dichiarare una spesa che il dipendente potrebbe dedurre per intero. Non copre i rimborsi chilometrici per il veicolo del dipendente, che hanno tariffe proprie. I pagamenti forfettari a tariffa fissa (scale rate) hanno condizioni proprie, quindi chiedi prima di pagarne uno.

Negli Stati Uniti, la IRS Publication 463 descrive un accountable plan: la spesa ha un legame con l'attività, il dipendente la rendiconta entro un periodo ragionevole e l'eventuale eccedenza viene restituita. La rendicontazione entro 60 giorni conta come ragionevole. Gli importi fuori da queste regole sono trattati come retribuzione.

Altrove, chiedi al tuo commercialista quali indennità forfettarie accetta il tuo paese. Attenzione all'indennità a somma fissa pagata ogni mese «per le spese», che di solito va in busta paga.

Quali errori nelle note spese costano denaro a un'azienda?

Gli errori nelle note spese che costano denaro a un'azienda sono per lo più silenziosi e non compaiono mai come errore.

• Costi rifatturabili non segnalati. Il conto di un hotel senza codice di progetto non arriva mai nella fattura del cliente, e l'azienda lo assorbe e basta.
• Note spese accumulate per un trimestre. A quel punto l'IVA può appartenere a una dichiarazione precedente, e il lavoro può essere già stato fatturato.
• Auto-approvazione. Raramente è disonesta. Elimina semplicemente l'unico controllo sull'esattezza di un codice o di una cifra.
• Ricevute della carta al posto degli scontrini. Provano il pagamento ma non cosa è stato acquistato, e così non reggono un recupero dell'IVA.
• Anticipi non riconciliati. Un fondo cassa senza una nota spese a fronte è un prestito o una retribuzione, ed è meglio sapere quale.

Registrare le note spese in ERPFlow

ERPFlow non ha note spese dei dipendenti, flusso di approvazione né rimborsi, quindi il modulo della nota spese e la sua approvazione restano fuori, in un foglio di calcolo o su carta.

Una volta approvata una nota spese, registra ogni costo come spesa con nome, importo, categoria, imposta ed eventuale fornitore, e allega la ricevuta. Su telefono o tablet, Scatta foto ne allega una foto in un solo passaggio. Non c'è lettura della ricevuta, quindi le cifre le digiti tu. I totali di questo mese, del mese scorso, di quest'anno e di sempre stanno sopra l'elenco.

In ERPFlow una spesa non è collegata a un cliente né a un lavoro, quindi non ti mostra i costi per progetto. Metti il codice di progetto nel nome della spesa per ritrovarla e tieni il modulo della nota spese come registro per lavoro. Per rifatturare un costo, aggiungilo tu come riga della fattura. Il permesso di gestire le spese copre tutte le spese e non solo quelle della propria persona, quindi è più sicuro lasciare l'inserimento a una sola persona.