Un flusso di registrazione del tempo e fatturazione per studi legali

Il flusso di registrazione del tempo e fatturazione di uno studio legale va dalla lettera di incarico, attraverso la registrazione del tempo e la revisione della bozza di parcella, fino alla parcella finale e al pagamento, con il denaro dei clienti gestito a parte. Concorda prima la base del compenso, registra il tempo lo stesso giorno con una descrizione adeguata, fai rivedere ogni bozza all'avvocato responsabile, poi fattura con un ciclo fisso.

Quali sono i passaggi del flusso di fatturazione di uno studio legale?

Il flusso di fatturazione di uno studio legale ha otto passaggi, e ciascuno serve a evitare che più avanti salti fuori un problema preciso.

Come devono registrare il tempo fatturabile gli avvocati?

Gli avvocati devono registrare il tempo il giorno in cui è lavorato, su una pratica, in un'unità fissa, con una descrizione che il cliente possa leggere senza spiegazioni. Le unità da sei minuti sono una convenzione diffusa nella fatturazione legale a ore, ma usa quello che indica la tua lettera di incarico. La tabella degli incrementi di fatturazione converte i minuti in unità.

La descrizione decide se la registrazione regge a una contestazione sul compenso.

Debole: «Lavoro sul fascicolo. 1,2»

Meglio: «Esaminata la bozza di contratto di locazione del locatore; modificate le clausole 4 e 11; scritto al cliente sul diritto di recesso. 1,2»

Registra tutto il tempo, compreso quello che non addebiterai. Tagliarlo in fase di revisione è una decisione visibile. Il tempo mai registrato non lascia nulla da cui imparare, e rende il prossimo compenso fisso una congettura. Cosa succede al tempo che decidi di non fatturare è spiegato in svalutazione e perdita su crediti.

Come si rivede una parcella prima che parta?

Una bozza di parcella è la parcella provvisoria che l'avvocato responsabile legge prima dell'emissione, ed è il punto in cui un problema di compenso costa meno da risolvere. Leggila come la leggerà il cliente: ogni descrizione si spiega da sola, e difenderesti volentieri ogni riga al telefono?

Ecco un esempio inventato. Uno studio di tre persone fattura un mese di lavoro su un contratto di locazione commerciale. Il tempo registrato vale €1.366. In sede di revisione, il partner stralcia 0,8 ore di ricerca duplicata dell'associato, del valore di €112. Il cliente ha versato €1.000 in acconto all'apertura della pratica.

Il tasso di realizzo di questa parcella è del 91,8%: €1.254 fatturati su €1.366 registrati. Seguito sulle diverse pratiche, quel numero mostra quali tipi di lavoro continui a svalutare.

Il contributo giudiziario sta fuori dal calcolo dell'IVA perché l'esempio lo tratta come un'anticipazione pagata come mandatario del cliente. Non tutti i costi rientrano. Le condizioni dell'HMRC nella VAT Notice 700, sezione 25 sono severe, la base UE è l'articolo 79 della direttiva IVA, e la guida su IVA sulle spese rimborsabili e sugli anticipi spiega il test.

Come si inseriscono nella fatturazione il denaro dei clienti e i conti fiduciari?

Le regole sul denaro dei clienti e sui conti fiduciari (trust account) variano a seconda della giurisdizione, e la regola che ti vincola viene dal tuo ente di vigilanza o dal tuo ordine. I due esempi qui sotto mostrano quanto possano differire. Nessuno dei due ti dice cosa vale per te.

• Inghilterra e Galles: secondo le SRA Accounts Rules, il denaro ricevuto per compensi e anticipazioni non pagate prima della consegna di una parcella è denaro del cliente (regola 2.1(d), con una stretta eccezione nella regola 2.2). Si tiene separato dal denaro dello studio (regola 4.1), e una parcella o altra comunicazione scritta dei costi va consegnata prima che il denaro del cliente venga trasferito per pagarli (regola 4.3).
• Stati Uniti: ogni stato fissa regole proprie. Molte si ispirano alla Model Rule 1.15 dell'American Bar Association, e differiscono nei dettagli, compreso il trattamento di un compenso forfettario pagato in anticipo.
• Altrove: chiedi al tuo ordine o alla tua associazione forense.

Il punto di fatturazione vale ovunque eserciti: il denaro in acconto non diventa un tuo ricavo perché esiste una parcella. Si sposta quando le tue regole dicono che può, e viene registrato in un registro costruito per quello scopo anziché nella tua fatturazione.

Cosa chiedono in una parcella i clienti aziendali e le assicurazioni?

I clienti aziendali e le assicurazioni possono imporre il formato di una parcella con le proprie linee guida di fatturazione. Ciò può significare tariffe approvate, limiti su chi può addebitare cosa e parcelle elettroniche in un formato come LEDES con i codici attività UTBMS. Leggi le linee guida prima della prima parcella, perché una parcella non conforme può essere rimandata indietro non pagata.

Ogni quanto deve inviare le parcelle uno studio legale?

Uno studio legale deve inviare le parcelle con un ciclo fisso, e per la maggior parte delle pratiche a ore va bene quello mensile. Un cliente riesce ad assorbire i compensi di un mese e ricorda ancora il lavoro, mentre una parcella che copre sei mesi è più grande e più facile da contestare. Le pratiche a compenso fisso si fatturano alle fasi concordate nella lettera, il che funziona come la fatturazione a stato avanzamento di un progetto.

Gestire la parte di fatturazione di un piccolo studio in ERPFlow

ERPFlow gestisce la parte amministrativa di un piccolo studio legale. Non è un gestionale di pratica legale e non ha contabilità fiduciaria: nessun registro dei conti dei clienti, nessuna riconciliazione del denaro detenuto per i clienti e nessun controllo dei conflitti di interesse. Il denaro dei clienti resta oggi nel sistema che usi per questo.

• Richieste: un modulo lead sul tuo sito registra ogni richiesta come lead con la sua fonte, e diventa una scheda cliente con i suoi file quando prendi in carico il cliente.
• Pratiche: apri ogni pratica come lavagna di progetto collegata al cliente, con schede, responsabili e scadenze. Ogni membro che può vedere i progetti li vede tutti, quindi uno studio che ha bisogno di barriere informative (ethical walls) tra le pratiche vi troverà una lacuna reale.
• Documenti: lettere di incarico, e-mail salvate (EML o MSG) e contenitori firmati ASiC-E o BDOC si possono allegare al cliente, alla scheda o alla fattura, fino a 50 MB per file. ERPFlow conserva i file firmati, ma non li firma e non ne verifica le firme.
• Parcelle: le fatture riportano l'imposta per riga e si stampano nella lingua del cliente, e un compenso mensile può girare come fattura ricorrente. I pagamenti parziali si registrano a mano, e un sollecito parte solo quando lo invii. Le righe non possono essere negative, quindi mostra il denaro in acconto nelle Note della fattura.

Oggi ERPFlow non ha un timer né fogli ore. Il tracciamento del tempo, compresa la trasformazione del tempo registrato in fatture, arriverà prossimamente. Al momento puoi scrivere il tempo impiegato su una scheda, che si somma per pratica e per cliente, ma non diventa righe di fattura. Va bene per gli studi che lavorano a compenso fisso e a retainer. Uno studio che fattura in unità da sei minuti deve per ora tenere il suo attuale strumento di registrazione del tempo.

ERPFlow non produce file LEDES, quindi i clienti che li richiedono hanno bisogno di un'altra strada per quelle parcelle.