Ultimo aggiornamento: 6 novembre 2026
Norme e cifre tratte da altre fonti, verificate il 6 novembre 2026. Cambiano nel tempo, quindi controlla la fonte prima di fare affidamento su di esse.
Informazioni generali, non consulenza fiscale o legale. Le regole dipendono dal tuo paese e dalla tua situazione: per tutto ciò che ha conseguenze fiscali o legali chiedi al tuo commercialista.
Un modulo di rimborso chilometrico ha bisogno di una riga per tragitto: data, partenza, destinazione, motivo, codice di progetto, miglia di lavoro, tariffa e importo. Aggiungi il dipendente, il veicolo e le miglia già rimborsate nell'anno fiscale. Nel Regno Unito, la tariffa approvata dall'HMRC per le auto è 55p a miglio per le prime 10.000 miglia di lavoro nel 2026-2027, poi 25p.
Modulo di rimborso chilometrico da copiare
Questo modulo di rimborso chilometrico ha una breve intestazione e una riga per tragitto. Il totale progressivo delle miglia nell'intestazione è il campo che la maggior parte dei modelli omette, ed è così che sai quando la tariffa scende. Ecco un esempio inventato per un dipendente di un'azienda britannica che lavora per progetti:
| Dati della richiesta | |
|---|---|
| Dipendente | [Nome] |
| Veicolo | [Targa, auto o furgone, cilindrata] |
| Mese | giugno 2026 |
| Miglia di lavoro in questo anno fiscale, prima di questa richiesta | 4.310 |
| Miglia di lavoro in questo anno fiscale, dopo questa richiesta | 4.460 |
| Approvato da e data | [Nome, data] |
| Data | Tragitto | Motivo | Progetto | Miglia di lavoro | Tariffa | Importo |
|---|---|---|---|---|---|---|
| mer 3 giu | Ufficio al cantiere Riverside e ritorno | Riunione in cantiere | P-114 | 38 | 55p | £20,90 |
| mar 9 giu | Ufficio dal cliente a Leeds e ritorno | Revisione del progetto | P-118 | 72 | 55p | £39,60 |
| mer 17 giu | Casa al cantiere Riverside all'ufficio | Visita per le rifiniture | P-114 | 24 | 55p | £13,20 |
| mer 24 giu | Ufficio dal fornitore e ritorno | Ritiro campioni | Interno | 16 | 55p | £8,80 |
| Totale | 150 | £82,50 |
La colonna del progetto si guadagna il posto quando fatturi. Riverside fa 62 miglia e £34,10, che è ciò che rifatturesti a quel cliente se il contratto lo consente. Nel foglio di calcolo l'importo è semplicemente miglia per tariffa, e il totale progressivo è la cifra del mese scorso più le miglia di questa richiesta.
Quali sono le tariffe chilometriche attuali?
Le tariffe britanniche attuali sono nella tabella qui sotto, e qualsiasi modello che mostri ancora 45p per le auto è superato. La tariffa della prima fascia è stata 45p per 15 anni ed è salita a 55p con effetto dal 6 aprile 2026. Il governo ha detto che rivedrà le tariffe per gli anni successivi, quindi ricontrolla prima di ogni 6 aprile.
| Veicolo | Tariffa britannica per miglio di lavoro, 2026-2027 |
|---|---|
| Auto o furgone, prime 10.000 miglia | 55p |
| Auto o furgone, oltre le 10.000 miglia | 25p |
| Motocicletta | 24p |
| Bicicletta | 20p |
| Passeggero in auto o furgone | 5p ciascuno |
Sono le tariffe pubblicate dall'HMRC e valgono per il veicolo di proprietà del dipendente. Le auto aziendali usano invece le tariffe consigliate per il carburante, che l'HMRC rivede ogni trimestre.
Negli Stati Uniti, la tariffa standard dell'IRS per l'uso aziendale è cambiata a metà anno: 72,5 centesimi a miglio dal 1° gennaio al 30 giugno 2026 e 76 centesimi dal 1° luglio al 31 dicembre 2026. Una richiesta che attraversa quella data richiede entrambe le tariffe.
Altrove, tariffe e regole sono fissate a livello nazionale e alcuni paesi non hanno nessuna cifra approvata, quindi usa il numero della tua autorità fiscale. Cambia la colonna della tariffa e il modulo funziona comunque.
Come funzionano le due tariffe HMRC nell'arco di un anno?
Le due tariffe HMRC funzionano per dipendente e per anno fiscale: le prime 10.000 miglia di lavoro dal 6 aprile sono a 55p e tutto ciò che supera è a 25p. L'HMRC somma le miglia di tutti i veicoli che un dipendente usa in quell'anno.
Ecco un esempio inventato. Un dipendente percorre 11.200 miglia di lavoro in un anno. L'importo approvato è 10.000 × 55p = £5.500, più 1.200 × 25p = £300, per un totale di £5.800. Quello che succede dopo dipende da cosa paga l'azienda.
| L'azienda paga | Totale pagato | Rispetto a £5.800 | Risultato |
|---|---|---|---|
| 45p su tutte le miglia | £5.040 | £760 in meno | Il dipendente può chiedere il Mileage Allowance Relief su £760 |
| 55p, poi 25p | £5.800 | Uguale | Niente da dichiarare e nessuna imposta |
| 55p su tutte le miglia | £6.160 | £360 in più | £360 vengono dichiarati su un P11D o aggiunti alla retribuzione, con imposta trattenuta |
Un'azienda che dimentica la seconda fascia finisce nell'ultima riga senza saperlo. È l'errore che il totale progressivo previene.
I contributi National Insurance funzionano in modo diverso. La misura dell'HMRC fissa l'importo escluso dai redditi di Class 1 a 55p a miglio fissi, senza una fascia inferiore. Quindi nell'ultima riga i £360 sono tassabili, ma su questa base non sono soggetti ai contributi National Insurance di Class 1. Verifica con chi gestisce le tue paghe, in particolare se paghi anche un'indennità auto, perché conta per lo stesso limite.
Quali tragitti si possono mettere in un rimborso chilometrico?
In un rimborso chilometrico si possono mettere i tragitti di lavoro, e il normale tragitto casa-lavoro no. Nel lavoro per progetti la domanda è di solito se un cantiere conti come luogo di lavoro temporaneo, cosa che l'HMRC spiega nel booklet 490.
| Tragitto | Rimborsabile nel Regno Unito? | Perché |
|---|---|---|
| Casa al tuo solito ufficio | No | Normale tragitto casa-lavoro |
| Ufficio da un cliente o in cantiere e ritorno | Sì | Viaggio di lavoro |
| Casa a un cantiere temporaneo | Di solito sì | Un luogo in cui vai per un compito di durata limitata è un luogo di lavoro temporaneo |
| Casa a un cantiere per il 40% o più del tuo tempo, per oltre 24 mesi | No | Conta come luogo di lavoro permanente |
| Un lavoro in cantiere prorogato oltre i 24 mesi | Solo fino alla proroga | Diventa permanente dalla data in cui cambiano le aspettative |
| Una deviazione personale lungo il percorso | Non la deviazione | Viaggio privato |
La riga dei 24 mesi interessa le aziende che lavorano in cantiere, comprese quelle dell'edilizia. Il criterio dell'HMRC guarda a cosa ci si aspetta: un progetto previsto per 18 mesi e prorogato a 30 è temporaneo fino alla data della proroga e permanente dopo. Annota quella data nel fascicolo del progetto, perché da quel momento lo stesso tragitto smette di essere rimborsabile.
La tua policy può essere più severa della regola fiscale. Alcune aziende detraggono il normale tragitto da qualsiasi spostamento casa-cantiere per semplificare, e la policy sulle note spese è il posto per dirlo. Fatturare al cliente il tempo trascorso in viaggio è una questione a parte, trattata in fatturare il tempo di viaggio.
Un'azienda può recuperare l'IVA sui chilometri?
Un'azienda britannica registrata ai fini IVA può recuperare l'IVA solo sulla parte di carburante di un'indennità chilometrica, mai sull'intero pagamento. Il VAT Notice 700/64 dice di moltiplicare la componente carburante per la frazione IVA, e l'indennità deve basarsi sulle miglia effettivamente percorse.
Ecco un calcolo inventato con le 150 miglia di sopra, ipotizzando un costo del carburante di 14p a miglio. La componente carburante è 150 × 14p = £21,00. La frazione IVA al 20% è 1/6, quindi l'IVA da recuperare è £3,50. Concorda con il tuo commercialista come fissare la cifra del carburante.
L'avviso indica anche le registrazioni da conservare per ogni dipendente: le miglia percorse, se un tragitto fosse sia di lavoro sia privato, la cilindrata del veicolo, la tariffa dell'indennità e l'IVA richiesta. Servono anche le fatture del carburante, a meno che il carburante sia stato comprato con una carta che hai fornito tu. Quindi aggiungi la cilindrata all'intestazione del modulo e chiedi a chi guida di conservare le ricevute del carburante se pensi di recuperare l'IVA.
Registrare i rimborsi chilometrici in ERPFlow
ERPFlow non ha tracciamento dei chilometri, note spese dei dipendenti né rimborsi, quindi il modulo qui sopra resta in un foglio di calcolo, e così il totale progressivo delle miglia.
Quando paghi una richiesta, registrala come spesa in una categoria tua, come Chilometri, e allega il foglio firmato. Una spesa non è collegata a un cliente né a un lavoro, quindi ERPFlow non totalizza i chilometri per progetto. Lo fa la colonna del progetto del tuo foglio.
Per rifatturare i chilometri a un cliente, aggiungili alla fattura come riga con le miglia come quantità e la tua tariffa come prezzo. Se lo fai spesso, ti evita di riscrivere un servizio con quel nome e il prezzo già impostato.