Ultimo aggiornamento: 6 novembre 2026
Un processo di approvazione dei fogli ore per un'azienda che lavora per progetti ha quattro passaggi: la persona invia la settimana, chi approva controlla le righe, accetta il foglio oppure lo rimanda indietro con un motivo, e la settimana approvata viene bloccata per fatturazione e report. In una piccola azienda bastano una scadenza settimanale e un approvatore indicato per ogni persona.
Chi dovrebbe approvare i fogli ore in un'azienda a progetti?
In un'azienda a progetti, una persona indicata per nome dovrebbe approvare il foglio ore di ciascun dipendente, di norma chi conosce meglio il suo lavoro. Il caso scomodo sono le persone che lavorano su più commesse, e queste sono le soluzioni praticabili:
| Situazione | Chi approva | Nota |
|---|---|---|
| La persona lavora soprattutto sui progetti di un responsabile | Quel responsabile di progetto | La soluzione più semplice |
| La persona lavora per più responsabili | Il responsabile diretto, che chiede ai responsabili di progetto delle righe dubbie | Un solo approvatore evita che le settimane cadano tra due persone |
| Azienda sotto le 10 persone circa | Un amministratore o il responsabile d'ufficio per tutti | Va bene, purché qualcuno controlli anche quella persona |
| Il foglio ore dell'approvatore stesso | Un altro amministratore o il contabile | Nessuno approva il proprio |
| L'approvatore è assente | Un sostituto indicato per nome | Decidilo in anticipo |
Evita che ogni responsabile di progetto approvi solo le proprie righe. Sembra accurato, ma significa che un foglio ore non è mai completo finché tutti non l'hanno guardato, e in una piccola azienda quella settimana sarà ancora in attesa a fine mese.
Che aspetto ha un calendario settimanale di approvazione?
Un calendario settimanale di approvazione fissa un orario per ogni passaggio, così le ore approvate sono pronte prima che partano le fatture. Ecco un esempio da adattare:
| Quando | Chi | Che cosa |
|---|---|---|
| Ogni giorno | Tutti | Registrano le ore |
| Lunedì 10:00 | Tutti | Inviano la settimana scorsa |
| Lunedì 15:00 | Approvatore | Sollecita chi non ha inviato |
| Martedì 17:00 | Approvatore | Approva, o rimanda indietro con un motivo |
| Mercoledì 12:00 | Dipendente | Corregge e invia di nuovo |
| Mercoledì 17:00 | Approvatore | Approvazione finale, e la settimana viene bloccata |
| Primo giorno lavorativo del mese | Amministrazione | Fattura solo dalle settimane bloccate |
Pianifica la fine del mese. Una settimana a cavallo di due mesi va divisa, così gli ultimi giorni possono essere approvati e fatturati con il mese a cui appartengono. Senza, i clienti a ore ricevono una fattura che è sempre in ritardo di una settimana e tutti devono spiegarne il motivo. Queste scadenze devono coincidere con quelle della tua policy sui fogli ore.
Cosa deve controllare chi approva un foglio ore?
Chi approva deve controllare che il foglio ore sia completo e codificato correttamente, e lasciare stare le ore in sé. Scorri ogni volta lo stesso breve elenco:
- Il totale ha senso? Confrontalo con le ore del contratto, le ferie approvate e i giorni festivi.
- Ogni riga è sul progetto e sull'attività giusti? Fai attenzione alle righe interne vaghe.
- Il flag fatturabile è corretto? Un flag sbagliato fa perdere ricavi oppure fattura a un cliente qualcosa che non dovrebbe pagare.
- Il cliente potrebbe leggere la descrizione? Conta solo per le righe che vedrà.
- Qualche lavoro sta superando il budget? Segnalalo al responsabile di progetto e lascia le ore come registrate.
Ecco una settimana inventata che mostra perché conviene. Ben ha un contratto da 40 ore e fattura €95 l'ora sui lavori a ore.
| Riga | Ore | Fatturabile? | Esito del controllo |
|---|---|---|---|
| P-114 Disegni | 18,0 | Sì | Va bene |
| P-118 Disegni | 10,0 | Sì | Va bene |
| Interno: «varie» | 6,0 | No | In realtà revisioni del cliente su P-118 |
| Amministrazione | 3,5 | No | Va bene |
| Totale | 37,5 | 2,5 sotto il contratto |
Interrogato sul divario, Ben si ricorda di un sopralluogo su P-114 e lo aggiunge. Questo porta 8,5 ore in più sui lavori a ore: le 6,0 ricodificate e le 2,5 aggiunte. A €95 sono €807,50 che non sarebbero arrivati in fattura, trovati in pochi minuti. Quelle ore vanno poi nella fattura.
Il controllo da evitare è ridurre le ore perché un lavoro è oltre il budget. Così nascondi lo sforamento a chi ha bisogno di vederlo e ti dai un numero falso da cui preventivare la volta successiva. Se decidi di non fatturare alcune ore, registra quella decisione a parte come svalutazione e lascia il tempo registrato com'era.
Come si rimanda indietro un foglio ore?
Per rimandare indietro un foglio ore, indica la riga, di' cosa sembra sbagliato e dai un termine per correggere. Un vago «controlla questo» torna con gli stessi errori. Questo è un testo da copiare:
Ben, ti rimando indietro la settimana 23. La riga 3 (6 ore, «varie») sembra essere revisioni di P-118, quindi ricodificala per favore. La settimana inoltre totalizza 37,5 contro 40 del contratto, quindi aggiungi ciò che manca o annota perché è corta. Rimandamela entro mercoledì alle 12:00, grazie.
Per un foglio ore che non è arrivato:
Il tuo foglio ore della settimana 23 non è arrivato entro le 10:00 di oggi. Inviamelo per favore entro le 15:00, così P-114 può essere fatturato insieme al resto.
Tieni questi messaggi sul foglio ore. Se qualcuno è sistematicamente in ritardo, parlagli di persona invece di mandare solleciti sempre più severi.
Come si gestiscono le correzioni dopo l'approvazione?
Le correzioni dopo l'approvazione passano da un registro delle modifiche, così le cifre approvate restano affidabili e la cronologia resta visibile. Una volta bloccata una settimana, nessuno la modifica direttamente. Basta un breve registro tenuto accanto ai fogli ore:
| Data | Persona | Settimana | Riga | Prima | Ora | Motivo | Approvato da |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 14 lug | Ben | 27 | P-118 Disegni | 8,0 | 6,0 | 2 ore appartenevano a P-114 | Elin |
| 14 lug | Ben | 27 | P-114 Disegni | 4,0 | 6,0 | Spostate da P-118 | Elin |
Se le ore sono già state fatturate, una modifica al foglio ore non cambia la fattura. Dovrai correggere anche la fattura nel modo corretto, con una nota di credito o un nuovo documento, secondo le regole del tuo paese.
Per bloccare una settimana in un foglio di calcolo, tieni una colonna di stato con Bozza, Inviato, Rimandato o Approvato. Poi proteggi l'intervallo approvato: sia Excel sia Google Fogli possono limitare chi modifica un intervallo. Non è a prova di manomissione, ma evita gli incidenti, e per un'azienda di queste dimensioni è ciò che serve.
Il processo si inceppa in modi prevedibili. Un approvatore che approva solo i totali si lascia sfuggire tutti gli errori di codifica. Approvare solo a fine mese significa che nessuno ricorda cosa fossero le «varie». Un solo approvatore senza sostituto diventa un blocco alle prime ferie. Se l'approvazione richiede più di pochi minuti a persona, di solito il problema sono le descrizioni, quindi correggi quelle alla fonte.
Approvare i fogli ore accanto a ERPFlow
Oggi ERPFlow non ha un timer né i fogli ore. Il tracciamento del tempo, compresa la trasformazione del tempo registrato in fatture, arriverà prossimamente. Nemmeno l'approvazione dei fogli ore è prevista in ERPFlow, quindi gestisci questo processo in un foglio di calcolo usando un modello di foglio ore per il team.
Le ore approvate arrivano poi a mano in ERPFlow. In una fattura una riga è una quantità per un prezzo, quindi inserisci le ore approvate come quantità e la tua tariffa come prezzo, spesso partendo da un servizio con il prezzo già impostato. Una fattura emessa è definitiva, quindi controlla la settimana bloccata prima di emetterla.
Non confonderlo con Ferie, che ha richieste e approvazioni, ma solo per le assenze. Qui è utile perché chi approva può confrontare le righe di assenza di un foglio ore con quanto è stato approvato lì.