Perché ogni persona del team dovrebbe registrare le ore

Ogni persona del team dovrebbe registrare le ore perché costi delle commesse, preventivi e decisioni di assunzione poggiano tutti sul totale delle ore, e un buco nel registro rende sbagliati tutti e tre. Lascia fuori una persona e un lavoro in perdita può sembrare redditizio. La persona lasciata fuori è spesso la più costosa.

Cosa va storto se solo alcuni registrano le ore?

Se solo alcuni registrano le ore, ogni commessa sembra costare meno di quanto sia costata, e porti quell'errore nel preventivo successivo.

Ecco un esempio inventato. Uno studio di design di sei persone ottiene una commessa a forfait da €18.000 e punta a guadagnare €100 per ogni ora impiegata. Il personale registra 150 ore. Il titolare ne dedica circa 60 in più a riunioni con i clienti e revisioni, e non le registra perché «io non sono fatturabile».

È la stessa commessa. La prima riga dice che il prezzo era giusto. La seconda dice che la prossima simile andrebbe preventivata a €21.000, circa il 17% in più. E nella realtà nessuno conoscerebbe quelle 60 ore. Compaiono in questa tabella solo perché l'esempio è inventato.

La guida a ore previste e ore effettive mostra come tenere in corso questo confronto durante una commessa, e forfait o tariffa oraria tratta cosa significa per come fissi i prezzi.

Cosa può decidere un'azienda quando tutti registrano le ore?

Quando tutti registrano le ore, un'azienda può rispondere a diverse domande che altrimenti si reggono su opinioni. Ognuna richiede una fetta diversa dello stesso registro, e ognuna sbaglia a modo suo quando mancano le ore.

L'ultima riga è quella che la gente ha di solito in mente, ed è la più piccola delle sei. Se è la tua preoccupazione principale, leggi dopo come tracciare le ore fatturabili.

Anche il personale non fatturabile deve registrare le ore?

Sì, anche il personale non fatturabile deve registrare le ore, anche se in modo molto più sommario di chi lavora sulle commesse dei clienti. Un contabile o un responsabile d'ufficio ha bisogno di tre o quattro codici, come finanza, ufficio, supporto alle vendite e amministrazione clienti, e di un paio di minuti al giorno.

Le loro ore svolgono due compiti. Distinguono l'essere occupati dall'essere occupati con lavoro pagato, perché un'azienda in cui l'amministrazione è raddoppiata in silenzio si sente uguale a una in cui sono raddoppiate le vendite. Mostrano anche quali clienti costano più di quanto suggerisca la fattura, quando un conto richiede una quantità sproporzionata di solleciti e correzioni. Senza questo, quei clienti sembrano redditizi come gli altri. La guida a ore fatturabili e non fatturabili ha un modo per impostare la distinzione.

Registrare le ore vale quello che costa?

Registrare le ore di solito vale la pena per un'azienda che vende ore o compensi a forfait, e puoi verificarlo con un calcolo sulle tue cifre.

Eccone uno inventato. Sei persone dedicano 5 minuti al giorno a registrare le ore, su 230 giorni lavorativi. Sono 6.900 minuti, cioè 115 ore l'anno. A un costo interno di €50 l'ora, la registrazione costa €5.750 l'anno. La commessa di cui sopra era stata preventivata €3.000 sotto, quindi accorgersi di due come quella all'anno ripaga tutto. Se non riesci a immaginare due commesse così, forse non ti serve.

C'è un'altra verifica. Se nessuno guarderà il registro entro un mese da quando viene scritto, smetti di raccoglierlo finché qualcuno non lo guarderà. Il tempo registrato e mai letto è una tassa sul tuo team.

Come far registrare le ore senza risentimento?

Le persone registrano le ore con regolarità quando vedono a cosa servono e quando lo fa anche chi sta al vertice. In pratica si riduce ad alcune abitudini.

• Inizia dai titolari. Una regola che esenta il capo dice a tutti gli altri che non conta.
• Registra lo stesso giorno. Ricostruire una settimana il venerdì pomeriggio è tirare a indovinare con i decimali.
• Non pretendere una falsa precisione. Il quarto d'ora più vicino basta per la maggior parte dei lavori, e la tabella degli incrementi di fatturazione converte i minuti in unità.
• Mostra i risultati. Una volta al mese, mostra le ore di una commessa a confronto con il suo compenso. Le persone tengono registri che hanno visto usare.
• Non punire mai un numero onesto. Rimprovera qualcuno per aver registrato 30 ore su un lavoro da 20 e la volta dopo ne avrai 20, e da quel momento i costi delle tue commesse saranno sbagliati.

Ecco una formula da adattare per l'annuncio:

Da lunedì tutti registriamo le ore, io compreso. Bastano pochi minuti a fine giornata: progetto, attività e ore. Lo facciamo per dare il giusto prezzo ai lavori e per capire quando ci stiamo caricando di troppo. Non serve a controllare quanto tempo ci mette qualcuno, e nessuno passa guai per un numero onesto.

Poi metti le regole per iscritto con una policy sui fogli ore e usa un modello di foglio ore per il team per l'impostazione.

Registrare le ore in ERPFlow

Oggi ERPFlow non ha un timer né i fogli ore. Il tracciamento del tempo, compresa la trasformazione del tempo registrato in fatture, arriverà prossimamente.

Quello che ERPFlow ha adesso è un campo del tempo impiegato su ogni scheda in Progetti, inserito in ore e minuti. I totali si sommano per progetto e, dove una bacheca è collegata a un cliente, per cliente. Ti dice quanto è costato un lavoro nel complesso. Non registra chi ha impiegato le ore, quindi il registro per persona sostenuto da questa guida deve stare in un foglio di calcolo.

Il tempo registrato non diventa nemmeno righe di fattura. Il lavoro a ore va in fattura come quantità e tariffa che inserisci tu. La guida a come registrare il tempo come membro del team mostra come funzionano le schede.