Ultimo aggiornamento: 6 novembre 2026
Un flusso di lavoro per tracciare il tempo di consulenza che sostiene la fatturazione ha quattro fasi: aprire un codice per ogni incarico prima che inizi il lavoro, registrare il tempo ogni giorno in frasi che il cliente potrebbe leggere, rivedere una bozza di conto prima di ogni fattura e riconciliare ogni mese le ore fatturate, svalutate e non fatturate. Un foglio di calcolo può gestirle tutte e quattro.
La consulenza è più difficile da fatturare della maggior parte del lavoro a ore perché il cliente legge il dettaglio. Un direttore finanziario che vede «Ricerca, 6 ore» chiederà cosa è stato cercato, e un consulente senza una registrazione migliore può solo tirare a indovinare o scontare la riga.
Cosa deve registrare un consulente per ogni blocco di tempo?
La voce di tempo di un consulente richiede la data, la persona, il codice di incarico, la fase, le ore, un indicatore di fatturabilità e una frase leggibile che dica cosa è stato fatto.
| Campo | Esempio | Perché serve alla fatturazione |
|---|---|---|
| Data | 14 aprile | Permette al cliente di associare la voce a una riunione o a un risultato consegnato |
| Persona | Consulente senior | Determina la tariffa |
| Incarico e fase | NORD-2026-01, Analisi iniziale | Mette le ore sulla fattura e sul budget giusti |
| Ore | 3,5 | Nell'incremento di fatturazione indicato dalla tua lettera di incarico |
| Fatturabile | Sì | Mantiene visibile il tempo interno senza addebitarlo |
| Descrizione | Vedi sotto | La parte che il cliente metterà in discussione |
Come impostare un incarico di consulenza prima di registrare il tempo?
Imposta un incarico di consulenza copiando le sue condizioni di fatturazione dalla lettera di incarico su un unico foglio prima che venga registrata la prima ora. La base di fatturazione decide a cosa serve la registrazione del tempo.
| Base di fatturazione | Cosa fa la registrazione del tempo | Cosa tenere d'occhio |
|---|---|---|
| A tempo e materiali | È la prova dietro ogni fattura | La qualità delle descrizioni |
| A tempo e materiali con tetto | Prova, più un avviso anticipato | Ore rimanenti prima del tetto. Avvisa il cliente prima di raggiungerlo |
| Compenso a forfait | Solo interna. Il cliente non la vede | Ore a preventivo e ore effettive, fase per fase |
| Compenso fisso periodico (retainer) | Mostra cosa ha comprato il compenso del mese | Il monte ore e le condizioni di riporto |
Se stai ancora scegliendo fra queste, la guida alla fatturazione a ore e a retainer per consulenti le confronta.
Dai a ogni incarico il proprio codice da un sistema di numerazione dei progetti e crea solo le fasi su cui faresti davvero rendicontazione. Annota la tariffa per ogni livello, il giorno di fatturazione e se il tempo di viaggio è addebitabile. Quando arriva una contestazione sei mesi dopo, questo foglio ti evita di rileggere la lettera.
Come scrivere voci di tempo che un cliente non contesta?
Scrivi ogni voce di tempo come cosa hai fatto, su cosa e a quale scopo. Basta una frase.
| Voce vaga | Voce che un cliente può approvare |
|---|---|
| Ricerca | Confrontate tre rose di candidati ERP rispetto ai requisiti concordati il 3 aprile |
| Riunione | Riunione del comitato di direzione: concordati l'ordine di avvio e due rischi aperti |
| Lavoro sulla relazione | Redatte le sezioni 2 e 3 della relazione sulle opzioni per la revisione di giovedì |
| Amministrazione | Non fatturarla. Registrala su un codice interno |
Due abitudini contano più delle parole. Registra lo stesso giorno, perché una voce scritta una settimana dopo diventa «Ricerca». E tieni un'attività per voce: più attività accorpate in un unico totale si chiamano block billing, e il cliente non può vedere quanto è costata ciascuna. Le linee guida di fatturazione di alcuni clienti aziendali lo rifiutano del tutto.
Che cos'è una revisione prima della fattura e cosa si controlla?
Una revisione prima della fattura è un controllo della bozza di conto: ogni voce non ancora fatturata su un incarico, letta dal responsabile del cliente prima che la fattura parta. Coglie gli errori quando correggerli è ancora gratis, perché una fattura emessa si può correggere solo con un altro documento.
- Codice: ogni voce è sull'incarico e sulla fase giusti?
- Descrizione: saresti a tuo agio a leggerla ad alta voce al cliente?
- Duplicazione: se due persone hanno partecipato a una riunione, la lettera consente a entrambe di addebitare?
- Rifacimenti: il tempo causato da un tuo errore si toglie.
- Tetto: il totale progressivo resta al suo interno?
- Ambito aggiuntivo: c'è un'approvazione scritta per tutto ciò che è fuori dalla lettera?
Tutto ciò che decidi di non addebitare è una svalutazione. Registrala con un motivo invece di cancellare la voce, altrimenti perdi di vista quanto lavoro regali.
Un esempio svolto: un mese, dal registro del tempo alla fattura
Ecco un esempio inventato. Una società di consulenza di due persone fattura un consulente senior a €140 l'ora e un analista a €85, e questa è la revisione prima della fattura per aprile sull'incarico NORD-2026-01.
| Persona | Lavoro | Registrate | Svalutate | Fatturate | Tariffa | Netto |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Senior | Workshop di analisi iniziale | 14,0 | 0 | 14,0 | €140 | €1.960 |
| Senior | Relazione al comitato | 9,5 | 1,5 | 8,0 | €140 | €1.120 |
| Analista | Mappatura dei processi | 31,0 | 0 | 31,0 | €85 | €2.635 |
| Analista | Pulizia dei dati, rifatta dopo un nostro errore | 6,0 | 6,0 | 0 | €85 | €0 |
| Totale | 60,5 | 7,5 | 53,0 | €5.715 |
Ora riconcilia. Le 60,5 ore registrate sono uguali a 53,0 fatturate più 7,5 svalutate, senza resti. Se un mese non chiude a zero, il resto è lavoro non fatturato, e va su un report WIP.
Alle tariffe standard il mese valeva €6.435: 23,5 ore senior e 37 ore analista. La fattura è di €5.715, quindi sono stati regalati €720 e hai fatturato l'88,8% del valore standard. Un mese così significa poco. Un anno di questo su un solo cliente è una conversazione sui prezzi.
La riga di fattura può allora essere breve così, con l'elenco voce per voce allegato se la lettera lo promette:
Mappatura dei processi, fase di analisi iniziale, NORD-2026-01, dal 1° al 30 aprile: 31,0 ore a €85,00
La guida a trasformare le ore fatturabili in una fattura spiega quanto dettaglio mostrare sul conto stesso.
Gestire un incarico di consulenza in ERPFlow
ERPFlow oggi non ha un timer né fogli ore. Il tracciamento del tempo, compresa la trasformazione del tempo registrato in fatture, arriverà prossimamente. Per ora il registro giornaliero e la revisione prima della fattura stanno in un foglio di calcolo o in uno strumento di tempo separato. ERPFlow non ha nemmeno approvazioni del tempo né report del tempo per persona, e un progetto non ha tariffe, tetti o budget.
ERPFlow copre il resto della documentazione di una società di consulenza:
- La proposta: scrivila come preventivo con voci di dettaglio, poi usa Converti in fattura quando arriva il momento di fatturare. I due documenti restano collegati. I clienti non possono accettare online, quindi sei tu a segnare il preventivo come accettato.
- L'incarico: un progetto è una bacheca collegata al cliente, con schede che riportano assegnatari, scadenze, file, commenti e tempo impiegato digitato in ore e minuti. Quei tempi si sommano per progetto e per cliente. Ogni scheda contiene una sola cifra, senza data, e non diventa righe di fattura.
- Le tariffe: crea un servizio per livello, con l'unità impostata su ore e la tariffa oraria. Sulla fattura, scegli il servizio e digita la quantità dal tuo registro. Una riga può avere uno sconto in %, e l'ordine d'acquisto del cliente va in Numero d'ordine.