Come fatturare le spese rimborsabili

Per fatturare una spesa rimborsabile, mettila in fattura come riga a sé, con cosa era, quando è avvenuta e l'importo, al costo o con l'eventuale ricarico concordato. Conserva la ricevuta. Se aggiungere l'IVA dipende dal fatto che sia un riaddebito (di solito sì) o una vera anticipazione (di solito no).

Come devono comparire in fattura le spese rimborsabili?

Le spese rimborsabili devono comparire come righe separate sotto il tuo compenso, ciascuna abbastanza specifica da non far chiedere nulla all'amministrazione del cliente. «Spese: €240» genera domande. Questa no:

Spesa: treno e albergo per la visita in sede del cliente, 11 e 12 marzo 2026, al costo. Ricevute disponibili su richiesta.

Raggruppa le piccole voci se il cliente è d'accordo, ma dai a ogni gruppo un intervallo di date. Se hai applicato un ricarico, non scrivere «al costo» accanto.

Fattura le spese nella stessa fattura del lavoro a cui si riferiscono, o nella prima fattura dopo averle pagate. Una spesa che spunta quattro mesi dopo ha spesso perso il suo posto nel budget del cliente. Il tempo passato in viaggio è una questione separata dal biglietto, e la guida alla fatturazione del tempo di viaggio la tratta.

Si tratta di un riaddebito o di un'anticipazione?

Un riaddebito è un costo sostenuto per svolgere il tuo lavoro, mentre un'anticipazione è un costo pagato esclusivamente per conto del cliente. La differenza decide l'IVA.

La maggior parte delle spese aziendali sono riaddebiti, comunque la fattura le chiami. L'esempio dell'HMRC è un consulente che vola alla sede di un cliente: il biglietto non può essere un'anticipazione, perché la prestazione della compagnia aerea era a favore del consulente (Notice 700, paragrafo 25.1.3). Nel Regno Unito devono essere soddisfatte tutte le condizioni dell'HMRC per trattare qualcosa come anticipazione. Nell'UE la regola è l'articolo 79 della direttiva IVA: il denaro deve essere speso in nome del cliente e per suo conto, e devi dimostrare l'importo effettivo e non puoi detrarre l'IVA su di esso.

L'aspetto fiscale ha una guida a parte: IVA su spese rimborsabili e anticipazioni. Il resto di questa riguarda come portarlo in fattura.

Una fattura svolta con un compenso, un riaddebito e un'anticipazione

Ecco un esempio inventato, con IVA al 20% per semplificare i calcoli. Un consulente fattura un compenso, riaddebita le spese di viaggio e gira un costo di pratica edilizia pagato per conto del cliente.

Come evitare di addebitare l'IVA sull'IVA?

Eviti di addebitare l'IVA sull'IVA riaddebitando il costo al netto dell'IVA che puoi detrarre, poi aggiungendo la tua IVA sopra. È l'errore più comune su una riga di spesa. Prendi una ricevuta d'albergo inventata da €120 che include €20 di IVA.

La seconda riga è corretta, e sorprende. Alcuni paesi limitano la detrazione dell'IVA su alberghi e pasti, e allora l'intero importo di €120 è un tuo costo e sulla riga si applica comunque la tua IVA. Chiedi al commercialista quali costi puoi detrarre.

L'ultima riga è quella da evitare. Il cliente paga €24 di troppo, e un'amministrazione attenta la rimanderà indietro.

Al costo o con un ricarico?

Al costo è l'impostazione abituale per le spese rimborsabili, e un ricarico va bene se il cliente l'ha concordato per iscritto. Un ricarico è ragionevole quando sostieni un costo reale anticipando il denaro o gestendo un fornitore. Sui €240 qui sopra, il 10% porta la riga a €264, con €52,80 di IVA. Qualunque cosa scegli, indicala prima di spendere:

Spese: viaggi e altri costi necessari a questo lavoro sono fatturati al costo, senza ricarico, nella fattura del mese in cui si sostengono. Ogni singolo costo superiore a €100 richiede prima la vostra approvazione scritta. Le ricevute sono disponibili su richiesta.

La riga sull'approvazione evita la maggior parte delle discussioni. Senza, chiedi al cliente di approvare un albergo da €600 dopo il soggiorno.

Gli errori che ti fanno perdere denaro

• Dimenticarla. Di solito il motivo è che il costo sta nell'estratto della carta e la fattura sta altrove. Controlla le tue spese prima di inviare ogni fattura.
• Perdere la ricevuta. Nessuna ricevuta può significare nessuna detrazione dell'IVA e nessuna risposta quando il cliente chiede.
• Detrarre l'IVA su un'anticipazione. Non puoi fare entrambe le cose.
• Confondere il riaddebito con i rimborsi ai dipendenti. Rimborsare un dipendente che ha anticipato un costo è un lavoro a parte, qualunque cosa tu poi fatturi al cliente. Vedi la politica sui rimborsi spese.

Riaddebitare una spesa in ERPFlow

In ERPFlow le spese non sono collegate a clienti o lavori, quindi riaddebitare un costo è una riga che digiti sulla fattura. ERPFlow non può portare una spesa in una fattura, segnalarne una come non fatturata né mostrare costo o margine per cliente.

Quindi fai due cose. Registra il costo in Spese, con categoria, fornitore, IVA e la ricevuta allegata. Poi digita la riga sulla fattura: descrizione, quantità, prezzo e aliquota fiscale, o nessuna imposta per un'anticipazione. Aggiungi il numero della fattura alla descrizione della spesa, così vedi a colpo d'occhio che è stata fatturata.

I file allegati a una fattura sono interni e non vengono inviati al cliente, quindi se un cliente vuole le ricevute, mandale a parte.

ERPFlow non ha note spese dei dipendenti né rimborsi, né rilevazione dei chilometri né scansione delle ricevute.