Ultimo aggiornamento: 6 novembre 2026
Per tracciare le ore fatturabili e non fatturabili, registra tutto il tuo tempo di lavoro e non solo la parte addebitabile, segna ogni voce come fatturabile o no e dai alle voci non fatturabili un breve codice motivo. A fine mese puoi così vedere quante ore hanno prodotto reddito e dove sono finite le altre.
Qual è la differenza tra ore fatturabili e non fatturabili?
Le ore fatturabili sono il tempo che puoi addebitare a un cliente in base all'accordo che hai con lui. Le ore non fatturabili sono tutto il resto che lavori, e comprendono sia una parte del lavoro per i clienti sia attività interne come vendite e amministrazione.
È l'accordo a tracciare il confine, quindi la stessa attività può cadere da parti diverse per clienti diversi. Una telefonata addebitabile in una commessa a ore può essere inclusa nel compenso in un accordo con compenso fisso periodico.
Questa attività è fatturabile? Una tabella decisionale
| Attività | Di solito | Cosa decide |
|---|---|---|
| Svolgere il lavoro concordato | Fatturabile | Niente, questo è il lavoro |
| Telefonate ed e-mail sulla commessa | Fatturabile | Alcuni compensi includono un livello di contatto |
| Ricerche per la commessa di un cliente | Fatturabile | Le letture generali utili a tutti i clienti non lo sono |
| Modifiche richieste dal cliente | Fatturabile | Se sono fuori dall'ambito concordato e approvate per iscritto |
| Correggere un tuo errore | Non fatturabile | Niente, il cliente non deve pagarlo |
| Trasferte | Dipende | Il tuo preventivo. Vedi fatturare il tempo di viaggio |
| Scrivere un preventivo o una proposta | Non fatturabile | Una fase di definizione a pagamento è l'eccezione |
| Imparare uno strumento necessario alla commessa | Di solito non fatturabile | Fatturabile solo se il cliente lo ha chiesto e ha accettato |
| Preparare e sollecitare le fatture | Non fatturabile | Niente |
| Riunioni interne, formazione, amministrazione | Non fatturabile | Niente |
Per un'attività che non è nell'elenco, chiediti se la commessa di questo cliente la richiedeva, se il tuo accordo ti permette di addebitarla e se saresti a tuo agio nel descriverla su una riga della sua fattura. Un no a una qualsiasi di queste domande la rende non fatturabile.
Come si imposta il tracciamento?
Aggiungi due colonne al tuo registro delle ore: Fatturabile (Sì o No) e Motivo. Tieni breve l'elenco dei motivi, perché con venti codici tutto finisce sotto «Altro».
| Motivo | Da usare per | Indicare il cliente? |
|---|---|---|
| Rifacimento | Correggere un tuo errore | Sì |
| Cortesia | Lavoro extra che hai scelto di non addebitare | Sì |
| Vendite | Preventivi, proposte, incontri con potenziali clienti | Se ce n'è uno |
| Amministrazione | Fatturazione, contabilità, pianificazione | No |
| Formazione | Corsi, letture, pratica | No |
Indica il cliente sul lavoro non fatturabile fatto per un cliente. Il rifacimento su una commessa fa parte di quanto è davvero costata quella commessa, e ti servirà quando calcolerai il prezzo della prossima.
Segna ogni voce quando la registri, perché chi fa il lavoro sa meglio di chiunque altro se è stato un rifacimento. Se le tue colonne sono intervalli con nome, il totale fatturabile di un mese in un foglio di calcolo è =SUMIFS(Hours, Month, "2026-03", Billable, "Yes"), e la stessa formula con Reason ti dà ciascun codice.
Un esempio svolto: leggere i numeri di un mese
Ecco un esempio inventato. Un consulente che applica €90 l'ora registra 160 ore a marzo.
| Categoria | Ore | Quota | Valore a €90 | Cosa chiedersi |
|---|---|---|---|---|
| Fatturabili | 104 | 65,00% | €9.360 | È stato tutto fatturato? |
| Rifacimento | 8 | 5,00% | €720 | Cosa è andato storto, e su quale commessa? |
| Cortesia | 4 | 2,50% | €360 | Era voluto? |
| Vendite | 18 | 11,25% | Arriva lavoro come risultato? | |
| Amministrazione | 16 | 10,00% | Cosa si può tagliare o delegare? | |
| Formazione | 10 | 6,25% | Era pianificata? | |
| Totale | 160 | 100,00% |
Rifacimento e cortesia sono le righe da leggere per prime. Insieme sono 12 ore di lavoro per i clienti che valgono €1.080 alla tariffa normale e non hanno reso nulla. Se registri solo il tempo fatturabile, questa cifra non esiste.
Il 65% è una quota delle ore registrate. Alimenta direttamente una tariffa di vendita oraria, ma non è esattamente la stessa misura del tasso di utilizzo, che di solito si calcola sulle ore disponibili. La guida al tasso di utilizzo e ore fatturabili spiega la differenza.
Quando un'ora fatturabile diventa una svalutazione?
Un'ora fatturabile diventa una svalutazione quando intendevi addebitarla e poi decidi di addebitare meno. Il tempo non fatturabile non era mai destinato a essere addebitato, quindi i due casi devono restare distinti nei tuoi registri.
Tieni quelle ore segnate come fatturabili e registra la riduzione come svalutazione al momento della fatturazione. Se le riclassifichi in silenzio come non fatturabili, il registro non può più mostrare che la commessa ha sforato. Svalutazione e perdita su crediti spiega come registrare ciascuna.
Gli errori che rendono inutili i numeri
- Registrare solo il tempo fatturabile. Ottieni quanto serve per le fatture e non impari nulla sul resto della settimana.
- «Altro» come motivo. Se supera una o due righe al mese, ti serve un nuovo codice.
- Puntare a zero tempo non fatturabile. Vendite e formazione tengono in vita l'azienda. L'obiettivo è una quota sensata.
- Punire le persone per la cifra. Se lo fai, il tempo non fatturabile verrà registrato come fatturabile, o non verrà più registrato.
Separare il tempo fatturabile in ERPFlow
ERPFlow oggi non ha un timer né fogli ore. Il tracciamento del tempo, compresa la trasformazione del tempo registrato in fatture, arriverà prossimamente. Una scheda in Progetti ha un campo Tempo impiegato digitato, e non ha indicatore di fatturabilità, codice motivo né report per persona.
Puoi comunque dividere il tempo con le bacheche, perché i totali si sommano per bacheca. Tieni il lavoro addebitabile su bacheche collegate a un cliente, e metti vendite, amministrazione, formazione e lavoro non addebitato per i clienti su una bacheca interna senza cliente. La pagina del cliente mostra allora il tempo addebitabile di ogni bacheca collegata, con un totale.
È una convenzione, non un report. Il tempo su una scheda non ha una data, quindi il totale di una bacheca non può dirti cosa è successo a marzo, e l'esempio svolto qui sopra resta materia da foglio di calcolo. Le ore fatturate esistono solo quando qualcuno le digita su una fattura.