Ultimo aggiornamento: 6 novembre 2026
Un report delle ore per attività mostra quante ore ogni persona ha dedicato a ciascun tipo di lavoro in un dato mese, con i totali. Lo costruisci dalle righe dei fogli ore che riportano una data, una persona, un progetto e un codice attività, con una tabella pivot. Confronta qualche mese e vedi dove le ore stanno scivolando.
Che aspetto ha un report delle ore per attività?
Un report delle ore per attività ha le attività come righe, le persone come colonne, e un totale e una percentuale a destra. Eccone uno inventato per marzo, di uno studio di design di tre persone con un part-time:
| Attività | Anna | Ben | Carla | Totale | Quota |
|---|---|---|---|---|---|
| Disegni | 62 | 96 | 60 | 218 | 49,5% |
| Revisioni | 24 | 40 | 34 | 98 | 22,3% |
| Proposte | 30 | 0 | 10 | 40 | 9,1% |
| Riunioni con i clienti | 18 | 6 | 8 | 32 | 7,3% |
| Amministrazione | 14 | 8 | 8 | 30 | 6,8% |
| Sopralluoghi | 12 | 10 | 0 | 22 | 5,0% |
| Totale | 160 | 160 | 120 | 440 | 100% |
Leggere in orizzontale ti dice chi fa cosa. Anna si fa carico di tre quarti delle proposte e di più della metà dei sopralluoghi. Leggere in verticale ti dice come è stato speso il mese di una persona. Ben ha dedicato un quarto del suo alle revisioni.
Lavori diversi richiedono tagli diversi degli stessi dati, quindi non confondere questo report con ore previste e ore effettive, che confronta le ore con il piano di un lavoro, né con il tasso di utilizzo, che misura la quota fatturabile.
Come si leggono le ore per attività mese per mese?
Per leggere le ore per attività mese per mese, metti la quota di ogni attività in una riga e cerca un andamento costante più che un singolo mese strano. Una quota corregge i mesi con più o meno ore, cosa che le ore grezze non fanno.
Ecco lo stesso studio inventato, seguendo un'attività per quattro mesi:
| Gen | Feb | Mar | Apr | |
|---|---|---|---|---|
| Ore totali | 430 | 410 | 440 | 420 |
| Revisioni, ore | 52 | 61 | 98 | 109 |
| Revisioni, quota | 12,1% | 14,9% | 22,3% | 26,0% |
Le revisioni sono più che raddoppiate mentre le ore totali sono rimaste stabili. Le 109 ore di aprile sono 57 in più delle 52 di gennaio. A un costo interno inventato di €60 l'ora, sono €3.420 di costo in più in un mese, e nei lavori a forfait nessuno li paga. Nessun report di commessa lo mostra, perché ogni singolo lavoro sembra sforare solo di poco.
Il rimedio di solito è commerciale. Ottieni l'approvazione a ogni fase e fai pagare le modifiche successive. La guida ai servizi aggiuntivi spiega come concordarli e fatturarli.
| Cosa vedi | Cosa significa spesso | Cosa provare |
|---|---|---|
| Revisioni in aumento | Le approvazioni sono deboli, o il brief cambia dopo di esse | Approvazioni per fase e addebito delle modifiche successive |
| Molte proposte, poche vinte | Fai preventivi per lavori che non otterrai | Seleziona le richieste prima di scriverle |
| Una persona tiene la maggior parte delle riunioni | Un collo di bottiglia, o un lavoro che dipende da una persona | Coinvolgi qualcun altro nel contatto con i clienti |
| Amministrazione in crescita su chi produce ricavi | Lavoro che potrebbe fare qualcun altro | Spostalo, o assumi per farlo |
| Un'attività che quasi nessuno usa | Il codice non è utile | Unificalo |
Sono punti di partenza, non diagnosi. Chiedi alla persona prima di decidere cosa significa un numero.
Come si costruisce un report delle ore per attività?
Un report delle ore per attività si costruisce tenendo una riga per ogni riga di foglio ore e riassumendole, mai scrivendo a mano i totali in una tabella mensile. Un elenco piatto si può tagliare in qualsiasi modo in seguito, mentre un riepilogo non si può più smontare.
| Data | Mese | Persona | Progetto | Attività | Ore |
|---|---|---|---|---|---|
| 02/03/2026 | 2026-03 | Anna | P-114 | Disegni | 4,5 |
| 02/03/2026 | 2026-03 | Anna | P-118 | Riunioni con i clienti | 1,5 |
| 02/03/2026 | 2026-03 | Ben | P-114 | Revisioni | 7,0 |
| 03/03/2026 | 2026-03 | Carla | Interno | Amministrazione | 1,0 |
La colonna Mese è una formula, come =TEXT(A2,"yyyy-mm"), così nessuno la digita. Poi inserisci una tabella pivot con Attività come righe, Persona come colonne, Ore come valori e Mese come filtro, oppure usa una formula per ogni cella:
=SUMIFS(Hours, Person, "Anna", Task, "Disegni", Month, "2026-03")
Usa un menu a tendina per la colonna Attività. Una tabella pivot tratta «Revisioni», «revisioni» e «Revisione» come attività diverse, e questo danneggia questi report più di ogni altra cosa. Il modello di foglio ore per il team ha un'impostazione settimanale da cui raccogliere queste righe.
Quanti codici attività conviene avere?
Tra 6 e 12 codici attività, condivisi da tutti i progetti, è un intervallo sensato per una piccola azienda. Il criterio per ogni codice è se sai dire quale decisione cambierebbe. «Revisioni» lo supera, perché un numero alto cambia il modo in cui approvi le fasi. «Stampa» di solito no, perché non farai nulla di diverso qualunque cosa dica.
Usa gli stessi codici su ogni progetto e tieni il progetto in una colonna a parte. Un codice come «Disegni Riverside» mescola le due cose e non riuscirai mai a sommare i disegni tra i vari lavori. Includi un codice Amministrazione, altrimenti quel tempo resta nascosto dentro il lavoro per un cliente che le persone avevano aperto in quel momento. Poi lascia l'elenco com'è per qualche mese, perché un codice rinominato a metà rompe il confronto che stai costruendo.
Ricavare le ore per attività da ERPFlow
ERPFlow non ha un report delle ore per attività né report del tempo per persona. Oggi ERPFlow non ha un timer né i fogli ore. Il tracciamento del tempo, compresa la trasformazione del tempo registrato in fatture, arriverà prossimamente, ma non comprende un report come questo, quindi il metodo qui sopra resta in un foglio di calcolo.
La cosa più vicina oggi è il campo del tempo impiegato su una scheda in Progetti, inserito in ore e minuti. Se ogni scheda è un'attività, ottieni un totale per attività. L'elenco delle bacheche totalizza il tempo per progetto, e la pagina del cliente lo totalizza su tutte le sue bacheche.
Puoi anche esportare le schede in CSV, con titolo, descrizione, progetto, colonna, scadenza e tempo impiegato in minuti. Il file non comprende gli assegnatari né le date, perché una scheda contiene un totale progressivo e non registrazioni datate. Quindi vedi il tempo per scheda, ma non chi lo ha impiegato né in quale mese. Per avere una cifra mensile approssimativa per scheda, esporta a ogni fine mese e sottrai i minuti del file precedente da quelli del file attuale.