Come fatturare a clienti esteri

Per fatturare a un cliente estero, stabilisci dove viene tassata la vendita, poi emetti una normale fattura con la denominazione legale del cliente e il suo numero fiscale, il corretto trattamento dell'imposta, la valuta indicata e i dati bancari completi. Beni e servizi seguono regole diverse, e conta più il fatto che il cliente sia un'azienda che la distanza a cui si trova.

Questa guida è scritta dal punto di vista di un venditore UE registrato ai fini IVA, con il Regno Unito più avanti. Se vendi da un altro Paese, decidono le regole del tuo Paese su cosa addebitare, anche se le domande da porsi sono le stesse.

Quando si applica l'IVA fatturando a un cliente estero?

Se applichi l'IVA su una fattura estera dipende da cosa vendi, dal fatto che il cliente sia un'azienda e dal fatto che si trovi nell'UE. Queste sono le risposte abituali per un venditore UE registrato ai fini IVA.

I numeri degli articoli rimandano alla direttiva IVA dell'UE. La cifra di €10.000 è la soglia valida in tutta l'UE e conta insieme servizi digitali e beni spediti ai consumatori. Si applica ai venditori stabiliti in un solo Paese UE e verifica l'anno civile in corso e quello precedente (l'agenzia fiscale irlandese Revenue illustra le condizioni).

Alcuni servizi non seguono questa tabella. I lavori su terreni o fabbricati, l'ingresso a eventi, il trasporto di passeggeri, la ristorazione e il catering hanno regole proprie negli articoli da 47 a 55 e sono spesso tassati dove si svolgono. Controllali prima di affidarti alla tabella.

Cosa deve contenere una fattura a un cliente estero?

Una fattura a un cliente estero richiede tutto ciò che contiene una fattura nazionale, elencato nella nostra guida ai campi della fattura con IVA, più i dati che sostengono il trattamento fiscale e ti fanno pagare.

• Denominazione legale, indirizzo e Paese del cliente. L'azienda del contratto, non la persona di contatto che ti ha scritto.
• Il numero fiscale del cliente. L'articolo 226, punto 4, richiede il numero di partita IVA di un cliente UE quando è il cliente a dover versare l'IVA. Fuori dall'UE, un numero di partita IVA o analogo numero d'impresa fa parte della prova che il cliente è un'azienda, ai sensi dell'articolo 18, paragrafo 3, del regolamento di esecuzione 282/2011.
• Una riga che spiega l'imposta. Un'IVA a zero senza motivazione sembra un errore. La guida alla dicitura dell'inversione contabile contiene un testo da copiare.
• Una data che nessuno possa leggere male. Scrivi «3 aprile 2026». Negli Stati Uniti 03/04/2026 significa 4 marzo.
• Il codice della valuta. «USD 3,000.00» è chiaro. Un semplice simbolo del dollaro può indicare dollari americani, canadesi o australiani.
• Coordinate bancarie che funzionano all'estero. Indica IBAN e BIC/SWIFT e chi paga le commissioni bancarie.
• Il loro riferimento. Le aziende più grandi spesso non possono pagare senza un numero d'ordine d'acquisto.

Di norma si applicano le regole di fatturazione del tuo Paese quando è il cliente a gestire l'IVA, o quando la vendita avviene fuori dall'UE (articolo 219 bis). Segui quindi il formato del tuo Paese, non quello del cliente.

Come si scrive una fattura a un cliente fuori dall'UE?

Una fattura a un'azienda fuori dall'UE di solito non porta IVA e riporta una riga che ne spiega il motivo. Il diritto UE non fissa una dicitura per questo caso, quindi verifica cosa si aspetta la tua amministrazione fiscale. Una frase semplice è un buon punto di partenza:

IVA UE non applicata. Servizi resi a un'azienda stabilita fuori dall'UE (articolo 44, direttiva 2006/112/CE).

Per i beni la frase cambia:

Operazione esente da IVA: esportazione di beni fuori dall'UE (articolo 146, direttiva 2006/112/CE).

Conserva le prove che stanno dietro quella frase. Per i servizi significa la prova che il cliente esercita un'attività d'impresa. Per i beni significa la prova che sono usciti dall'UE, come un documento di trasporto o una registrazione doganale. I beni che attraversano una frontiera doganale richiedono anche una fattura commerciale.

Altre due cose possono coglierti di sorpresa. Un Paese UE può scegliere di applicare l'IVA a un servizio effettivamente utilizzato nel suo territorio, anche se il cliente è all'estero (articolo 59 bis). E alcuni Paesi obbligano il cliente a trattenere l'imposta sul reddito dai pagamenti per servizi. Informati prima di fare il preventivo, perché una ritenuta del 10% su €3.000 ti lascia €2.700. Una convenzione contro le doppie imposizioni può ridurla, di solito in cambio di un certificato di residenza fiscale.

Come si fattura a un cliente del Regno Unito dall'UE?

Ai fini IVA un cliente britannico è un cliente fuori dall'UE. Il servizio VIES della Commissione europea ha smesso di convalidare i numeri di partita IVA GB il 1° gennaio 2021, quindi usa invece il servizio HMRC Check a UK VAT number. Un'azienda britannica che acquista i tuoi servizi assolve l'IVA britannica con la propria inversione contabile, e i tuoi beni sono un'esportazione dall'UE.

L'Irlanda del Nord è l'eccezione, solo per i beni. Un'azienda che commercia beni secondo il Windsor Framework usa un numero di partita IVA con prefisso XI, che VIES verifica. I servizi non rientrano in quelle disposizioni.

Se il venditore sei tu nel Regno Unito, il quadro si capovolge. La Notice 741A di HMRC considera la maggior parte dei servizi resi a un'azienda estera come prestati dove si trova il cliente, quindi fuori campo IVA britannica, e il numero di partita IVA di un cliente UE è la miglior prova che esercita un'attività d'impresa. I beni spediti dalla Gran Bretagna verso l'UE seguono le regole sulle esportazioni della Notice 703.

Un esempio svolto: tre clienti, un mese

Ecco un esempio inventato. Uno studio di design dell'UE, registrato ai fini IVA con aliquota nazionale del 20%, fattura €3.000 di lavoro di design a ciascuno di tre clienti.

Solo la terza fattura aumenta l'IVA che lo studio deve versare. La vendita in Germania va inoltre nell'elenco riepilogativo EC Sales List dello studio. La vendita in Spagna non conta ai fini della soglia di €10.000, perché il lavoro di un designer non è un servizio prestato per via elettronica. L'articolo 7 del regolamento di esecuzione riserva questa espressione ai servizi essenzialmente automatizzati, quindi inviare i file via e-mail non cambia la risposta.

Fatturare a clienti esteri in ERPFlow

In ERPFlow, la partita IVA del cliente si trova nella scheda del cliente e viene stampata accanto alla tua sul PDF della fattura. Entrambe vengono bloccate quando emetti la fattura, quindi le modifiche successive alla scheda non la toccano.

• L'imposta la scegli per ogni riga. Una nuova riga parte con la tua aliquota predefinita, quindi cambiala per una vendita transfrontaliera. ERPFlow non sceglie l'aliquota in base al Paese del cliente. Le aliquote fiscali possono avere il tipo inversione contabile, esente o aliquota zero. Il tipo è un'etichetta e il calcolo lo fa la percentuale, quindi le crei allo 0%.
• Il numero di aliquote dipende dal piano: una con Free, due con Starter, tre con Growth e illimitate con Business ed Enterprise.
• La frase esplicativa va nelle Note, che vengono stampate sul PDF.
• La valuta estera richiede un piano a pagamento. Il multivaluta offre una valuta aggiuntiva con Growth e un numero qualsiasi con Business ed Enterprise. Free e Starter fatturano solo nella valuta di base.
• Il PDF è disponibile in 19 lingue, impostabili su ogni fattura.

ERPFlow non ha una verifica su VIES e non presenta dichiarazioni IVA, elenchi EC Sales List né dichiarazioni One Stop Shop. Le fatture si esportano come XML Peppol BIS Billing 3.0, che passi al tuo operatore di fatturazione elettronica. ERPFlow non le invia da solo sulla rete Peppol.