Ultimo aggiornamento: 6 novembre 2026
Norme e cifre tratte da altre fonti, verificate il 6 novembre 2026. Cambiano nel tempo, quindi controlla la fonte prima di fare affidamento su di esse.
Informazioni generali, non consulenza fiscale o legale. Le regole dipendono dal tuo paese e dalla tua situazione: per tutto ciò che ha conseguenze fiscali o legali chiedi al tuo commercialista.
Una policy sui fogli ore per un'azienda che lavora per progetti dice chi registra il tempo, in che unità, entro quando, su quali codici, chi approva e come si correggono gli errori. Sta in una pagina. L'esempio qui sotto è pronto da copiare: cambia le parole tra parentesi e verifica i punti sull'orario di lavoro con la legge del tuo paese.
Cosa deve coprire una policy sui fogli ore?
Una policy sui fogli ore deve coprire le decisioni che le persone altrimenti prenderebbero in modo diverso l'una dall'altra. Questi valori predefiniti vanno bene per un'azienda di 5-20 persone circa, e l'esempio più sotto li usa.
| Decisione | Valore predefinito sensato |
|---|---|
| Chi registra | Tutti, amministratori compresi |
| Unità | 15 minuti, oppure 6 se lo richiede il contratto di un cliente |
| Quando si registra | Ogni giorno |
| Quando si invia | Alle 10:00 del primo giorno lavorativo della settimana successiva |
| Chi approva | Un solo responsabile indicato per ogni persona |
| Modifiche dopo l'approvazione | Solo con un motivo registrato |
Se stai ancora cercando di spiegare perché registrare il tempo, parti da perché ogni persona del team dovrebbe registrare le ore.
Esempio di policy sui fogli ore da copiare
Questo esempio di policy sui fogli ore è scritto per un'azienda inventata. Sostituisci le parentesi, elimina ciò che non serve e fai leggere il testo a qualcuno che conosca il diritto del lavoro del tuo paese prima di diffonderlo.
1. A chi si applica. A tutti quelli che lavorano per [Azienda], amministratori e personale part-time compresi. I collaboratori esterni che ci fatturano a ore seguono i punti da 3 a 6.
2. Cosa registrare. Registra tutto il tempo che lavori, fatturabile o no, su un codice di progetto o su un codice interno. Se l'hai lavorato, registralo, comprese le ore oltre l'orario previsto dal contratto.
3. Come registrarlo. Registra al quarto d'ora più vicino. Ogni riga ha un codice, un'attività e le ore. Non arrotondare una giornata per eccesso o per difetto per raggiungere un obiettivo.
4. Descrizioni. Sulle righe fatturabili scrivi qualcosa che il cliente possa leggere: «Layout del livello 2 rivisto dopo i commenti del cliente», non «disegni».
5. Scadenze. Registra ogni giorno. Invia la tua settimana entro le 10:00 del primo giorno lavorativo della settimana successiva. Se sarai assente, invia prima di partire.
6. Codici interni. Usa AMMIN, VENDITE, FORMAZIONE o FERIE. Chiedi a [nome] prima di aggiungerne uno nuovo. Non mettere mai lavoro interno sul codice di un cliente.
7. Straordinari. Concorda gli straordinari con il tuo responsabile prima di farli. Se capitano comunque, registrali. Un'ora non concordata è comunque un'ora che hai lavorato.
8. Approvazione. [Approvatore] controlla il tuo foglio ore entro la fine di [giorno]. Se ti torna indietro, la nota dirà perché. Correggilo e invialo di nuovo entro un giorno lavorativo.
9. Correzioni. Modifica liberamente le tue righe finché non invii. Dopo l'approvazione, chiedi a [Approvatore]. Registriamo la cifra vecchia, quella nuova, il motivo e la data, e nessuno cambia le tue ore senza dirtelo.
10. Come usiamo i fogli ore. Li usiamo per fatturare ai clienti, per calcolare costi e prezzi dei progetti, per pianificare i carichi di lavoro e per tenere le registrazioni dell'orario di lavoro. Il tuo approvatore, i responsabili di progetto e [amministrazione] possono vedere le tue ore. Le conserviamo per [periodo]. Non le usiamo per controllare come passi ogni minuto della giornata.
11. Fogli ore in ritardo. Ti manderemo un promemoria lo stesso giorno. I ritardi ripetuti sono una questione per il tuo responsabile. Un foglio ore in ritardo non impedisce il pagamento del tuo stipendio.
I punti su approvazione e correzione sono un processo a sé, e il processo di approvazione dei fogli ore spiega come gestirli settimana dopo settimana.
Un foglio ore è la stessa cosa di una registrazione dell'orario di lavoro?
Un foglio ore non è in automatico una registrazione dell'orario di lavoro, anche se un solo documento può svolgere entrambe le funzioni se è progettato per farlo.
Nell'UE, la Corte di giustizia ha stabilito nella causa C-55/18, CCOO contro Deutsche Bank (14 maggio 2019) che gli Stati membri devono imporre ai datori di lavoro di istituire «un sistema oggettivo, affidabile e accessibile» che misuri l'orario di lavoro giornaliero di ogni lavoratore. Ogni Stato membro decide la forma di quel sistema, quindi i dettagli stanno nella tua legge nazionale.
In Gran Bretagna, la regolamentazione 9 dei Working Time Regulations 1998 richiede registrazioni adeguate a dimostrare il rispetto dei limiti dell'orario di lavoro, conservate per due anni. Dal 1° gennaio 2024 un datore di lavoro non deve registrare le ore giornaliere di ogni lavoratore se può dimostrare il rispetto dei limiti senza farlo.
Il criterio pratico è semplice. Un foglio ore di progetto può servire da registrazione dell'orario di lavoro solo se cattura tutte le ore effettivamente lavorate, compresi gli straordinari che nessuno fatturerà mai. Un foglio con un tetto di 8 ore al giorno, o precompilato con le ore del contratto, non lo soddisfa. Per questo il punto 2 dice di registrare tutto.
I fogli ore sono anche dati personali ai sensi del GDPR. Al personale va detto perché raccogli le sue ore, chi le vede e per quanto tempo le conservi, ed è a questo che serve il punto 10. I tempi di conservazione variano con lo scopo, perché le regole fiscali e dei contratti con i clienti possono durare più di quelle sull'orario di lavoro, quindi chiedi al tuo commercialista prima di compilare quella parentesi.
Quanto deve essere rigida una policy sui fogli ore?
Una policy sui fogli ore deve essere rigida quanto richiede la tua fatturazione, e non di più. L'azienda che manda le ore ai clienti ha bisogno di molto più dettaglio per riga di una che calcola solo i costi dei propri lavori.
| Come fatturi | Unità | Dettaglio della riga | Perché |
|---|---|---|---|
| A ore, il cliente vede le ore | 6 o 15 minuti | Leggibile dal cliente | Il foglio ore sostiene la fattura |
| Compenso a forfait per fase | 15 o 30 minuti | Fase e attività | Ti serve il costo per fase, non un racconto |
| Compenso mensile periodico | 15 minuti | Cliente e attività | Confronti le ore con ciò che copre il compenso |
| Un misto di questi | Il più rigido, per tutti | Leggibile dal cliente | Le persone non cambiano abitudini da un lavoro all'altro |
Per l'unità, la tabella degli incrementi di fatturazione mostra cosa fa ogni scelta a una fattura. Per il modello di fatturazione, vedi consulente: tariffa oraria o compenso periodico.
Quali errori in una policy sui fogli ore creano più guai?
Gli errori in una policy sui fogli ore che creano più guai sono quelli che rendono sbagliati i numeri senza che nessuno se ne accorga.
- Esentare gli amministratori. Le loro ore sono spesso le più costose dell'azienda, e tutti gli altri notano l'esenzione.
- «Niente foglio ore, niente stipendio». Sembra un deterrente efficace, e in molti paesi è un problema legale. Sollecita il foglio ore e paga lo stipendio.
- Quaranta codici. Le persone scelgono il primo che sembra vicino e il report non significa niente. Aggiungi un codice solo quando sai dire quale decisione cambierà.
- Trattare uno sforamento come una mancanza disciplinare. Le persone reagiscono limando le ore, e da quel momento i costi delle commesse sono sbagliati. Uno sforamento è un'informazione sul preventivo.
- Una policy che nessuno fa rispettare. Se i fogli ore restano non letti per un mese, l'azienda ha detto alle persone che non contano. Usa un semplice modello di foglio ore per il team e controllalo ogni settimana.
Usare una policy sui fogli ore insieme a ERPFlow
Oggi ERPFlow non ha un timer né i fogli ore. Il tracciamento del tempo, compresa la trasformazione del tempo registrato in fatture, arriverà prossimamente. ERPFlow non ha nemmeno approvazioni dei fogli ore, quindi questa policy funziona su un foglio di calcolo e non dipende da nessun software in particolare.
Alcune cose di ERPFlow le stanno accanto. Una scheda in Progetti ha un campo del tempo impiegato inserito in ore e minuti, che si somma per progetto e per cliente ma non registra chi ha impiegato il tempo né quando. Ferie gestisce richieste e approvazioni di assenze, quindi puoi controllare una riga FERIE rispetto a una richiesta approvata. Segnalibri dà al team un posto condiviso dove tenere il link alla policy. Le ore che fatturi vanno in fattura come quantità e tariffa che inserisci tu.