Come fare fattura da freelance a un cliente

Per fare fattura a un cliente da freelance, invia una fattura numerata con il tuo nome e indirizzo, la ragione sociale del cliente, cosa hai fatto e quando, l'importo e l'eventuale IVA, la data di scadenza e le tue coordinate bancarie. Se addebitare o meno l'IVA dipende dalla tua registrazione e da dove si trova il cliente, quindi chiarisci prima quello.

I passaggi generali sono in come fare una fattura a un cliente. Questa guida riguarda ciò che cambia quando l'azienda è una persona sola.

Cosa deve riportare in fattura un freelance?

La fattura di un freelance riporta gli stessi dati di qualsiasi altra fattura, con una differenza: la persona giuridica sei tu, quindi ci va il tuo nome. Nel Regno Unito, GOV.UK indica che le ditte individuali devono riportare il proprio nome e l'eventuale nome commerciale che usano e, se usano un nome commerciale, un indirizzo dove si possano recapitare gli atti legali. Se lavori tramite una società di capitali, la fattura riporta invece la denominazione completa registrata della società.

Un nome commerciale accattivante va bene accanto al tuo nome legale, ma mai al suo posto.

Deve comparire anche il tuo indirizzo. Se preferisci non stampare quello di casa, chiedi al tuo commercialista cosa accetta il tuo paese in alternativa. Il tuo paese può chiedere anche un numero di iscrizione fiscale o di registro. Verificalo una volta, poi metti la risposta nel tuo modello, così la domanda non si ripresenta.

Un freelance deve addebitare l'IVA?

Un freelance addebita l'IVA solo se è registrato ai fini IVA e, una volta registrato, sono la sede e lo status del cliente a decidere il trattamento.

La soglia di registrazione nel Regno Unito è di £90.000 di fatturato imponibile in 12 mesi. Nell'UE ogni paese decide se esentare le piccole imprese, e l'eventuale soglia che fissa non può superare €85.000 (articolo 284 della direttiva IVA).

Qui l'errore costoso è aggiungere l'IVA quando non sei registrato. La guida IVA dell'HMRC dice che solo chi è registrato ai fini IVA può emettere una fattura IVA e che emetterla senza registrazione comporta sanzioni pecuniarie. Un freelance che copia il modello di un amico con una riga IVA può farlo per caso.

Che aspetto ha una fattura da freelance?

Ecco un esempio inventato: uno sviluppatore freelance emette il 31 marzo una fattura per il lavoro svolto in quel mese, con scadenza a 14 giorni e IVA al 20% a titolo illustrativo.

Due dettagli evitano discussioni. Le date sulla riga della tariffa giornaliera permettono al cliente di confrontarla con il suo calendario. E le ore sono scritte in decimali: tre ore e mezza è 3,5. Se scrivi 3,30, qualcuno lo leggerà come 3,3 ore, cioè €231 invece di €245, e hai appena dato al cliente una richiesta di chiarimenti e a te stesso una perdita di €14.

La licenza del font è soggetta a IVA qui perché è un costo del lavoro girato al cliente come parte del tuo prezzo. Fatturare le spese rimborsabili spiega quando è giusto e quando no.

Cosa chiedere a un nuovo cliente prima della prima fattura?

Prima di iniziare, chiedi a un nuovo cliente i suoi dati di fatturazione e come funziona il suo processo di pagamento, perché è con la prima fattura che emergono i problemi burocratici. Basta un messaggio:

Prima di mandarti la mia prima fattura, potresti confermarmi tre cose? La ragione sociale e l'indirizzo a cui intestarla, se ti serve un numero d'ordine in fattura e a quale indirizzo vanno inviate le fatture. Se devo essere prima censito come fornitore, o se paghi a date fisse, dimmi cosa ti serve da me.

Le aziende più grandi spesso non pagano un fornitore che non è inserito nel loro sistema, e quell'inserimento può durare più del lavoro. Chiedi presto e rimanda i moduli lo stesso giorno.

Come si fa a farsi pagare puntuali da freelance?

Un freelance si fa pagare puntuale soprattutto grazie a ciò che concorda prima di iniziare il lavoro.

• Chiedi un acconto ai nuovi clienti. Mette alla prova il processo di pagamento e divide il rischio. Vedi fatture di acconto e saldo.
• Fattura i lavori lunghi a tappe. Tre mesi di lavoro non pagato sono un grosso prestito a qualcuno che magari hai incontrato due volte. La fatturazione a stato avanzamento spiega come.
• Concorda per iscritto termini di pagamento brevi, nel preventivo o nel contratto e non solo in fattura.
• Fattura il giorno in cui finisci. La maggior parte dei termini di pagamento decorre dalla fattura, quindi una fattura in ritardo significa un incasso in ritardo.
• Sollecita il giorno dopo la scadenza. La sequenza di solleciti ha testi da copiare.

Neppure i freelance sono creditori di serie B. La direttiva UE sui ritardi di pagamento si applica a un'impresa «anche quando tale attività è svolta da una sola persona», quindi se un cliente aziendale paga in ritardo puoi addebitare interessi e una somma fissa come chiunque altro.

Gli errori tipici di chi lavora da solo

• Salvare sopra la fattura del mese scorso. Un modello in Word o in un foglio di calcolo si porta dietro la vecchia data, il vecchio numero o il vecchio cliente se non te ne accorgi, e a controllare ci sei solo tu.
• Numerare per cliente. ACME-001 e BETA-001 sembrano ordinati, ma rendono difficile dimostrare che le tue fatture formano un'unica sequenza. Come numerare le fatture propone formati che reggono.
• Fatturare alla persona che ti ha incaricato. Il nome del tuo referente non è il cliente. Il cliente è l'azienda che ti deve il denaro.

Fare fattura da freelance in ERPFlow

La fatturazione in ERPFlow funziona anche per una persona sola. Il piano Free comprende un membro, 5 fatture al mese, 10 clienti e 5 servizi. Funziona solo nella tua valuta di base e i suoi PDF riportano il piè di pagina «Generated by ERPFlow.ai». I limiti dei piani superiori sono nella pagina dei prezzi.

Inserisci una volta sola ragione sociale, indirizzo, coordinate bancarie e l'eventuale partita IVA in Impostazioni > Dati aziendali, e compaiono su ogni fattura. La numerazione è automatica. Una tariffa giornaliera o oraria può stare in un servizio, così una nuova riga significa scegliere il servizio e digitare la quantità. Se non sei registrato ai fini IVA, lascia vuota l'aliquota sulla riga. Un preventivo si trasforma in una bozza di fattura senza doverla riscrivere.

ERPFlow non ha un cronometro né fogli ore. Il lavoro a ore si fattura inserendo una tariffa e una quantità nella fattura. Il tracciamento del tempo, compresa la trasformazione del tempo registrato in fatture, arriverà prossimamente. Per ora, la scheda di un progetto ha un campo Tempo impiegato che digiti in ore e minuti, e che si somma per progetto e per cliente, ma quel totale non diventa righe di fattura. Lo leggi e digiti tu la quantità.

Un cliente con un compenso mensile può stare in una fattura ricorrente, che viene emessa e inviata per e-mail oppure lasciata in bozza perché tu la controlli. Fattura il cliente e non incassa mai il denaro, perché ERPFlow non ha il pagamento online con carta né l'addebito automatico. Registri tu ogni pagamento quando arriva.