Ultimo aggiornamento: 6 novembre 2026
Un flusso di lavoro pratico per il tempo fatturabile di un commercialista fissa la base del compenso per ogni incarico, registra il tempo ogni giorno per cliente e attività, chiude il registro ogni mese, confronta le ore con i compensi, poi fattura o svaluta prima che si apra il periodo successivo. Registra anche il lavoro a compenso a forfait, perché quel registro ti mostra quali compensi non rendono.
Perché i commercialisti dovrebbero registrare il tempo sul lavoro a forfait?
Registrare il tempo sul lavoro a compenso a forfait ti dice quanto rende davvero all'ora ogni compenso. Il cliente non lo vede mai, e non cambia il conto. È per te.
Due clienti con lo stesso compenso mensile possono richiedere quantità di tempo molto diverse, di solito per lo stato delle loro scritture. Non lo capirai dalle fatture. La guida al compenso a forfait per la contabilità spiega come calcolare quei compensi in primo luogo. Questa spiega la routine che mostra se funzionano.
A cosa deve associare il tempo un commercialista?
Registra il tempo rispetto al cliente, al servizio e al periodo, così una cifra può essere poi confrontata con il compenso che la copre. Un breve elenco di codici basta:
| Codice | Copre | Base abituale del compenso |
|---|---|---|
| CONT | Tenuta della contabilità mensile | Forfait mensile |
| IVA | Preparazione e invio delle dichiarazioni IVA | Forfait, per dichiarazione |
| PAGHE | Elaborazione delle paghe | Forfait, per elaborazione o per dipendente |
| BIL | Bilancio di fine esercizio | Forfait, annuale |
| DICH | Dichiarazioni dei redditi | Forfait, annuale |
| RICH | Richieste di routine, solleciti di documenti | Incluso nel compenso, registrato comunque |
| CONS | Consulenza fuori dal compenso | A ore |
Una voce si legge allora «Cliente A, IVA, 1° trimestre 2026, 1,5 ore, riconciliato il partitario fornitori». RICH è il codice che ripaga lo sforzo, perché individua i clienti che ti costano di più in solleciti.
Il flusso di lavoro mensile, passo per passo
- Ogni giorno: ognuno registra il tempo per cliente, codice e periodo, comprese le telefonate brevi. La guida al registro delle ore descrive le colonne.
- Ogni venerdì: colma i vuoti mentre la settimana è ancora in mente.
- Primo giorno lavorativo: chiudi il mese precedente. Le voci successive richiedono il consenso del revisore.
- Entro il terzo giorno lavorativo: il revisore confronta le ore con i compensi e segnala tutto ciò che è fuori ambito. Per ogni segnalazione, decidi se fatturarlo, assorbirlo o sollevarlo con il cliente.
- Entro il quinto giorno lavorativo: emetti le fatture del mese: compensi a forfait, consulenza a ore ed extra concordati.
- Lo stesso giorno: aggiorna il tuo report WIP con quanto è maturato ma non ancora fatturato.
- Ogni trimestre: rivedi il compenso di ciascun cliente rispetto a 12 mesi mobili di ore.
I giorni sono un suggerimento. Conta che la revisione avvenga prima della fatturazione, e che il mese si chiuda in una data nota, così le cifre smettono di muoversi.
Come evitare che il lavoro fuori ambito vada perso?
Il lavoro fuori ambito si perde perché un cliente fa una domanda rapida e nessuno controlla la lettera di incarico. Servono due cose: una lettera che elenchi cosa include il compenso, descritta nella sezione sui compensi di una lettera di incarico, e un'e-mail inviata prima che il lavoro inizi.
Questo esula dal nostro compenso mensile, che comprende la tenuta della contabilità e le dichiarazioni IVA. Stimo circa 3 ore a €85 l'ora, quindi €255 più IVA. Procedo?
È un'e-mail breve, e i clienti raramente si oppongono a essere interpellati prima. Quello a cui si oppongono è una sorpresa in fattura. Conserva la risposta insieme alle voci di tempo.
Un esempio svolto: quanto rende all'ora ogni compenso a forfait
Ecco un esempio inventato. Un piccolo studio vuole che il suo lavoro a compenso a forfait renda almeno €75 l'ora, una cifra ricavata con il metodo della tariffa di vendita oraria.
| Cliente | Compenso mensile | Ore questo mese | Compenso all'ora | Rispetto a €75 |
|---|---|---|---|---|
| A | €450 | 5,5 | €81,82 | +€6,82 |
| B | €300 | 6,0 | €50,00 | −€25,00 |
| C | €900 | 10,0 | €90,00 | +€15,00 |
| Tutti e tre | €1.650 | 21,5 | €76,74 | +€1,74 |
Il totale sembra a posto, ed è così che il cliente B resta nascosto. Con 6 ore al mese, il cliente B richiede un compenso di €450 (6 × €75), oppure il lavoro deve scendere a 4 ore (€300 ÷ €75).
Un mese dimostra poco in contabilità, perché la chiusura d'esercizio e i trimestri IVA concentrano le ore in certi mesi. Confronta i compensi con 12 mesi mobili di ore prima di parlare con chiunque. Se la causa sono le ore RICH, una conversazione sul consegnare i documenti in tempo può risolvere il problema senza toccare il compenso.
Che fare con il tempo che non puoi fatturare?
Il tempo a ore che decidi di non addebitare è una svalutazione, e una fattura che non riesci a incassare è una perdita su crediti. Svalutazione e perdita su crediti spiega come registrare ciascuna.
Uno sforamento su un compenso a forfait non è nessuna delle due. Non doveva essere fatturato nulla, quindi entra semplicemente nella revisione del compenso. Resisti alla tentazione di toglierlo dal registro, perché è la prova che ti servirà quando il compenso verrà rinnovato.
Applicare questo flusso di lavoro in ERPFlow
ERPFlow oggi non ha un timer né fogli ore, e il tempo su una scheda non diventa righe di fattura. Il tracciamento del tempo, compresa la trasformazione del tempo registrato in fatture, arriverà prossimamente. ERPFlow gestisce lo studio, non la contabilità dei tuoi clienti, e non è un libro mastro. Ecco come il flusso si adatta oggi:
- Lavoro e scadenze: una bacheca di progetto per cliente, collegata alla sua scheda cliente, con una scheda per attività e periodo, come «Dichiarazione IVA, 1° trimestre 2026». Ogni scheda ha una scadenza e gli assegnatari. Il collegamento al cliente sta sulla bacheca, quindi una bacheca per cliente ti dà un totale di tempo per cliente.
- Tempo: digitato nel campo Tempo impiegato di ogni scheda, con totali per bacheca e per cliente. Non ci sono codici di attività né report per persona. Il tempo non ha nemmeno una data, ed è per questo che una scheda per periodo tiene separato marzo da aprile.
- Compensi a forfait: le fatture ricorrenti vengono emesse con una cadenza, per esempio ogni mese o ogni tre mesi, una fattura per cliente a ogni esecuzione, inviate per e-mail o lasciate come bozze. Fatturano e non incassano mai.
- Consulenza a ore: un servizio con la tua tariffa oraria su una normale fattura, con le ore digitate come quantità.
- La revisione: la scheda Analisi di un cliente mostra i ricavi e la scheda Progetti mostra il tempo. Dividere l'uno per l'altro è un calcolo che fai tu, perché ERPFlow non ha tariffe, budget né costi o margini per cliente. Non ha nemmeno un report WIP.