Come tracciare le ore fatturabili di un'agenzia

Per tracciare le ore fatturabili di un'agenzia, dai a ogni cliente un codice e a ogni commessa una riga sotto di esso, fai registrare a ciascuno il tempo ogni giorno sulla commessa e confronta ogni settimana le ore di ciascun retainer con il suo monte ore. Registrare è la parte facile. Il rischio specifico di un'agenzia è un retainer che sfora senza che nessuno se ne accorga.

Quali ore di un'agenzia sono fatturabili?

Le ore di un'agenzia sono fatturabili quando lo dice il contratto del cliente, il che significa che la stessa ora può essere addebitabile a un cliente e gratuita per un altro. Questa tabella è un'impostazione ragionevole di partenza. Verificala su ogni contratto.

Registra tutto, compreso ciò che non puoi addebitare. Le regole generali sono nella guida alle ore fatturabili e non fatturabili, e il tempo che hai registrato ma non fatturerai è una svalutazione con accanto un motivo.

Come dovrebbe impostare un'agenzia clienti, commesse e attività?

I codici di tempo di un'agenzia dovrebbero seguire l'ordine cliente, commessa e tipo di attività, con un breve elenco di tipi di attività condiviso da tutti. In questa impostazione inventata, HARB-RET è il retainer mensile di Harbour Foods e HARB-WEB è una commessa separata per un sito dello stesso cliente, perché le due hanno condizioni diverse.

• Tipi di attività: limitali a ciò su cui faresti rendicontazione, come strategia, testi, design, produzione e account management. Un elenco di trenta viene ignorato e tutto finisce in «generale».
• Codici interni: INT-PITCH e INT-ADMIN raccolgono tutto ciò che non è lavoro per i clienti, così la settimana di ciascuno quadra con le ore di contratto. Una settimana che resta corta significa tempo mancante.
• Tariffe: tienile legate al ruolo, non alla voce. Se un cliente vuole una sola tariffa per tutto il team, calcola una tariffa media ponderata e lascia le tariffe per ruolo nel tuo foglio.

Un foglio ore del team settimanale condiviso basta per gestire tutto finché l'agenzia non ha più clienti di quanti una persona riesca a tenere a mente.

Come si tengono sotto controllo le ore di un retainer senza sforare?

Tieni sotto controllo le ore di un retainer confrontando ogni settimana le ore usate con la quota di mese trascorsa. Ecco un esempio inventato: un retainer mensile da €6.000 compra 60 ore, cioè una media ponderata di €100 l'ora. Dopo due settimane su quattro, sono andate 38 ore. È il 63% del monte ore a metà mese.

Dillo ora al cliente, mentre la scelta è ancora sua:

Abbiamo usato 38 delle 60 ore del retainer di questo mese, con due settimane davanti. A questo ritmo il mese finirebbe intorno a 76 ore. Ci dica quali delle attività rimanenti sospendere, oppure possiamo proseguire e fatturare le 16 ore in più alla tariffa concordata di €100 l'ora.

A fine mese, misura lo sforamento in entrambi i modi, perché non coincidono.

Misurato in ore, il mese è oltre di 6,5 ore, che a €100 sono €650 in più. Misurato in valore alle tariffe di listino, supera il compenso di €6.000 di soli €135, perché la composizione dei ruoli del mese ha avuto una media di circa €92 l'ora, sotto i €100 che il retainer presuppone. Sono entrambi calcoli onesti, e la differenza fra i due è €515.

Quindi il contratto deve dire in quale unità si misura il retainer. Chiarisci questo, e cosa succede alle ore inutilizzate, prima che qualcuno inizi a lavorare. La guida a fatturare un retainer mensile spiega la fattura stessa.

Come far registrare il tempo a un team creativo?

Fai registrare il tempo a un team creativo facendo sì che richieda meno di un minuto al giorno e mostrando a cosa servono le cifre. Nessuno compila bene un foglio ore perché gli è stato detto di farlo.

• Registra a fine giornata, con il calendario aperto. Non chiedere alle persone di far girare timer mentre si concentrano.
• Mostra a ciascuno il consumo del retainer. Chi vede che un cliente è al 63% a metà mese lo segnalerà prima che tu debba chiederlo.
• Non usare il registro per giudicare la velocità delle persone. Quando diventa una misura di rendimento, le voci scivolano verso ciò che fa buona impressione, e le fatture con loro.

Se vuoi metterlo per iscritto, una breve politica sui fogli ore fissa la scadenza e chi fa il sollecito.

Cosa dovrebbe rivedere ogni mese un'agenzia?

La revisione mensile di un'agenzia dovrebbe trasformare quattro cifre in quattro decisioni.

Tracciare le ore di un'agenzia in ERPFlow

ERPFlow oggi non ha un timer né fogli ore. Il tracciamento del tempo, compresa la trasformazione del tempo registrato in fatture, arriverà prossimamente. ERPFlow non ha nemmeno report del tempo per persona, e nulla tiene traccia del monte ore di un retainer, quindi la registrazione e il controllo del consumo qui sopra restano nel tuo foglio di calcolo.

Ecco cosa fa per un'agenzia di marketing o creativa:

• Clienti e commesse: un progetto è una bacheca che puoi collegare a un cliente. Le schede riportano assegnatari, scadenze, file e commenti, più il tempo impiegato digitato in ore e minuti, e quei tempi si sommano per progetto e per cliente. Ogni scheda contiene una sola cifra, senza data e senza ripartizione per persona, e non diventa righe di fattura.
• Compensi del retainer: una fattura ricorrente addebita un importo fisso ogni settimana, mese, tre mesi o anno, e la invia per e-mail oppure la lascia come bozza. Emette la fattura e non incassa il denaro. Se fatturi gli sforamenti, scegli Crea bozze da inviare io così puoi aggiungere la riga extra prima di emettere, oppure emetti una fattura separata.
• Tariffe: un servizio per ruolo, con l'unità impostata su ore e la tariffa oraria, così ogni riga si può scegliere invece di digitarla.