Ultimo aggiornamento: 6 novembre 2026
Per tracciare le ore fatturabili, registra ogni blocco di lavoro per un cliente nel giorno in cui lo svolgi: data, cliente, commessa, cosa hai fatto e i minuti impiegati. Indica se è fatturabile o no, tieni tutto in un solo registro e chiudi quel registro in un giorno fisso della settimana, mentre i dettagli sono ancora freschi.
Che cos'è un'ora fatturabile?
Un'ora fatturabile è tempo che puoi addebitare a un cliente in base all'accordo che hai con lui. Di solito significa il lavoro vero e proprio, più le telefonate, le e-mail e le ricerche che la commessa ha richiesto. Fare preventivi per nuovo lavoro, rincorrere le fatture e correggere i tuoi errori normalmente non contano.
È l'accordo a decidere, quindi la stessa attività può essere fatturabile per un cliente e non per un altro. Le zone grigie sono nella guida alle ore fatturabili e non fatturabili.
Cosa deve registrare un registro delle ore?
Un registro delle ore ha bisogno di abbastanza dettagli per costruire una fattura e per rispondere alla domanda di un cliente sei settimane dopo. Queste colonne funzionano in un foglio di calcolo o in qualsiasi strumento:
| Colonna | Esempio | Perché c'è |
|---|---|---|
| Data | 9 marzo 2026 | La fattura indica il periodo, e ogni contestazione inizia con «quando?» |
| Persona | AK | Le tariffe differiscono fra le persone |
| Cliente | Cliente A | Chi paga |
| Commessa | Revisione delle scorte | Tiene separate due commesse per lo stesso cliente |
| Lavoro svolto | Telefonata con il responsabile finanziario sugli scostamenti | Il cliente può leggerlo |
| Minuti | 18 | Il dato grezzo, prima di qualsiasi arrotondamento |
| Ore | 0,30 | Ciò che la fattura moltiplica |
| Fatturabile | Sì | Non ogni ora per il cliente viene addebitata |
| N. fattura | INV-2026-0042 | Evita che le stesse ore vengano fatturate due volte |
L'ultima colonna è quella che tutti saltano. Compilala il giorno in cui fatturi e ogni mese potrai filtrare il registro su «fatturabili, non ancora fatturate» senza pensarci.
Scrivi la descrizione come se il cliente dovesse leggerla, perché un giorno la leggerà. «Telefonata con il responsabile finanziario sugli scostamenti» regge a una contestazione. «Amministrazione» no.
Qual è il modo più preciso di registrare il tempo?
Annotare il tempo al termine di ogni attività è il metodo più preciso per la maggior parte delle persone, e ricostruire una settimana a memoria è il meno preciso.
| Metodo | Funziona bene per | Punto debole |
|---|---|---|
| Timer in esecuzione | Lunghe sessioni di lavoro alla scrivania su una sola commessa | Ti dimentichi di fermarlo e le interruzioni brevi vengono inghiottite |
| Annotare a fine attività | La maggior parte delle persone, la maggior parte dei giorni | Serve un'abitudine |
| Voce di fine giornata dal calendario, dalla posta inviata e dal registro chiamate | Giornate piene di piccole attività | Le chiamate rapide spariscono |
| Voce di fine settimana a memoria | Niente, se puoi evitarlo | Stai tirando a indovinare, e le voci si vedono |
Per usare questi metodi non ti serve alcun software, tranne che per il primo. Bastano un taccuino e un foglio di calcolo.
Una routine settimanale che mantiene onesto il registro
- Quando finisci un'attività, annota i minuti e due parole su di essa.
- A fine giornata, controlla calendario, posta inviata e registro chiamate per vedere cosa ti è sfuggito.
- Il venerdì, colma i vuoti e confronta le ore registrate con le ore lavorate. Se hai lavorato 40 ore e ne hai registrate 31, vai a cercare le altre nove.
- A fine mese, somma per cliente e commessa, poi trasforma le ore in una fattura.
Se più persone registrano il tempo, un modello settimanale condiviso fa risparmiare molto lavoro di sollecito: vedi il modello di foglio ore per il team. Per sommare le ore di ogni commessa vedi tracciare le ore fatturabili per progetto.
Un esempio svolto: una giornata nel registro
Ecco un esempio inventato. Un consulente che applica €90 l'ora registra questo lunedì:
| Cliente | Commessa | Lavoro svolto | Minuti | Ore | Fatturabile |
|---|---|---|---|---|---|
| Cliente A | Revisione delle scorte | Sopralluogo, controllo dei fogli di conteggio | 150 | 2,50 | Sì |
| Cliente A | Revisione delle scorte | Telefonata con il responsabile finanziario sugli scostamenti | 18 | 0,30 | Sì |
| Cliente B | Mappa dei processi | Bozza del flusso di accettazione | 72 | 1,20 | Sì |
| Cliente B | Mappa dei processi | Rifatta la bozza dopo un nostro errore | 30 | 0,50 | No |
| Azienda interna | Vendite | Redatto un preventivo per una nuova richiesta | 45 | 0,75 | No |
| Totale | 315 | 5,25 |
Il tempo fatturabile è 150 + 18 + 72 = 240 minuti, cioè 4,00 ore. A €90 sono €360 per la giornata. Gli altri 75 minuti non rendono nulla, ma conviene vederli: rifacimenti e preventivi hanno occupato quasi un quarto della giornata registrata.
In un foglio di calcolo, con i minuti nella colonna D, la colonna delle ore è =ROUND(D2/60,2).
Perché 1,30 non è un'ora e mezza
L'ora dell'orologio digitata come decimale è lo scivolone aritmetico più comune in un registro delle ore. Un'ora e trenta minuti sono 1,5 ore, non 1,30. A €90 l'ora, 1,30 fattura €117,00 e 1,5 fattura €135,00, quindi quella sola voce fa perdere €18,00.
Tenere una colonna dei minuti lo previene. Tiene inoltre l'arrotondamento fuori dal registro. Arrotonda una sola volta, quando prepari la fattura, usando l'incremento di fatturazione del tuo accordo.
Gli errori che fanno perdere ore fatturabili
- Ignorare tutto ciò che dura meno di dieci minuti. Dodici telefonate da cinque minuti sono un'ora.
- Voci vaghe. «Cliente A, varie, 3 ore» viene contestata, e le ore contestate finiscono spesso per essere stralciate.
- Registrare solo le commesse a ore. Anche il lavoro a compenso a forfait richiede un registro, altrimenti non capisci se il compenso ha ripagato. Vedi ore a preventivo e ore effettive.
- Cancellare le ore che non fatturerai. Segnale invece come non fatturabili, così la registrazione mostra quanto è davvero costata la commessa.
Tracciare le ore fatturabili in ERPFlow
ERPFlow oggi non ha un timer né fogli ore, e il tempo registrato su una scheda non diventa righe di fattura. Il tracciamento del tempo, compresa la trasformazione del tempo registrato in fatture, arriverà prossimamente.
Quello che esiste adesso è un campo Tempo impiegato su ogni scheda di Progetti, espresso in ore e minuti. I totali si sommano per progetto e per cliente. Ti dà una cifra aggiornata per ogni commessa, senza indicatore di fatturabilità, senza data associata al tempo e senza ripartizione per persona. Se fatturi a ore, tieni il registro dettagliato qui sopra in un foglio di calcolo e usa i totali delle schede come controllo incrociato. La guida a registrare il tempo come membro del team mostra come si comporta il campo.
Per fatturare le ore, aggiungi una riga a una fattura e digitale come quantità, di solito partendo da un servizio che contiene la tua tariffa oraria.