Come fatturare i servizi professionali

Per fatturare i servizi professionali, fattura secondo i termini della tua lettera di incarico e descrivi il lavoro in modo che il cliente possa approvarlo senza chiamarti: il periodo coperto, cosa è stato fatto, ore e tariffa oppure il compenso a forfait, spese e anticipazioni su righe distinte, poi IVA, totale e data di scadenza.

Un cliente può contare un bancale consegnato. Nessuno può contare una consulenza, quindi è la fattura a doverla mostrare. È questo che distingue il conto di una società di consulenza, di uno studio legale, di un commercialista o di un'agenzia da uno ordinario. I passaggi generali sono in come fare una fattura a un cliente.

Come si fattura ogni tipo di compenso?

Ogni tipo di compenso si fattura in modo che la riga ripeta ciò che la lettera di incarico prometteva, se possibile con le stesse parole.

Se non hai messo per iscritto la base del compenso, sistema quello prima di sistemare la fattura. La sezione compensi di una lettera di incarico mostra cosa inserire.

Quanto dettaglio deve contenere la fattura di un servizio professionale?

La fattura di un servizio professionale richiede abbastanza dettaglio da identificare il servizio e la sua portata, ed è anche ciò che chiede la legge. L'articolo 226, punto 6, della direttiva IVA dell'UE richiede «la portata e la natura dei servizi resi». La guida IVA dell'HMRC chiede una descrizione sufficiente a identificarli e dice che il prezzo unitario di un servizio può essere una tariffa oraria o il prezzo di un servizio standard.

Tieni a mente la riservatezza. Una fattura passa per un ufficio amministrativo che non ha bisogno di sapere di un licenziamento o di una controversia. Per i lavori sensibili, mantieni la riga neutra («Consulenza sul lavoro, marzo 2026, 6 ore») e manda il dettaglio al tuo referente a parte.

Un esempio svolto: compensi, ore, una spesa e un'anticipazione

Ecco un esempio inventato: una piccola società di consulenza fattura a un cliente il mese di marzo, con IVA al 20% a titolo illustrativo.

Il totale è €6.735 più €1.347 di IVA, più €120 di anticipazione.

Le ultime due righe sono quelle in cui gli studi sbagliano. Il tuo biglietto del treno è un costo per svolgere il tuo lavoro, quindi fa parte del tuo prezzo e porta con sé l'IVA, comunque tu lo chiami in fattura. L'HMRC dice che le sue condizioni di solito impediscono che viaggi, telefono e spese postali di un consulente contino come anticipazioni (paragrafo 25.1 della guida citata sopra, e la sua guida a costi e anticipazioni).

Una vera anticipazione è diversa. Hai pagato come mandatario del cliente, il cliente ha ricevuto e usato ciò che è stato acquistato e tu giri l'importo esatto. Il fondamento UE è l'articolo 79, lettera c), della direttiva IVA, che richiede anche la prova dell'importo effettivo e ti vieta di detrarre l'eventuale IVA addebitata su di esso. IVA su spese rimborsabili e anticipazioni passa in rassegna i criteri.

Ogni quanto fatturare i servizi professionali?

Ogni mese è l'impostazione più sicura per i servizi professionali fatturati a tempo, perché un conto breve per un lavoro recente viene letto e pagato, mentre un conto di cinque mesi viene negoziato. Significa anche che un problema emerge dopo i compensi di un mese anziché di cinque.

Qualunque ritmo tu scelga, indica il periodo su ogni fattura. L'articolo 226, punto 7, chiede la data della prestazione quando è diversa da quella di emissione, e «dal 1° al 31 marzo 2026» risponde a questo e alla prima domanda del cliente insieme.

Il lavoro che hai svolto e non ancora fatturato è denaro che stai prestando. Un rapporto sul lavoro in corso mostra quanto ce n'è. Se incassi denaro in conto prima di iniziare, vedi fatture di acconto e saldo per come fatturarlo, e se custodisci denaro dei clienti, prima vengono le regole del tuo organismo di vigilanza.

Come mostrare uno sconto o ore svalutate?

Mostra le ore svalutate come uno sconto visibile anziché fatturarne in silenzio di meno, perché così il cliente vede sia il lavoro sia la concessione. L'articolo 226, punto 8, chiede comunque di mostrare gli sconti se non sono già inclusi nel prezzo unitario.

Ecco un esempio inventato. Un consulente ha lavorato 40 ore a €95 e decide di farne pagare 34.

Quei €3.230 sono esattamente 34 ore a €95, e la discussione sul budget del mese prossimo parte dal numero vero. La nostra guida a svalutazioni e perdite su crediti spiega la differenza tra le due.

Come evitare che il conto sorprenda il cliente?

Eviti che il conto sorprenda il cliente dicendogli cosa contiene prima che lo apra. Una nota di accompagnamento di tre righe fa gran parte del lavoro, e i modelli di e-mail per le fatture ne propongono altre versioni:

In allegato la fattura INV-2026-0088 per marzo: €8.202,00, in scadenza il 14 aprile. Comprende la fase 1 della revisione al compenso a forfait concordato e 32,5 ore di lavoro successivo alle tariffe concordate, entro la stima di 40 ore di cui abbiamo parlato. Il dettaglio delle ore per data è nel riepilogo allegato.

Se un conto sta per superare una stima, telefona prima. Un cliente che viene a sapere di uno sforamento da te tende a discuterne. Un cliente che lo scopre in una fattura tende a contestarlo.

Fatturare i servizi professionali in ERPFlow

ERPFlow non ha un cronometro né fogli ore. Il lavoro a ore si fattura inserendo una tariffa e una quantità nella fattura, di solito da un servizio che contiene la tariffa e l'imposta. Il tracciamento del tempo, compresa la trasformazione del tempo registrato in fatture, arriverà prossimamente.

Per ora, tieni il registro del tempo dove lo tieni oggi e digita i totali. Un progetto può collegarsi a un cliente e ai suoi preventivi e fatture, e ogni scheda ha un campo Tempo impiegato digitato in ore e minuti, che si somma per progetto e per cliente. Quel totale non diventa righe di fattura e non c'è un rapporto per persona.

La fattura dell'esempio qui sopra funziona così com'è. Ogni riga ha la propria quantità, il proprio prezzo, uno sconto facoltativo e la propria aliquota fiscale, quindi le righe dei compensi possono portare l'IVA mentre una riga di anticipazione non ne porta. Un riepilogo del tempo può stare nella scheda Allegati della fattura, ma l'e-mail contiene solo il PDF della fattura, quindi il riepilogo lo invii tu. I compensi fissi possono andare in fatture ricorrenti, che fatturano il cliente a scadenze prestabilite e non incassano mai il denaro.

I progetti non hanno tariffe, budget, costi né redditività, e ERPFlow non ha un rapporto sul lavoro in corso. Le spese non sono collegate a clienti o lavori, quindi un riaddebito è una riga che digiti nella fattura.