Fatturazione a stato avanzamento lavori (SAL): come fatturare un progetto a rate man mano che il lavoro procede

La fatturazione a stato avanzamento lavori (SAL) significa fatturare un progetto a parti man mano che il lavoro procede, anziché con un solo conto alla fine. Concordi fasi e importi prima di iniziare, fatturi ciascuna quando viene raggiunta e mostri un totale progressivo, così il cliente può sempre vedere cosa è stato fatturato e cosa resta.

Che cos'è la fatturazione a stato avanzamento?

La fatturazione a stato avanzamento è un modo di addebitare un lavoro lungo a rate, ciascuna legata a una fase raggiunta o a un lavoro misurato. Fa entrare il denaro più vicino al momento in cui escono i tuoi costi e limita ciò che rischi di perdere se un cliente smette di pagare a metà strada.

Ci sono quattro modi comuni di impostarla. Si distinguono per ciò che fa scattare ogni fattura.

Un acconto non è fatturazione a SAL, anche se spesso la precede come prima rata. La guida sulle fatture di acconto e di saldo copre i lavori che richiedono solo quei due passaggi. La ritenuta di garanzia è un'altra cosa ancora: è denaro che il cliente trattiene da ogni pagamento di avanzamento, e la ritenuta di garanzia in fattura ha una guida propria.

Quando conviene usare la fatturazione a SAL?

Usa la fatturazione a SAL quando un lavoro dura abbastanza, o costa abbastanza, da farti pagare stipendi e fornitori per settimane prima di vedere un euro. Ecco un test semplice: somma quanto spenderai prima della fine del lavoro. Se perdere quella somma per un solo credito inesigibile ti farebbe male, fattura a fasi.

In alcuni posti la legge dice qualcosa sui pagamenti a fasi oltre al contratto.

• Inghilterra, Galles e Scozia: la sezione 109 dell'Housing Grants, Construction and Regeneration Act 1996 dà a una parte di un contratto di costruzione diritto a pagamenti a rate, a fasi o periodici, a meno che il lavoro sia specificato o stimato in meno di 45 giorni. I contratti con occupanti residenziali sono esclusi.
• UE: l'articolo 5 della direttiva sui ritardi di pagamento lascia le imprese libere di concordare piani di pagamento a rate, nel rispetto del diritto nazionale. Se una rata è in ritardo, interessi e risarcimento si calcolano solo sull'importo scaduto.

Per la maggior parte dei lavori fuori da queste regole, solo il tuo contratto ti dà il diritto, quindi scrivi le fasi.

Come impostare la fatturazione a SAL, passo per passo

1. Metti le fasi nel preventivo. Ogni fase ha un nome e un importo o una percentuale, e il cliente le accetta insieme al prezzo. Fasi inventate dopo sono una rinegoziazione.
2. Definisci ogni fase con qualcosa che entrambe le parti possano vedere. «Seconda posa completata e collaudata» funziona. «A metà lavoro» no.
3. Di' chi conferma una fase, e come. Un'e-mail del cliente o una nota di cantiere firmata bastano, purché abbiate concordato quale.
4. Confronta le fasi con i tuoi costi. Metti l'importo cumulato di ogni fase a confronto con quanto prevedi di aver speso a quel punto. Se resti scoperto fino all'ultima fattura, le fasi non fanno il loro lavoro.
5. Lascia qualcosa da pagare al completamento. Il cliente vuole che una somma resti trattenuta fino alla fine del lavoro, ed è una richiesta ragionevole. Aspettati resistenze se resta quasi niente.
6. Fattura nella settimana in cui la fase viene raggiunta, secondo i termini di pagamento concordati. Una fattura in ritardo ti toglie il vantaggio di cassa che hai negoziato.
7. Mostra il totale progressivo in ogni fattura, e dai a ogni modifica del lavoro una riga propria.
8. Riconcilia nell'ultima fattura. Le fatture insieme devono pareggiare il contratto più le varianti concordate.

Un esempio svolto: quattro fatture e una variante

Ecco un esempio inventato. Un'impresa di allestimenti concorda un contratto da €48.000 più IVA al 20%, fatturato per il 20% alla firma, il 30% alla prima posa (first fix), il 30% alla seconda posa (second fix) e il 20% al completamento. Durante il lavoro il cliente accetta per e-mail una variante da €3.200, e l'impresa la fattura con la terza fase.

Le percentuali restano calcolate sui €48.000 originari, quindi sommano ancora al 100%. La variante si fattura una volta sola, per intero, su una riga propria. Se ricalcoli le percentuali sul nuovo totale, o fatturerai la variante due volte o passerai un pomeriggio a spiegare perché non l'hai fatto.

Controlla ogni volta l'ultima riga. €48.000 più €3.200 fa €51.200, e così fa la colonna dell'imponibile.

Metti un breve totale progressivo su ogni fattura. La fattura 3 potrebbe riportare questo:

Pagamento di fase 3 di 4: seconda posa completata, preventivo QUO-2026-0042. Contratto originario €48.000, variante concordata €3.200, contratto rivisto €51.200. Fatturato prima di questa fattura €24.000. Questa fattura €17.600. Ancora da fatturare €9.600. Tutte le cifre sono al netto dell'IVA.

Quella nota risponde alla prima domanda dell'ufficio contabile del cliente, che deve abbinare la tua fattura a un contratto che non ha scritto.

Come si fattura a percentuale di completamento?

La fatturazione a percentuale di completamento calcola ogni fattura moltiplicando il valore del contratto per la quota di lavoro finita, poi sottraendo tutto ciò che è già stato fatturato.

Questa fattura = (contratto rivisto × % completata) − fatturato finora

Prendi lo stesso contratto e supponi di misurare il lavoro al 70% di completamento dopo due fatture. €51.200 × 70% fa €35.840. Sottrai i €24.000 già fatturati e questa fattura è di €11.840 di imponibile, ovvero €14.208 con l'IVA al 20%.

Sottrai sempre il fatturato finora anziché fatturare l'incremento del mese. In questo modo una stima generosa del mese scorso si corregge da sola questo mese, e il totale non può allontanarsi dal contratto.

Concorda come si misura l'avanzamento prima della prima fattura: quantità posate, costi sostenuti o una valutazione di un ispettore. Il lavoro commerciale statunitense spesso lo formalizza in uno schedule of values, che la guida su AIA G702 e G703 illustra. Il lavoro che hai fatto ma non ancora fatturato è ciò che segue un report del lavoro in corso.

Come funziona l'IVA nelle fatture di avanzamento?

L'IVA di una fattura di avanzamento si addebita normalmente sull'importo di quella fattura, non sull'intero contratto all'inizio. Quando l'IVA diventa esigibile è la parte che varia da paese a paese.

• UE: l'articolo 64 della direttiva IVA considera una fornitura che dà luogo a pagamenti o a estratti conto successivi come effettuata alla fine dei periodi cui si riferiscono. Un pagamento ricevuto prima che il lavoro sia fatto rende l'IVA esigibile all'incasso, sull'importo incassato (articolo 65). Gli Stati membri possono invece legare la data alla fattura o al pagamento (articolo 66).
• Regno Unito: per i contratti di costruzione con pagamenti periodici, il momento impositivo (tax point) è il primo tra l'incasso del pagamento e l'emissione di una fattura IVA (VAT Notice 708, paragraph 23.1.3).

La conseguenza pratica è che, dove è l'emissione della fattura a fissare la data, puoi dover versare l'IVA su una fase prima che il cliente l'abbia pagata. Se la liquidità è scarsa, chiedi al tuo commercialista se, nel tuo paese, è ammessa una richiesta di pagamento che non sia una fattura IVA, con la fattura IVA che segue all'incasso.

Un cambio di aliquota a metà lavoro può anche dividere un contratto su due aliquote IVA, perché ogni fase ha una propria data.

Cosa può andare storto nella fatturazione a SAL?

La fatturazione a SAL di solito va storta nelle carte più che nel lavoro.

• Fatturare una fase non finita. Una sola fattura contestata può bloccare tutto ciò che viene dopo.
• Fondere una variante nell'importo della fase successiva. Il cliente vede una fase che non corrisponde al contratto e blocca il pagamento.
• Nessun totale progressivo. L'ufficio contabile del cliente deve ricostruire la storia, e ci mette più dei tuoi termini di pagamento.
• Una fattura finale che riscrive il contratto. Fattura ciò che resta. Se devi mostrare l'intero contratto, mostralo nel totale progressivo.
• Scambiare il fatturato per incassato. Il totale progressivo mostra ciò che hai fatturato. Ciò che è stato davvero pagato va seguito fase per fase.
• Andare avanti dopo una fase non pagata. Ogni fase in più aumenta quanto rischi, quindi sollevala la settimana in cui scade.

Fatturare un progetto a fasi in ERPFlow

ERPFlow non ha un modulo di fatturazione a SAL. Non calcola la percentuale di completamento, non tiene un computo dei valori, non produce stati di avanzamento valutati e non gestisce le ritenute. Un lavoro in ERPFlow è un preventivo più le fatture che emetti su di esso, il che copre la fatturazione a tappe nei lavori a prezzo fisso. I contratti con stati di avanzamento valutati la troveranno troppo scarna, e lo dice anche la pagina per le imprese edili.

• Fattura ogni fase dal preventivo. Apri il preventivo e scegli Converti in fattura una volta per fase. Ogni conversione crea una nuova bozza dell'intero preventivo, che riduci alla quota di quella fase prima di emettere la fattura. Il preventivo resta com'era stato accettato, e ogni fattura compare in Documenti collegati.
• Tieni tu il totale progressivo. Documenti collegati elenca le fatture ma non calcola quanto resta da fatturare. Scrivi il totale progressivo nelle Note della fattura, che compaiono nel PDF.
• Non cercare una riga negativa. ERPFlow rifiuta un prezzo o una quantità negativi, quindi una riga «meno fatturato finora» non può entrare nella tabella delle righe. Fattura l'importo della fase come una normale riga e indica la deduzione nelle Note.
• Se consegni prima di fatturare, converti il preventivo in un ordine e fattura da quello. Anche ogni fattura da un ordine parte dall'intero ordine. Gli ordini non sono nel piano Free.
• Gestisci il lavoro su una lavagna. Un progetto collegato al cliente può collegarsi anche al preventivo e alle sue fatture. Non contiene budget né costi di commessa.

I pagamenti si inseriscono a mano, in qualsiasi numero per fattura, e Pagata in parte compare da sola. Un sollecito su una fase scaduta parte solo quando decidi di inviarlo.