Ultimo aggiornamento: 6 novembre 2026
La pianificazione delle risorse per un team di servizi consiste nel confrontare, settimana per settimana, le ore disponibili di ogni persona con le ore già promesse ai progetti. Disponibili meno prenotate mostra chi è libero, e un numero negativo mostra chi è sovraccarico. Per un piccolo team basta una griglia in un foglio di calcolo aggiornata ogni settimana.
È un metodo che applichi tu. ERPFlow non pianifica le risorse, e l'ultima sezione dice cosa mostra.
Come si calcolano le ore disponibili di una persona?
Le ore disponibili di una persona sono le sue ore di contratto, meno assenze e festività, meno una quota realistica per il lavoro interno. Una designer a 37,5 ore, con una festività nella settimana e 5 ore di riunioni interne e amministrazione, ha 25 ore da pianificare. Pianificare su 37,5 è il modo in cui un calendario crolla entro mercoledì.
La quota è il numero che tutti stimano a occhio. Misurala invece: chiedi al team di annotare il tempo interno per un mese, poi usa quello. Se tieni un registro delle assenze, ti dà direttamente la colonna delle assenze.
Come si vede chi è libero e chi è sovraccarico?
Per vedere chi è libero e chi è sovraccarico metti una riga per persona e una colonna per progetto in una griglia settimanale, poi sottrai le ore prenotate dalle ore disponibili. Ecco una settimana inventata in uno studio di quattro persone. «Resta» è disponibili meno prenotate.
| Persona | Contratto | Assenze | Interno | Disponibili | Alder | Birch | Cedar | Prenotate | Resta |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Designer senior | 37,5 | 0 | 7,5 | 30,0 | 18 | 12 | 6 | 36 | −6,0 |
| Sviluppatore | 37,5 | 15 | 5,0 | 17,5 | 10 | 0 | 8 | 18 | −0,5 |
| Designer part-time | 30,0 | 0 | 5,0 | 25,0 | 0 | 14 | 4 | 18 | +7,0 |
| Sviluppatore junior | 37,5 | 0 | 5,0 | 32,5 | 6 | 0 | 8 | 14 | +18,5 |
| Team | 142,5 | 15 | 22,5 | 105,0 | 34 | 26 | 26 | 86 | +19,0 |
Leggi le righe e ignora l'angolo in basso a destra. Il totale del team dice che ci sono 19 ore libere, il che fa pensare che vada tutto bene. In realtà la designer senior è oltre di 6 ore, e la maggior parte del tempo libero appartiene a uno sviluppatore junior che non può occuparsi del lavoro di design.
La soluzione qui è visibile nella griglia: sposta 6 ore di design alla designer part-time, a cui resta allora 1 ora. La mezz'ora in più dello sviluppatore non vale una riunione.
Cosa fare quando qualcuno è sovraccarico?
Quando qualcuno è sovraccarico, prova le opzioni in ordine di costo, dalla più economica.
| Opzione | Usala quando | Cosa costa |
|---|---|---|
| Lasciar stare | Oltre di un'ora o due, per una sola settimana | Niente. Ricontrolla la settimana dopo |
| Spostarlo a qualcuno con la stessa competenza | Un collega ha ore libere | Un passaggio di consegne, e forse un po' di margine |
| Spostarlo a una settimana successiva | La data è interna o flessibile | Niente, se il cliente non ne risente |
| Chiedere al cliente di spostare la data | La data è del cliente e nessuno può coprire | Un po' di buona volontà, meno se chiedi presto |
| Ricorrere a un collaboratore esterno | Oltre il limite per diverse settimane | La differenza fra la sua tariffa e quella che addebiti |
| Rifiutare o rivedere il prezzo del nuovo lavoro | Oltre il limite per mesi | Fatturato, in cambio del rispetto delle promesse già fatte |
C'è una settima opzione, ed è quello che succede quando nessuno decide: la persona lavora fino a tardi e la quota interna scende in silenzio a zero. Ti fa superare una settimana. Fallo per un trimestre e la formazione, l'amministrazione e le persone stesse cominciano a risentirne.
Se devi spostare la data di un cliente, chiedilo presto e offri una scelta:
Stiamo programmando le prossime due settimane e la revisione del design prevista per il 14 coincide con un'altra scadenza. Possiamo consegnarla il 18 senza variazioni di costo, oppure mantenere il 14 aggiungendo una seconda designer alla tariffa concordata. Cosa preferite?
Prima di spostare il lavoro su una persona che costa meno, controlla cosa fa al margine della commessa. La risposta cambia fra lavoro a ore e a compenso a forfait, come mostra la guida alla redditività dei progetti per persona.
Come si pianifica il lavoro non ancora confermato?
Pianifica il lavoro non confermato tenendolo in una riga separata e provando il piano con la commessa dentro e fuori, invece di prenotarne una percentuale. Una probabilità del 50% di una commessa da 40 ore non significa 20 ore la settimana prossima. Significa o niente o 40 ore, e un piano costruito su 20 è sbagliato in entrambi i casi.
Con la settimana qui sopra, il team ha 19 ore libere. Se la commessa da 40 ore arriva, mancano 21 ore, quindi decidi adesso cosa faresti: quale lavoro si sposta, o quale collaboratore esterno chiameresti. Se non arriva, non cambia nulla. Quando il cliente firma, passa nelle colonne prenotate.
Con quanto anticipo deve pianificare un team di servizi?
Un piccolo team di servizi dovrebbe pianificare circa due settimane nel dettaglio, progetto per progetto, e da sei a otto settimane in totali approssimativi. Oltre, il piano riflette soprattutto ciò che speri di vendere. La guida al modello di pianificazione della capacità fornisce lo schema per guardare diverse settimane avanti.
Una volta al mese, confronta ciò che hai prenotato con le ore che le persone hanno davvero impiegato. Se le commesse continuano a richiedere il 20% in più del previsto, la tua griglia sottostima le ore prenotate di quella misura, quindi le persone sono meno libere di quanto mostri, e la correzione va nelle tue stime. Ore a preventivo e ore effettive mostra come fare quel confronto su una commessa a compenso a forfait, e il tasso di utilizzo ti dà lo sguardo a ritroso sull'intero team.
Controllare chi è assente e chi è prenotato in ERPFlow
ERPFlow non fa la pianificazione delle risorse. Non ha report di capacità o di utilizzo, non ha turni e non ha modo di prenotare le ore di una persona su un progetto, quindi la griglia e i suoi calcoli restano nel tuo foglio di calcolo.
Quello che ERPFlow mostra è un utile punto di partenza per la griglia:
- Il calendario di una persona: la scheda Calendario di una scheda personale mostra ore prenotabili, prenotazioni, assenze e festività, per settimana o per mese. Le ore prenotabili e le prenotazioni derivano dalle pagine di prenotazione, quindi chi non ne ha una non ha ore prenotabili da mostrare. Ogni ruolo vede solo ciò che gli è consentito.
- Chi è assente: Ferie ha un calendario del team, una griglia mensile con una riga per membro del personale, le assenze disegnate come barre e le festività tratteggiate. Un'assenza approvata toglie inoltre quella persona dagli slot liberi di una pagina di prenotazione configurabile.
- Cosa scade: le schede dei progetti mostrano chi è assegnato e quando scade ciascuna, e diventano ambra e poi rosse all'avvicinarsi di una scadenza. Nulla somma quante ore ciò impegni qualcuno.