Come fatturano ai clienti le agenzie per il lavoro e di selezione del personale

Le agenzie di somministrazione fatturano ai clienti i lavoratori temporanei ogni settimana o ogni due settimane, moltiplicando le ore approvate nel foglio ore per una tariffa di vendita concordata. Le agenzie di selezione fatturano un compenso una tantum per l'inserimento, di solito una percentuale della retribuzione del candidato, quando il candidato accetta o inizia. Le ricerche con incarico esclusivo si fatturano a rate man mano che la ricerca avanza.

Quale fattura invia ogni tipo di agenzia?

Ogni tipo di agenzia fattura una cosa diversa, quindi cambiano la fattura, i tempi e le prove che la sostengono.

Come funziona la fattura di una somministrazione temporanea?

La fattura di una somministrazione temporanea addebita le ore approvate alla tariffa di vendita concordata, riga per riga, per una settimana indicata. Ecco un esempio inventato della fattura settimanale di un cliente di magazzino, con IVA al 20%.

Ciò che rende queste fatture facili da pagare è la traccia dei riferimenti: l'ordine d'acquisto o il centro di costo del cliente, la data di fine settimana e un foglio ore approvato dietro ogni riga. Se il cliente ha approvato le ore, resta poco da discutere. Se non le ha approvate, la fattura tornerà indietro. Un modello di foglio ore per il team ti dà un'impostazione da cui ricavare una riga come questa.

I grandi clienti possono gestire il processo da sé tramite un vendor management system, a volte con l'autofatturazione, in cui è il cliente a compilare la fattura a tuo nome. L'articolo 224 della direttiva IVA lo consente previo accordo e con una procedura di accettazione di ogni fattura, e la fattura deve riportare la dicitura «Self-billing» (articolo 226, punto 10 bis). La direttiva ha una versione ufficiale in italiano, quindi riprendi la dicitura dal testo ufficiale.

Che differenza c'è tra ricarico e margine?

Il ricarico misura la tariffa di vendita rispetto alla retribuzione del lavoratore, mentre il margine misura ciò che resta rispetto alla tariffa di vendita, e le agenzie che citano uno quando intendono l'altro sono una fonte comune di prezzi sbagliati.

Con cifre inventate per la stessa tariffa di vendita di €24:

Un ricarico del 60% sembra generoso. Lascia €6 all'ora per pagare l'ufficio, i tuoi consulenti e ogni cliente che paga in ritardo. La somministrazione ha anche un divario di cassa che un compenso di selezione non ha: con pagamento a 30 giorni puoi pagare quattro o cinque paghe settimanali prima che arrivi il primo pagamento del cliente. Imposta i tuoi termini di pagamento tenendone conto.

Come funziona la fattura di un compenso per l'inserimento?

La fattura di un compenso per l'inserimento addebita una sola volta un'assunzione andata a buon fine, di solito come percentuale della retribuzione concordata del candidato. I livelli di compenso sono una questione commerciale delle tue condizioni generali, quindi le cifre qui sotto sono inventate.

Un compenso del 20% su una retribuzione di €48.000 fa €9.600, più IVA al 20% di €1.920, per un totale di €11.520. Definisci la «retribuzione» nelle condizioni prima di averne bisogno: se comprende premi, provvigioni o un'indennità auto può cambiare il compenso più della percentuale che hai negoziato.

Compenso per inserimento: Operations Manager, candidato J. Esempio, data di inizio 1° febbraio 2027. 20% della retribuzione base del primo anno concordata di €48.000, secondo le condizioni generali del 5 ottobre 2026. Condizioni di rimborso: clausola 7.

Rimborsi. Molte condizioni rimborsano una parte del compenso se l'assunto se ne va presto. Ecco una scala inventata sul compenso di €9.600.

Un rimborso riduce una fattura che hai già emesso, quindi normalmente va su una nota di credito e non in una modifica dell'originale.

Ricerca con incarico esclusivo. Un compenso di incarico esclusivo si divide lungo la ricerca. Come esempio inventato, il 30% di una retribuzione di €75.000 fa €22.500, fatturati in tre rate da €7.500: all'incarico, alla rosa dei candidati e all'inserimento. Il meccanismo è quello della fatturazione a stato avanzamento lavori, con una ricerca al posto di un progetto.

Quale IVA si applica alla fattura di un'agenzia?

L'IVA sulla fattura di un'agenzia dipende dal fatto che l'agenzia fornisca il lavoratore o si limiti a presentarlo. L'HMRC traccia la distinzione con chiarezza nel VAT Notice 700/34:

• Fornire personale in proprio (as principal): l'IVA è dovuta sull'intero importo addebitato, compresi i costi del personale recuperati dal cliente (paragrafo 2.3). Nella fattura qui sopra è l'IVA sull'intero importo di €3.048, non sul margine dell'agenzia.
• Agire come intermediario (as agent), presentando un lavoratore che stipula il contratto direttamente con il cliente: è un servizio di presentazione, e l'IVA è dovuta sui compensi dell'agenzia (paragrafo 5.1.2).

Il costo dell'IVA sull'intero importo ricade sui clienti che non possono recuperarla, quindi aspettati quella conversazione con loro. Altri paesi arrivano a risposte proprie, quindi controlla la tua. Per i clienti all'estero, vedi la guida su come fatturare ai clienti UE.

Quali regole sul lavoro tramite agenzia incidono sulla fattura?

Le regole sul lavoro tramite agenzia incidono sulla fattura soprattutto attraverso la tariffa di vendita e la commissione di passaggio. Le regole variano da paese a paese e cambiano, quindi considera questi punti come indicazioni da verificare con un consulente.

• Parità di trattamento: nell'UE, la direttiva 2008/104/CE, articolo 5 dice che le condizioni di base di lavoro e di occupazione di un lavoratore temporaneo devono essere almeno quelle che avrebbe avuto se fosse stato assunto direttamente, e le leggi nazionali la attuano in modi diversi. Nel Regno Unito, il diritto equivalente scatta dopo 12 settimane di calendario continuative nello stesso ruolo presso lo stesso cliente. Se in quel momento la retribuzione sale, le tue condizioni devono permettere alla tariffa di vendita di seguirla.
• Passaggio a tempo indeterminato: il diritto dell'UE dichiara nulle le clausole che impediscono a un cliente di assumere un lavoratore temporaneo al termine dell'incarico, pur consentendo all'agenzia un ragionevole compenso per i suoi servizi (articolo 6, paragrafo 2). Nel Regno Unito, una commissione di passaggio può essere addebitata solo a condizioni precise, e deve essere prevista nel tuo contratto con il cliente.
• Addebiti ai lavoratori: l'articolo 6, paragrafo 3, della stessa direttiva vieta alle agenzie di far pagare ai lavoratori compensi per organizzarne l'assunzione presso il cliente.
• Autorizzazioni: alcuni paesi e settori richiedono che l'agenzia abbia una licenza. Verifica prima di fatturare a un cliente in un nuovo paese.

Il governo britannico ha avviato consultazioni su modifiche a questo quadro, quindi controlla la situazione attuale nel Regno Unito.

Fatturare ai clienti di somministrazione e selezione in ERPFlow

Oggi ERPFlow non ha un timer né i fogli ore. Il tracciamento del tempo, compresa la trasformazione del tempo registrato in fatture, arriverà prossimamente. Non ha paghe, turni né gestione dei candidati, quindi gestisce la fattura e non l'inserimento.

• Tariffe: aggiungi ogni ruolo come servizio con unità hr e la sua tariffa di vendita. Le tariffe che cambiano da cliente a cliente si sovrascrivono sulla riga.
• Fatture settimanali: inserisci le ore approvate come quantità di una riga di fattura e metti nella descrizione la settimana e il lavoratore. Duplica copia la fattura della settimana scorsa in una nuova bozza, risparmiandoti di riscrivere le righe. Una fattura ricorrente qui non va bene, perché le sue righe sono identiche a ogni emissione.
• Riferimenti: il campo Numero d'ordine contiene l'ordine d'acquisto del cliente e viene stampato sul PDF.
• Fogli ore come prova: allega il foglio ore approvato alla fattura. Gli allegati restano sulla tua scheda e non vengono inviati per e-mail con la fattura, quindi manda il foglio ore a parte se il cliente lo vuole.
• Compensi per l'inserimento: una riga di fattura, con la dicitura di cui sopra nella descrizione.
• Rimborsi: ERPFlow non ha un documento di nota di credito. Segna come annullata e Duplica gestiscono un annullamento completo e una nuova emissione, ma un rimborso parziale richiede una nota di credito dal tuo sistema di contabilità.

La scheda del cliente mostra i ricavi netti e quanto è da incassare. ERPFlow non mostra il margine per lavoratore, per cliente o per inserimento.