Come tracciare le ore fatturabili per progetto

Per tracciare le ore fatturabili per progetto, dai a ogni progetto un codice prima che il lavoro cominci, fai in modo che ogni registrazione di tempo indichi un solo progetto, annota data, persona, attività e ore e segna ogni registrazione come fatturata quando arriva in una fattura. I totali per progetto mostrano poi cosa è stato lavorato, fatturato e lasciato non fatturato.

Le regole generali per registrare le ore sono in come tracciare le ore fatturabili. Questa guida spiega cosa cambia quando l'unità del tuo report è il progetto.

Perché tracciare le ore fatturabili per progetto e non per cliente?

Tracciare le ore fatturabili per progetto conta perché un cliente può avere più lavori con condizioni diverse, e un totale per cliente nasconde come sta andando ciascuno. Ecco un esempio inventato: un cliente ha un progetto di sito web a compenso fisso con un budget di 40 ore e un accordo di assistenza fatturato a ore. In un mese registri 60 ore per quel cliente.

Per cliente, 60 ore sembrano un buon mese. Per progetto sono 52 ore sul sito, cioè 12 oltre un budget che nessuno pagherà, e solo 8 ore che puoi fatturare. Sono due conversazioni diverse, e un totale per cliente non fa nascere nessuna delle due.

Come si imposta un progetto per il tracciamento del tempo?

Per impostare un progetto per il tracciamento del tempo, scrivi una breve scheda prima che qualcuno registri un'ora. A una piccola azienda basta questo:

Lo stato conta più di quanto sembri. Senza, le persone continuano a registrare sull'ultimo progetto che ricordano, e le ore finiscono su un lavoro fatturato e chiuso a giugno.

Cosa contiene la registrazione del tempo di un progetto?

La registrazione del tempo di un progetto richiede la data, la persona, il codice progetto, l'attività, le ore, un indicatore di fatturabilità e, in seguito, il numero della fattura. Due regole la mantengono onesta:

• Una registrazione, un progetto. Se una giornata ha coperto tre progetti, sono tre registrazioni.
• Niente codice, niente congetture. Il lavoro che non appartiene a nessun progetto va su un codice interno, mai sul progetto aperto più vicino.

Tieni anche il tempo di progetto non fatturabile, come le rilavorazioni o una revisione interna, segnato come tale. Non puoi addebitarlo, ma fa parte di ciò che il lavoro è costato. Le regole per quell'indicatore sono in ore fatturabili e non fatturabili.

Come si vedono le ore fatturate e non fatturate per progetto?

Per vedere le ore fatturate e non fatturate per progetto, tieni una tabella continua con una riga per progetto, ricostruita ogni mese dalle registrazioni del tempo. In questa tabella inventata ogni riga deve rispettare una sola somma: lavorate uguale fatturate più svalutate più non fatturate.

Ogni colonna ti dice cosa fare:

• Non fatturate: P-104 ha €990 di lavoro in attesa di fattura (11 ore a €90) e P-105 ne ha €1.540 (14 a €110). Sono €2.530 di lavoro che hai fatto e non hai chiesto. Se lo porti nei tuoi conti, va in un report del lavoro in corso.
• Budget residuo: P-105 ha usato il 97,5% delle sue ore. Se ha un tetto, avvisa il cliente prima di arrivare a 80 e fatti approvare prima ogni extra.
• Svalutate: P-104 ha regalato 1,5 ore. Su un solo progetto non è niente. Lo stesso motivo ripetuto su dieci progetti significa che le tue stime vanno riviste, come spiega svalutazione e perdita su crediti.

In un progetto a compenso fisso la colonna Fatturate non si applica, perché la fattura addebita il compenso o una sua tranche. Tieni Lavorate e Budget residuo e usa la guida per confrontare budget e ore effettive.

Come si evita che le ore di un progetto vengano fatturate due volte o dimenticate?

Per evitare che le ore di un progetto vengano fatturate due volte o dimenticate, scrivi il numero della fattura su ogni registrazione quando la fatturi e fai la somma qui sopra prima di ogni giro di fatturazione. Una registrazione con un numero è stata fatturata. Una senza numero no, ed è ancora lì il mese dopo.

Correggi gli errori in base a quanta strada hanno fatto. Prima della fatturazione, riassegna la registrazione al progetto giusto. Dopo la fatturazione, lascia stare la registrazione e correggi la fattura come si deve, con una nota di credito o una fattura corretta, perché il registro del tempo deve continuare a concordare con quello che hai inviato.

Tracciare le ore per progetto in ERPFlow

Oggi ERPFlow non ha un timer né fogli ore. Il tracciamento del tempo, compresa la trasformazione del tempo registrato in fatture, arriverà prossimamente. Non ha nemmeno tariffe o budget dei progetti, report del tempo per persona né un indicatore di fatturato sulle ore, quindi la tabella continua qui sopra resta nel tuo foglio di calcolo.

Quello che ERPFlow fa già oggi è tenere le ore su un progetto. Come funzionano i progetti ne fa il giro completo:

• Il progetto: un progetto è una lavagna con colonne a cui dai il nome. Collegalo a un cliente e compare nella scheda di quel cliente.
• Le ore: ogni scheda ha un campo Tempo impiegato, che si scrive in ore e minuti. L'elenco dei progetti somma schede e tempo impiegato per ciascun progetto, comprese le schede archiviate, e la scheda Progetti del cliente li somma su tutte le lavagne.
• I limiti: una scheda contiene un solo valore, senza data e senza suddivisione per persona, quindi usa una scheda per attività o per periodo di fatturazione.
• Tenere separate fatturate e non fatturate: aggiungi colonne come «Da fatturare» e «Fatturato» e sposta le schede. La lavagna non somma una colonna, ma l'esportazione CSV dà progetto, colonna e tempo impiegato in minuti di ogni scheda, e un foglio di calcolo può sommarli.
• Fatturarlo: il tempo delle schede non diventa righe di fattura. Leggi il totale, poi nella fattura scegli un servizio con il tuo prezzo orario e scrivi le ore come quantità. Puoi collegare la fattura al progetto in Documenti collegati.

I progetti illimitati sono inclusi in ogni piano, anche se il piano Free limita le schede a 10 in tutto, comprese quelle archiviate.