Ultimo aggiornamento: 6 novembre 2026
Un flusso di lavoro per tracciare il tempo e fatturare da freelance richiede un registro, un controllo settimanale e un giorno di fatturazione. Annota ogni blocco di lavoro nel giorno in cui lo svolgi, controlla il registro per quindici minuti ogni venerdì e, in una data fissa ogni mese, trasforma le ore di ciascun cliente in una fattura.
Le ore si perdono soprattutto fra il momento in cui fai il lavoro e quello in cui lo scrivi, quindi la routine conta più dello strumento che scegli.
Cosa deve concordare un freelance prima di tracciare il tempo?
Un freelance dovrebbe concordare la tariffa oraria, l'incremento di fatturazione, cosa conta come addebitabile e la data di fatturazione prima che venga registrata la prima ora. Mettili nel preventivo o nell'e-mail che conferma il lavoro, perché una regola che il cliente ha visto per iscritto è difficile da contestare dopo. Puoi copiare questo testo e cambiare le cifre:
Il tempo è addebitato a €75,00 l'ora più IVA, registrato in unità da 15 minuti e fatturato l'ultimo giorno lavorativo di ogni mese. Il viaggio è addebitato a metà tariffa. Il pagamento è dovuto 14 giorni dopo la data della fattura.
Ognuna di queste scelte ha una guida dedicata, se hai dubbi: incrementi di fatturazione, addebitare il tempo di viaggio e termini di pagamento.
Che aspetto ha un semplice registro delle ore da freelance?
Un registro delle ore da freelance richiede sei colonne, e un foglio di calcolo lo gestisce benissimo. Queste voci sono inventate:
| Data | Cliente | Attività | Ore | Addebitabile | Fattura |
|---|---|---|---|---|---|
| 3 aprile | Harbour Foods | Pagine prodotto, prima bozza | 3,25 | Sì | INV-2026-0031 |
| 3 aprile | Harbour Foods | Telefonata con il responsabile marketing | 0,5 | Sì | INV-2026-0031 |
| 6 aprile | Fell Cycles | Riscrittura della homepage | 2,0 | Sì | |
| 7 aprile | Amministrazione interna | Contabilità | 1,0 | No | n/d |
La colonna Fattura è quella che fa più lavoro. Uno spazio vuoto significa che le ore non sono state fatturate, quindi filtrare gli spazi vuoti mostra il lavoro non fatturato e impedisce che qualcosa venga fatturato due volte.
Registra anche la tua amministrazione, anche se nessuno la paga. Dopo qualche mese ti dice quante ore hai davvero da vendere, ed è il numero da cui dipende la tua tariffa.
Qual è la routine settimanale e mensile?
La routine ha tre passaggi regolari, e quello che la gente salta è il venerdì.
| Quando | Quanto dura circa | Cosa fai |
|---|---|---|
| Lo stesso giorno | 2 minuti | Annota su cosa hai lavorato, per chi e per quanto tempo |
| Venerdì | 15 minuti | Confronta il registro con il calendario, le e-mail inviate e i file modificati, e colma i vuoti |
| Giorno di fatturazione | 10 minuti per cliente | Filtra per cliente, somma le ore addebitabili, emetti la fattura, scrivi il suo numero nel registro |
Il venerdì recupera più denaro. Di venerdì ricordi ancora la telefonata imprevista di martedì con un cliente. A fine mese no, e le ore ricostruite a memoria vengono in difetto.
Dopo la scadenza ti serve un'altra abitudine: sollecitare in un giorno stabilito, usando una sequenza di solleciti che hai già scritto.
Un esempio svolto: le ore di un mese su una fattura
Ecco un esempio inventato. Una copywriter freelance applica €75 l'ora, il viaggio a metà tariffa e aggiunge il 20% di IVA. Queste sono le ore addebitabili di aprile per un cliente.
| Riga | Ore | Tariffa | Netto |
|---|---|---|---|
| Copywriting, pagine prodotto | 18,5 | €75,00 | €1.387,50 |
| Telefonate e revisioni | 3,25 | €75,00 | €243,75 |
| Viaggio verso l'ufficio del cliente, metà tariffa | 2,0 | €37,50 | €75,00 |
| Netto | 23,75 | €1.706,25 | |
| IVA al 20% | €341,25 | ||
| Totale dovuto | €2.047,50 |
Prima di emetterla, controlla che 23,75 coincida con il totale addebitabile del registro per quel cliente e quel mese. Se non coincide, hai saltato una riga o ne hai presa una di un altro mese. Scrivi ogni riga in modo che il cliente non debba chiedere:
Copywriting, pagine prodotto, dal 1° al 30 aprile: 18,5 ore a €75,00
Se non sei in regime IVA, la riga dell'IVA sparisce e il totale è €1.706,25. La guida a fatturare a un cliente da freelance spiega cos'altro deve dire la fattura, e trasformare le ore fatturabili in una fattura approfondisce le righe di sintesi o di dettaglio.
Un freelance dovrebbe tracciare il tempo sui lavori a prezzo fisso?
Un freelance dovrebbe tracciare il tempo anche sui lavori a prezzo fisso, perché nient'altro mostra quanto ha reso il lavoro all'ora. Prendi la riscrittura inventata di un sito da €2.400 che ha richiesto 44 ore. Fanno €54,55 l'ora, contro una tariffa di €75, e a €75 le stesse ore sarebbero state €3.300.
Il cliente non vede mai quelle ore. Le usi per il preventivo successivo, o quando confronti le ore a preventivo con quelle effettive per vedere quali tipi di lavoro continui a sottoprezzare.
Tracciare le ore e fatturarle in ERPFlow
ERPFlow oggi non ha un timer né fogli ore. Il tracciamento del tempo, compresa la trasformazione del tempo registrato in fatture, arriverà prossimamente. Per ora il tuo registro resta in un foglio di calcolo o in un'app con timer, e ERPFlow gestisce la fattura e tutto ciò che viene dopo.
- La tariffa: crea un servizio con l'unità impostata su ore e la tua tariffa oraria. Su una fattura, scegli il servizio e digita la quantità dal tuo registro, per esempio 18,5. Puoi riformulare la descrizione sulla riga.
- Invio: l'emissione assegna alla fattura il suo numero e la rende definitiva. Viene inviata per e-mail come PDF, in una qualsiasi di 19 lingue.
- Farsi pagare: registra ogni pagamento quando arriva, compresi i pagamenti parziali. L'elenco Fatture filtra le Scadute, e Invia sollecito di pagamento invia per e-mail una fattura scaduta quando scegli tu. Nulla parte con una cadenza automatica, e ERPFlow non incassa il denaro da sé.
- Le ore accanto al cliente: un progetto collegato al cliente contiene schede con il tempo impiegato digitato, e quei tempi si sommano per progetto e per cliente. Ogni scheda contiene una sola cifra senza data e non diventa righe di fattura, quindi non sostituisce un registro datato.
Il piano Free ha un solo membro e consente 5 fatture al mese, 5 servizi e 10 schede di progetto in totale, quindi confronta questi limiti con il tuo elenco di clienti.