La sezione compensi della lettera di incarico di un commercialista

La sezione compensi della lettera di incarico di un commercialista dice come si calcola il compenso, cosa comprende, cosa costa in più, quando viene fatturato e pagato e come può cambiare. Scrivila in modo che il cliente possa prevedere ogni fattura leggendo la lettera, perché le contestazioni sui compensi nascono di solito dove la lettera taceva.

Cosa deve dire la sezione compensi di una lettera di incarico?

La sezione compensi di una lettera di incarico deve rispondere a sette domande, che prima o poi il cliente farà tutte.

In parte è un obbligo professionale, oltre che una buona pratica. La guida dell'ICAEW sulle informazioni sui compensi riassume cosa chiede il suo Code of Ethics agli iscritti: spiegare su quali basi saranno calcolati i compensi, indicare una stima del compenso iniziale quando serve e dare per iscritto preventivi o criteri di calcolo, normalmente nella lettera di incarico. Dice anche che uno studio deve chiarire quando una stima non è un compenso a forfait. Altri ordini hanno codici propri, quindi controlla il tuo.

Nell'UE, l'articolo 22 della direttiva servizi va nella stessa direzione. Il prestatore deve rendere disponibile un prezzo predeterminato. Quando il prezzo non è predeterminato, deve fornire su richiesta il prezzo, un metodo di calcolo che il cliente possa verificare oppure un preventivo sufficientemente dettagliato.

Clausole sui compensi da copiare

Sono punti di partenza con cifre inventate. Confrontale con il testo modello del tuo ordine, come la guida dell'ICAEW sulle lettere di incarico, e con quello che si aspetta la tua assicurazione di responsabilità professionale.

Compenso a forfait:

Il nostro compenso per i servizi dell'Allegato 1 è di €3.060 all'anno più IVA, fatturato a €255 al mese il primo giorno lavorativo di ogni mese, per i dodici mesi a partire dal 1° gennaio 2027.

Cosa presuppone il compenso:

Il compenso presuppone fino a 80 operazioni al mese, registrazioni complete entro il 10 del mese successivo e un solo bilancio annuale. Se una di queste condizioni cambia, ve lo comunicheremo prima di addebitare qualsiasi altro importo.

Lavori fuori incarico:

I lavori non compresi nell'Allegato 1 sono addebitati a €85 l'ora più IVA, oppure a un prezzo fisso concordato prima. Non inizieremo lavori extra a pagamento senza il vostro accordo scritto, e basta una e-mail.

Una stima:

Questa cifra è una stima e non un compenso a forfait. Se prevediamo di superarla, ve lo diremo prima, ne spiegheremo il motivo e vi daremo una cifra rivista.

Spese e anticipazioni:

Rifatturiamo le spese al costo, più IVA dove applicabile. Gli importi che paghiamo per vostro conto, come i diritti di deposito, sono indicati a parte in fattura per l'esatto importo pagato.

Pagamento:

Le fatture sono pagabili entro 14 giorni dalla data. Sugli importi scaduti possiamo addebitare interessi nei limiti consentiti dalla legge e possiamo sospendere il lavoro dopo avervi dato 7 giorni di preavviso scritto.

Revisione dei compensi:

Rivediamo i compensi ogni gennaio e vi diamo 30 giorni di preavviso scritto per ogni modifica. Se non accettate la modifica, potete recedere dall'incarico con comunicazione scritta prima che abbia effetto.

Cessazione a metà periodo:

Se questo incarico termina prima della fine dell'anno, addebiteremo il lavoro svolto fino a quella data ai prezzi indicati in questa lettera, al netto di quanto avete pagato, e rimborseremo l'eventuale eccedenza.

Se la lettera non dice nulla sui ritardi di pagamento, con i clienti aziendali può aiutare comunque la legge. Nell'UE, la direttiva sui ritardi di pagamento fissa interessi legali pari al tasso di riferimento più almeno otto punti percentuali, con almeno €40 per i costi di recupero. Nel Regno Unito, gli interessi legali sono l'8% più il tasso base della Bank of England. La guida su come applicare una penale per ritardato pagamento approfondisce, e gli esempi di termini di pagamento ti aiutano a scegliere il numero di giorni.

Perché un compenso spalmato nel tempo richiede una clausola di uscita?

Un compenso diviso in parti uguali su un anno smette di corrispondere al lavoro svolto nel momento in cui un cliente se ne va a metà periodo, ed è per questo che l'ultima clausola qui sopra conta. I compensi annuali comprendono lavori concentrati in un momento, come il bilancio di fine anno, e la rata mensile li distribuisce.

Ecco un esempio inventato. Uno studio chiede €180 al mese per la contabilità e €900 per il bilancio di fine anno: €3.060 all'anno, fatturati a €255 al mese. Il cliente se ne va dopo sette mesi, avendo pagato €1.785.

Senza la clausola, discuti di €375 senza niente a cui appellarti, oppure un cliente ti chiede indietro €525 e non c'è un modo concordato per calcolarli. La guida dell'ICAEW fa un'osservazione affine sugli ordini permanenti di pagamento: i clienti possono credere che i versamenti coprano tutto, quindi sii chiaro sulle condizioni e preparati a riconciliare i compensi con i pagamenti.

Dove sbagliano le clausole sui compensi?

Le clausole sui compensi sbagliano di solito perché sono vaghe proprio nel punto in cui il cliente ha bisogno di una cifra.

• «In base al tempo impiegato», senza tariffa. L'ICAEW considera le registrazioni del tempo uno strumento di gestione e dice che da sole non giustificano un compenso. Dai al cliente la tariffa o un metodo che possa verificare.
• «Compenso a forfait» senza limiti. Senza volumi indicati, un cliente che raddoppia le dimensioni può ragionevolmente aspettarsi lo stesso prezzo.
• Una stima senza soglia. Scrivi che lo avvertirai prima di superarla. L'ICAEW si aspetta anche una spiegazione dell'eccedenza e di come è stata calcolata.
• Silenzio sui ritardi nelle registrazioni. Se le registrazioni arrivano tre settimane dopo la scadenza, chi paga l'urgenza?
• Nessuna clausola di revisione. Ti serve allora l'accordo del cliente per ogni aumento, e una lettera di aumento delle tariffe ha molto meno su cui reggersi.

Come si cambiano i compensi senza rifare tutta la lettera?

Per cambiare i compensi senza rifare tutta la lettera, tieni le cifre in un tariffario separato a cui la lettera rimanda. La lettera principale tratta le condizioni, il tariffario i servizi e i prezzi attuali. Un nuovo tariffario, con la data e il preavviso promesso nella lettera, sostituisce il precedente.

Rifai l'intera lettera quando cambiano il tipo di lavoro o le condizioni. Conserva ogni versione datata, perché una contestazione successiva sui compensi dipende da quale tariffario valeva in quel mese. Come arrivare al prezzo in partenza è spiegato in compenso a forfait per i servizi di contabilità.

Dai compensi della lettera di incarico alle fatture in ERPFlow

ERPFlow non scrive né firma lettere di incarico. Non ha modelli di lettera né firma elettronica. Si occupa di ciò che viene dopo l'accordo sul compenso, per gli studi di contabilità e per chiunque fatturi in questo modo.

• Conserva la lettera firmata: allega il file alla scheda del cliente, così le condizioni concordate stanno accanto alle sue fatture.
• Imposta il listino: aggiungi ogni compenso del tuo tariffario come servizio con il suo prezzo, così la riga di fattura corrisponde al tariffario.
• Invia una proposta di compenso, se la usi: un preventivo ha righe e IVA, parte come PDF e si converte in fattura. Lo segni come accettato a mano.
• Fattura il compenso mensile: una fattura ricorrente lo emette ogni mese, inviato per e-mail o lasciato in bozza. Fattura e non incassa, quindi i pagamenti si registrano a mano.
• Fattura gli extra: aggiungili a una bozza come riga a sé, con l'accordo indicato nella descrizione.

ERPFlow non confronta quanto hai fatturato con una stima e non ti avvisa prima di superarla. Questo controllo resta a te.