Guías
Guías de facturación y cobro
Cómo redactar la factura, aplicar el IVA correcto, facturar tu tiempo y cobrar a tiempo. Ejemplos resueltos y textos que puedes usar hoy mismo.
Fundamentos de facturación
- 8 min de lecturaCómo facturar a un cliente paso a pasoQué debe decir una factura, cuándo enviarla y a quién, con un ejemplo completo y las normas de la UE y del Reino Unido detrás de cada campo.
- 6 min de lecturaCómo facturar a un cliente como autónomoTu nombre, tu situación en el IVA y tu tarifa diaria en una sola página. Qué necesita una factura de autónomo, un ejemplo resuelto y qué preguntar a un cliente nuevo antes de la primera factura.
- 6 min de lecturaCómo facturar servicios profesionalesPor horas, a precio cerrado o con iguala: qué debe decir cada línea, cuánto detalle necesitan los clientes y un ejemplo resuelto que separa honorarios, gastos y suplidos.
- 4 min de lecturaCómo convertir un presupuesto en facturaEl cliente ha dicho que sí. Qué pasa del presupuesto a la factura, qué tiene que cambiar y cómo facturarlo de una vez o por fases sin reescribir una línea.
- 6 min de lecturaPresupuesto, factura y recibo: diferenciasUno ofrece un precio, otra pide dinero y el último confirma que lo has recibido. Qué hace cada uno a efectos legales y de IVA, dónde encajan las proformas y todos los documentos de un trabajo, resueltos.
- 6 min de lecturaCómo numerar las facturasQué exigen realmente las normas de la UE y del Reino Unido, qué formato usar, qué hacer con los huecos y las facturas anuladas, y una comprobación de dos minutos para saber si tu serie aguanta.
- 4 min de lecturaCómo emitir una factura rectificativaCuando una factura ya ha salido, se corrige con un documento nuevo. Qué debe decir una factura rectificativa, cuándo la necesitas y cómo funcionan los números.
- 7 min de lecturaPlantillas de correo para enviar facturas que el cliente puede tramitarSiete correos de factura para copiar, desde la primera factura hasta una corregida, con asuntos que administración pueda encontrar después y los datos que necesita en las dos primeras líneas.
- 8 min de lecturaCorreo de recordatorio de factura vencida: secuencia completaUn aviso opcional antes del vencimiento y después cinco pasos hasta el último aviso, con textos para copiar en cada uno, y qué enviar cuando un cliente ha pagado una parte o discute la factura.
- 9 min de lecturaCómo cobrar un recargo por demora en una facturaQué permite cobrar la ley de la UE y del Reino Unido a una empresa que paga tarde, los tipos de este semestre, un cálculo resuelto con la trampa del redondeo y textos para copiar en tus condiciones y en la factura.
Cómo cobrar tus facturas
- 7 min de lecturaEjemplos de condiciones de pago en facturasNet 14, Net 30, fin de mes, descuentos por pronto pago y pagos por fases: qué significa cada condición, textos para copiar, los límites legales en la UE y el Reino Unido y cómo elegir.
- 6 min de lecturaCómo facturar un anticipo y el pago finalDos facturas, dos números, un total. Cómo redactar cada una, qué hace el IVA en el anticipo según el artículo 65 y un ejemplo resuelto que suma lo presupuestado.
- 6 min de lecturaCómo facturar y registrar pagos parcialesUn pago parcial no necesita una factura nueva. Cómo registrarlo, qué decir al cliente, qué ocurre con el IVA y cuándo los plazos sí exigen facturas separadas.
- 6 min de lecturaCómo facturar una iguala mensualLa misma factura, el mismo día, indicando el periodo. Por adelantado o a mes vencido, qué pasa con el IVA, cómo tratar las horas por encima o por debajo del cupo y un texto para el contrato.
- 5 min de lecturaInforme de antigüedad de saldos de clientes: cómo leerlo y actuarUn informe de antigüedad de saldos resuelto, qué dice cada columna, qué hacer con cada tramo de antigüedad y cómo montarlo en una hoja de cálculo si tu software no lo tiene.
- 5 min de lecturaConciliación de facturas para empresas de serviciosCruza cada factura con el banco, comprueba el total y verifica que se facturó todo tu trabajo. Un método de cierre mensual con un ejemplo resuelto y qué hacer cuando las cifras no cuadran.
- 5 min de lecturaCómo facturar gastos reembolsablesUna línea propia, una descripción y el IVA correcto. Una factura resuelta con honorarios, un gasto repercutido y un suplido, el error del IVA sobre IVA y el texto que conviene acordar antes de gastar.
- 6 min de lecturaCómo redactar una carta de subida de tarifas a tus clientesCartas para copiar para clientes por horas, con iguala y por proyecto, cuánto preaviso dar, qué puede hacer un cliente al respecto y cuánto trabajo puedes perder antes de que una subida te cueste dinero.
- 6 min de lecturaExtracto de cuenta: un ejemplo resuelto para facturar a clientesQué es un extracto de cuenta, un ejemplo completo resuelto, partidas abiertas o saldo arrastrado, la nota que enviar con él y qué hacer cuando las cifras de un cliente no coinciden.
Facturación internacional e IVA
- 7 min de lecturaCómo facturar a clientes internacionalesDónde tributa la venta, qué tiene que decir la factura y cómo cambia la respuesta según el cliente sea de la UE, del Reino Unido o de otro país. Con una tabla de decisión y un ejemplo resuelto.
- 6 min de lecturaCómo facturar a clientes de la UE (IVA, inversión del sujeto pasivo y VIES)Cuándo no cobras IVA a un cliente de la UE, qué debe mostrar la factura, en qué se diferencian los bienes de los servicios, dónde se aplica el umbral de 10.000 € y qué declaras después.
- 6 min de lecturaCampos de una plantilla de factura con IVA, explicadosTodos los campos que necesita una factura con IVA según el artículo 226, qué falla en cada uno, las menciones adicionales que algunas facturas necesitan y un ejemplo relleno con dos tipos de IVA.
- 6 min de lecturaRedacción de una factura con inversión del sujeto pasivo: ejemplo y lista de comprobaciónLas palabras exactas que necesita una factura de la UE con inversión del sujeto pasivo, textos para copiar en bienes, servicios y construcción en el Reino Unido, un ejemplo y una lista de comprobación.
- 6 min de lecturaCómo comprobar un NIF-IVA en VIESLos pasos, qué significa cada resultado de VIES, por qué un número real puede aparecer como no válido, cómo guardar la prueba de la comprobación y qué hacer con los números del Reino Unido.
- 6 min de lecturaFactura comercial y factura fiscal: diferenciasUna pasa los bienes por la aduana, la otra registra la venta a efectos fiscales. Qué debe contener cada una, cuándo necesitas las dos y una exportación resuelta con las mismas cifras en ambas.
- 6 min de lecturaCómo facturar en moneda extranjeraQué exigen la UE y el Reino Unido cuando facturas en otra moneda, qué tipo de cambio usar para el IVA y un ejemplo resuelto desde la factura hasta el cobro, con la pérdida por diferencia de cambio.
- 7 min de lecturaIVA en gastos reembolsables y suplidosLa mayoría de los gastos que repercutes a un cliente llevan IVA. La prueba para saber si es un suplido de verdad, una factura resuelta con las cuentas y el error de cobrar IVA sobre el IVA.
Control horario y facturación
- 5 min de lecturaCómo controlar las horas facturablesQué anotar en cada bloque de trabajo para un cliente, cuándo anotarlo y un registro de horas resuelto que puedes copiar hoy mismo a una hoja de cálculo.
- 5 min de lecturaCómo convertir horas facturables en una facturaDe un mes de entradas de tiempo a una factura que el cliente pagará: la fecha de corte, la revisión, cuánto detalle mostrar y un ejemplo resuelto que cuadra hasta la hora.
- 5 min de lecturaCómo controlar las horas facturables y no facturablesQué tareas puedes cobrar, un conjunto breve de códigos de motivo para el resto y cómo leer las cifras de un mes para ver adónde van realmente las horas no cobradas.
- 7 min de lecturaCómo funcionan los proyectos en ERPFlow: tableros, tarjetas, fechas límite y personasQué es un proyecto en ERPFlow, cómo dividir el trabajo en tableros, qué contiene una tarjeta, cómo se comportan las fechas límite y las notificaciones, y qué no hacen los proyectos.
- 4 min de lecturaCómo registrar el tiempo en ERPFlow como miembro del equipoCómo anotar tu tiempo en una tarjeta de proyecto, por qué sumas a la cifra que ya hay, cómo dejar constancia de quién hizo qué y dónde aparecen las horas.
- 5 min de lecturaUn flujo práctico de tiempo facturable para contablesA qué asociar el tiempo, un cierre mensual que puedes seguir, cómo evitar que se escape trabajo fuera de alcance y cómo ver cuánto rinde por hora cada tarifa fija.
- 6 min de lecturaCómo facturar el tiempo de desplazamiento a obras y reuniones con clientesLas formas de cobrar los desplazamientos, lo que cuesta cada una al cliente en un viaje largo y en uno corto, cómo repartir un viaje compartido y un texto para tu presupuesto.
- 6 min de lecturaUn flujo de control de tiempo para consultoría que respalda la facturaciónCódigos de encargo, entradas de tiempo que un cliente no cuestionará, un borrador de factura antes de cada factura y una conciliación mensual. Un flujo para consultores, con un mes resuelto hasta la factura.
- 5 min de lecturaUn flujo de control de tiempo y facturación para autónomosUn registro, una comprobación el viernes y un día de facturación. La rutina completa de un autónomo que factura por horas, con un modelo de registro, textos para el cliente y las horas de un mes convertidas en factura.
- 5 min de lecturaCómo controlar las horas facturables de una agenciaLas horas de una agencia pasan por varias personas, varias tarifas e igualas que se exceden en silencio. Cómo configurar los códigos, qué es facturable y cómo revisar una iguala antes de que acabe el mes.
- 5 min de lecturaPlanificación de recursos para equipos de servicios: quién está libre y quién está sobrecargadoUna cuadrícula semanal que compara las horas disponibles de cada persona con lo ya comprometido, y qué hacer con el resultado. Un método con hoja de cálculo y una semana resuelta, para equipos pequeños de servicios.
- 5 min de lecturaPlantilla de hoja de horas para equipos: un formato semanal que tus facturas pueden usarUn formato semanal de hoja de horas para copiar en una hoja de cálculo, rellenado para dos personas, con la fórmula que lo convierte en cantidades de factura y las sumas comprobadas paso a paso.
- 6 min de lecturaCómo controlar horas y materiales para facturar a un clienteUna hoja de trabajo para mano de obra y materiales, una cláusula de margen para copiar, cómo se aplica el IVA y qué probar en una app de horas y materiales, con un trabajo de calefacción resuelto hasta la factura.
- 5 min de lecturaCómo controlar las horas facturables por proyectoDale un código a cada proyecto, haz que cada registro nombre uno y lleva en una tabla las horas trabajadas, facturadas, corregidas a la baja y sin facturar. Las comprobaciones y lo que un total esconde.
Tarifas y rentabilidad
- 4 min de lecturaTarifa media ponderada por hora: cómo calcularla y cuándo presupuestarlaLa fórmula, un ejemplo resuelto, por qué un promedio simple cobra de más, qué le hace a tu margen un cambio en la composición del equipo y el texto para el presupuesto.
- 5 min de lecturaCómo calcular la tarifa de facturación al cliente de tu personalLa fórmula, cuántas horas puede facturar de verdad una persona al año, un ejemplo resuelto por categoría y el error de margen que cuesta miles de euros al año sin que lo notes.
- 6 min de lecturaTabla de incrementos de facturación: tablas de 6, 10 y 15 minutosTablas de conversión de minutos trabajados a horas decimales facturables para incrementos de 6, 10 y 15 minutos, con lo que cada incremento supone en la factura de un día real.
- 5 min de lecturaHoras presupuestadas frente a horas reales: control de un proyecto de diseño de tarifa fijaConvierte una tarifa fija en un presupuesto de horas, compáralo cada semana con el avance real, prevé cuándo terminarás y sabe qué hacer cuando las horas se adelantan.
- 5 min de lecturaTasa de ocupación frente a horas facturables en servicios profesionalesLas horas facturables son un recuento y la tasa de ocupación es una proporción. Cómo se calcula cada una, por qué las mismas horas pueden significar cosas distintas y cómo fijar tu objetivo.
- 6 min de lecturaRentabilidad de un proyecto: factura por persona y mira cuánto gana cada proyectoUn método en hoja de cálculo: las horas de cada persona a su tarifa de facturación y de coste, y la diferencia. Con un proyecto resuelto, una tarifa fija comparada y el error que mejora los márgenes.
- 6 min de lecturaCorrección a la baja o baja de la deuda: qué supone cada una para tu facturaciónUna corrección a la baja reduce lo que cobras. Una baja de la deuda renuncia a lo que te deben. Cuándo se aplica cada una, qué documento necesita y dónde entra la recuperación del IVA.
Facturación por sector
- 8 min de lecturaFacturación por hitos: cómo facturar un proyecto por fases a medida que avanza el trabajoCómo dividir un contrato en facturas ligadas a fases acordadas o a trabajo medido, llevar un total acumulado y gestionar modificaciones e IVA, con un ejemplo de un contrato facturado en cuatro facturas.
- 6 min de lecturaFacturación de consultores: por horas o con igualaCuándo debe un consultor facturar por horas y cuándo compensa más una iguala mensual, con una tabla de decisión, seis meses facturados de las dos maneras y un texto de iguala para copiar.
- 6 min de lecturaFlujo de control del tiempo y facturación de un despacho de abogadosLos ocho pasos desde la carta de encargo hasta la minuta cobrada: registrar el tiempo con una descripción útil, revisar una prefactura y dónde entran las normas sobre fondos de clientes, con un ejemplo resuelto.
- 6 min de lecturaCómo redactar una factura de servicios de contabilidadQué debe mostrar la factura de un contable: la entidad correcta, el periodo, las tarifas fijas y los extras en líneas separadas y los suplidos fuera de la base del IVA, con un ejemplo resuelto y textos para copiar.
- 7 min de lecturaAIA G702 y G703: cómo se suma una solicitud de pagoEl G703 recoge el avance línea por línea y el G702 convierte sus totales en el importe a pagar. Cada columna y cada línea explicadas, con una solicitud resuelta para contrastar tus propias cifras.
- 6 min de lecturaServicios adicionales en arquitectura: cómo acordarlos, registrarlos y facturarlosEl trabajo extra se cobra cuando se acordó antes. Qué cuenta como servicio adicional, un texto para acordarlo por escrito, un registro para llevarlo ordenado y cómo se ve en la factura.
- 5 min de lectura¿Qué parte de la semana de un arquitecto es facturable?Alrededor del 70 % para el personal y menos de la mitad para los socios, según el RIBA. Por qué discrepan los parámetros, cómo calcular tu objetivo por función y qué efecto tiene en la tarifa que necesitas.
- 7 min de lecturaCómo redactar la propuesta de honorarios de un arquitecto a partir de tus horas pasadasPon precio al trabajo según lo que costaron de verdad trabajos parecidos. Cómo sacar las horas pasadas por fase, escalarlas, convertirlas en honorarios por fases y redactar los supuestos que los protegen.
- 6 min de lecturaGestión de proyectos de arquitectura: controla el tiempo del equipo frente a los honorarios por fase y factura a los clientesConvierte los honorarios de cada fase en un presupuesto de horas, compara cada semana las horas usadas con el trabajo hecho y factura en el hito acordado. Detecta un exceso cuando aún puedes actuar.
- 7 min de lecturaLos honorarios en la carta de encargo de un asesor o contableQué debe responder el apartado de honorarios de una carta de encargo, cláusulas que puedes adaptar y por qué una cuota repartida en doce meses necesita una cláusula de salida, con las cuentas.
- 6 min de lecturaCómo redactar una propuesta de honorarios de ingenieríaDefine los entregables, estima las horas por categoría, elige la base de los honorarios y deja por escrito lo que has supuesto. Un cálculo resuelto, una tabla de bases de honorarios y redacción de supuestos para copiar.
- 5 min de lecturaContabilidad a tarifa fija: cómo ponerle precio y comprobar que sale rentableCómo construir una tarifa fija para un cliente de contabilidad a partir de horas y una tarifa objetivo, y comprobarla cliente a cliente, con cifras que muestran cómo un promedio sano puede esconder una pérdida.
- 7 min de lecturaCómo facturan a sus clientes las empresas de trabajo temporal y de selecciónQué factura cada modelo (trabajo temporal, selección por éxito y búsqueda en exclusiva), cuándo y cómo salen las cuentas: tarifa frente a margen, devoluciones de honorarios, IVA sobre salarios y conversiones.
- 5 min de lecturaHonorarios a tanto alzado o por horas en trabajos de diseño e ingenieríaQuién asume el riesgo con cada base de honorarios, una tabla de decisión para trabajos de diseño e ingeniería, el punto en que un tanto alzado deja de compensar y redacción de honorarios para copiar en ambos casos.
- 6 min de lecturaCómo montar un sistema de numeración de proyectosQué formato de número de proyecto elegir, cómo tratar fases y modificados, por qué los números de proyecto y de factura deben ir separados y las trampas de la hoja de cálculo que rompen un esquema de numeración.
- 6 min de lecturaRetención de garantía en una factura: la deducción, el total acumulado y la liberaciónCómo mostrar la retención de garantía en cada factura de certificación, llevar el total acumulado, facturar la liberación y tratar la retención y el IVA en el Reino Unido. Con cifras, redacción y dónde varía la ley.
- 7 min de lecturaHonorarios por fases RIBA: cómo repartir unos honorarios fijos en el Plan of WorkRIBA publica las fases, pero no el reparto de honorarios. Cómo dividir unos honorarios fijos a partir de tus horas estimadas, ajustarlos por riesgo y tesorería, y redactar los desencadenantes de pago en el contrato.
- 6 min de lecturaInforme WIP: lo que tu empresa ha ganado y aún no ha facturadoUn informe WIP compara el valor del trabajo hecho en cada proyecto con lo que has facturado. Cómo valorar el trabajo por horas y a tarifa fija, leer el resultado, montar uno en una hoja de cálculo y actuar.
Planificación de equipo y hojas de horas
- 6 min de lecturaCómo invitar a tu equipo a ERPFlowDónde enviar la invitación, qué rol elegir, cuántas personas incluye cada plan y qué puede ver y cambiar un miembro nuevo desde el primer día.
- 6 min de lecturaControl de vacaciones y ausencias: un formato que también te dice tu capacidadUn registro de ausencias te dice quién no está. Añade una cuadrícula semanal y además te dice cuántas horas le quedan al equipo. El formato, la cuenta del saldo y un ejemplo resuelto.
- 5 min de lecturaPor qué todo el equipo debería registrar su tiempoLas horas que falta una sola persona pueden hacer que un trabajo con pérdidas parezca rentable. Qué te permite decidir un registro de tiempo completo, lo que cuesta llevarlo y cuándo no compensa.
- 6 min de lecturaPolítica de hojas de horas: un ejemplo práctico para empresas de proyectosUna política de hojas de horas de una página para copiar: quién registra, en qué unidad, para cuándo, cómo funcionan las correcciones y por qué una hoja de horas de proyecto no es automáticamente un registro de jornada.
- 5 min de lecturaPlantilla de planificación de capacidad: horas disponibles frente a reservas, semana a semanaUna plantilla de planificación de capacidad para hoja de cálculo: las horas disponibles de cada persona, lo reservado, lo que queda y cómo leer las próximas cuatro semanas antes de aceptar un trabajo.
- 6 min de lecturaPolítica de reembolso de gastos para una empresa pequeña de proyectosUna política de reembolso de gastos de una página para copiar: qué puede reclamar el personal, qué necesita aprobación previa, qué justificantes conservar y cómo llega una reclamación a la factura del cliente.
- 6 min de lecturaPlantilla de reclamación de kilometraje para empresas de proyectosUna plantilla de reclamación de kilometraje para copiar, con las tarifas de HMRC de 2026 a 2027 (55 p, no los antiguos 45 p), un ejemplo a caballo de la banda de 10.000 millas y qué desplazamientos a obra cuentan.
- 5 min de lecturaInforme de tiempo por tarea: adónde fueron las horas de cada persona, mes a mesCómo montar un informe de tiempo por tarea a partir de las líneas de las hojas de horas, qué aspecto tiene en un equipo pequeño, cómo leer cuatro meses y qué códigos de tarea merece la pena tener.
- 6 min de lecturaProceso de aprobación de hojas de horas para empresas de proyectosUn proceso semanal de aprobación de hojas de horas para una empresa pequeña de proyectos: quién aprueba, un calendario que encaje con tu facturación, qué comprobar y redacción para devolver una hoja de horas.
FAQ
Guías de ERPFlow: preguntas frecuentes
Todo lo que necesitas saber sobre ERPFlow. ¿No encuentras la respuesta? Estamos aquí para ayudarte.
Contáctanos¿Para quién están escritas las guías de ERPFlow?
Las guías de ERPFlow están escritas para dueños y responsables de oficina de pequeñas empresas de servicios que emiten sus propias facturas. No dan por hecho ningún conocimiento de contabilidad, y cada guía desarrolla un ejemplo real con cifras.
¿Necesito ERPFlow para usar estas guías?
No. Cada guía funciona por sí sola, con la herramienta de facturación o la hoja de cálculo que uses hoy. Cuando ERPFlow se encarga de un paso, la guía explica cómo, y cuando ERPFlow no hace algo, la guía también lo dice.
¿Son las guías de ERPFlow asesoramiento fiscal o jurídico?
No. Las guías explican cómo funcionan en general la facturación, el IVA y el cobro, pero las normas dependen de tu país y de tu situación. Consulta con tu gestor cualquier cosa que tenga consecuencias fiscales o legales antes de apoyarte en ella.
¿Tiene ERPFlow control horario?
Todavía no. El control del tiempo en ERPFlow, incluida la conversión del tiempo registrado en facturas, llegará próximamente. Hoy, una tarjeta de Proyectos de ERPFlow registra el tiempo dedicado, que se introduce en horas y minutos, y esos totales se suman por proyecto y por cliente. El trabajo por horas se factura indicando una tarifa y una cantidad en la factura.
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