Tasa de ocupación frente a horas facturables en servicios profesionales

Las horas facturables son un recuento: las horas que puedes cobrar a los clientes. La tasa de ocupación es una proporción: esas horas divididas entre las horas que la persona tenía disponibles para trabajar. Necesitas ambas, porque 96 horas facturables son un mes sólido para alguien a media jornada y un mes normal para alguien a jornada completa.

¿Qué diferencia hay entre la tasa de ocupación y las horas facturables?

La tasa de ocupación y las horas facturables responden a preguntas distintas, y una tercera medida, la tasa de realización, responde a la que normalmente más importa a los propietarios.

Si todavía no has decidido qué cuenta como facturable, empieza por la guía sobre horas facturables y no facturables. Las tres medidas dependen de ello.

¿Cómo se calcula la tasa de ocupación?

Calcula la tasa de ocupación dividiendo las horas facturables de una persona entre sus horas disponibles del mismo periodo y multiplicando después por 100. La cifra facturable rara vez se discute. La discusión es sobre qué cuenta como disponible.

Este es un ejemplo inventado. Una consultora con una semana de 37,5 horas tiene un mes con 21 días laborables, que son 157,5 horas de contrato. Un festivo y tres días de permiso restan 30 horas. La consultora factura 102 horas.

Es la misma persona en el mismo mes, con una diferencia de 15 puntos. Ninguna de las dos cifras es errónea. La segunda es más justa para juzgar a una persona, porque nadie debería parecer ocioso por coger sus vacaciones. La primera muestra lo que produjo todo un año de horas pagadas. Elige una, déjala por escrito y no compares nunca cifras calculadas con definiciones distintas, que es también la razón para tomar con cautela los parámetros de referencia publicados.

¿Por qué las mismas horas facturables pueden significar cosas distintas?

Las mismas horas facturables pueden significar cosas distintas porque no dicen nada sobre cuántas horas estaban disponibles. Estas tres personas inventadas facturaron cada una 96 horas en un mes.

Una clasificación por horas facturables las pone a la par. También ocurre al revés: la misma tasa de ocupación puede esconder dinero muy distinto. Estas dos consultoras registraron 120 horas facturables de 150 disponibles, con una tarifa de 100 €.

Las 24 horas que faltan de la consultora B se corrigieron a la baja antes de facturar. La tasa de ocupación no las ve, así que una empresa que solo mida la ocupación valoraría igual a las dos, con 2.400 € de diferencia.

¿Qué objetivo de ocupación debe fijar una empresa?

Una empresa debe calcular su objetivo de ocupación a partir de sus propios costes, porque un parámetro de otra empresa refleja las tarifas y la composición de personal de esa empresa. Este es un ejemplo inventado para una consultora, con una tarifa de 90 € la hora y un margen objetivo del 20 %.

Después contrástalo con lo que ocurre de verdad. Si la empresa suele facturar solo el 90 % del valor estándar, la tarifa efectiva es de 81 €, las horas necesarias suben a 1.204 y el objetivo sube al 73,0 %. Si en cambio sube la tarifa a 100 €, el objetivo baja al 59,1 %.

Esas tres cifras demuestran que la tasa de ocupación es solo una de las palancas. La tarifa y las correcciones a la baja mueven la misma cuenta, y la guía sobre cómo calcular una tarifa de facturación al cliente trata el otro lado.

¿Cuándo sale mal un objetivo de ocupación?

Un objetivo de ocupación sale mal cuando la gente puede alcanzarlo registrando tiempo en lugar de haciendo trabajo más útil. Ojo con estos casos:

• Inflar horas. Se registran horas como facturables y luego se corrigen a la baja al facturar. La ocupación sube mientras la realización baja, y por eso se leen las dos juntas.
• Un único objetivo para todos. Un propietario que vende y dirige no puede igualar a alguien que solo hace trabajo para clientes. Fija objetivos por función.
• Sin margen. Alguien al 100 % no tiene horas para formación, para propuestas ni para una petición urgente de un cliente. El plan de las próximas semanas de esa persona corresponde a un plan de capacidad, y debe dejar holgura.
• Leer un mes como un veredicto. Un mes flojo puede ser un problema de ventas y no de esa persona. Mira la tendencia de un trimestre.

Medir la tasa de ocupación junto a ERPFlow

ERPFlow no calcula la tasa de ocupación. No tiene informes de ocupación ni de capacidad, así que las fórmulas anteriores se quedan en tu hoja de cálculo. Tampoco tiene hoy cronómetro ni hojas de horas. El control del tiempo, incluida la conversión del tiempo registrado en facturas, llegará próximamente, y eso abarca registrar y facturar tiempo, no los informes de ocupación.

ERPFlow puede aportar algunos de los datos de partida:

• Deducciones de las horas disponibles: Vacaciones tiene un calendario del equipo, con una fila por persona para el mes, las ausencias como barras y los festivos rayados.
• El coste de una persona: la sección Salario de la ficha de personal guarda la tarifa por hora y las horas mensuales, como salario bruto más cargas sociales a cargo de la empresa. Solo pueden leerla los roles con permiso para ver salarios.
• Horas por proyecto: las tarjetas de proyecto guardan el tiempo dedicado que se escribe, sumado por proyecto y por cliente, pero nunca por persona.
• El resultado de toda la empresa: la tarjeta de Rentabilidad del panel compara los ingresos y otros ingresos con los gastos, los salarios y las bonificaciones. Abarca todo el negocio, así que no te dirá nada sobre una persona.