Flujo de control del tiempo y facturación de un despacho de abogados

El flujo de control del tiempo y facturación de un despacho de abogados va desde la carta de encargo, pasando por el registro del tiempo y la revisión de la prefactura, hasta la minuta final y el cobro, con los fondos de clientes gestionados aparte. Acuerda primero la base de los honorarios, registra el tiempo el mismo día con una descripción adecuada, haz que el abogado responsable revise cada borrador y factura después en un ciclo fijo.

¿Cuáles son los pasos del flujo de facturación de un despacho de abogados?

El flujo de facturación de un despacho de abogados tiene ocho pasos, y cada uno existe para evitar que un problema concreto aparezca más tarde.

¿Cómo deben registrar los abogados el tiempo facturable?

Los abogados deben registrar el tiempo el mismo día en que se trabaja, contra un asunto, en una unidad fija, con una descripción que el cliente pueda leer sin explicación. Las unidades de seis minutos son una convención habitual en la facturación jurídica por horas, pero usa la que indique tu carta de encargo. La tabla de incrementos de facturación convierte los minutos en unidades.

La descripción decide si el registro sobrevive a una consulta sobre honorarios.

Floja: «Trabajo en el expediente. 1,2»

Mejor: «Revisado el borrador de contrato de alquiler del arrendador; anotadas las cláusulas 4 y 11; correo al cliente sobre el derecho de resolución anticipada. 1,2»

Registra todo el tiempo, incluido el que no vas a cobrar. Recortarlo en la revisión es una decisión que se ve. El tiempo que nunca se registró no deja nada de lo que aprender, y convierte la siguiente tarifa fija en una conjetura. Lo que ocurre con el tiempo que decides no facturar se explica en corrección a la baja o baja de la deuda.

¿Cómo se revisa una minuta antes de enviarla?

Una prefactura es el borrador de minuta que el abogado responsable lee antes de emitirla, y es el punto en el que un problema de honorarios es más barato de arreglar. Léela como la leerá el cliente: ¿cada descripción se explica sola, y defenderías con gusto cada línea por teléfono?

Este es un ejemplo inventado. Un despacho de tres personas factura un mes de trabajo en un contrato de alquiler comercial. El tiempo registrado vale 1.366 €. En la revisión, el socio da de baja 0,8 horas de investigación duplicada de un asociado, que valen 112 €. El cliente pagó 1.000 € a cuenta cuando se abrió el asunto.

La tasa de realización de esta minuta es del 91,8 %: 1.254 € facturados de 1.366 € registrados. Seguida a lo largo de varios asuntos, esa cifra muestra qué tipos de trabajo corriges a la baja una y otra vez.

La tasa judicial queda fuera del cálculo del IVA aquí porque el ejemplo la trata como un suplido pagado como agente del cliente. No todos los costes cumplen los requisitos. Las condiciones de HMRC en la VAT Notice 700, sección 25 son estrictas, la base en la UE es el artículo 79 de la Directiva del IVA, y la guía sobre el IVA en gastos reembolsables y suplidos explica la prueba.

¿Cómo encajan los fondos de clientes y las cuentas de fideicomiso en la facturación?

Las normas sobre fondos de clientes y cuentas de fideicomiso varían según la jurisdicción, y la norma que te obliga viene de tu propio regulador o colegio de abogados. Los dos ejemplos siguientes muestran cuánto pueden diferir. Ninguno te dice qué se aplica a ti.

• Inglaterra y Gales: según las SRA Accounts Rules, el dinero recibido para honorarios y suplidos impagados antes de entregar una minuta es dinero del cliente (norma 2.1(d), con una excepción limitada en la norma 2.2). Se mantiene separado del dinero del propio despacho (norma 4.1), y debe entregarse una minuta u otra notificación escrita de los costes antes de transferir fondos del cliente para pagarlos (norma 4.3).
• Estados Unidos: cada estado fija sus propias normas. Muchas se basan en la Model Rule 1.15 de la American Bar Association, y difieren en los detalles, incluido cómo se trata una tarifa fija pagada por adelantado.

En otros lugares, pregunta a tu colegio de abogados. El punto de facturación vale dondequiera que ejerzas: el dinero a cuenta no se convierte en tus ingresos porque exista una minuta. Se mueve cuando tus normas dicen que puede moverse, y se registra en un libro creado para ese fin y no en tu facturación.

¿Qué piden los clientes corporativos y las aseguradoras en una minuta?

Los clientes corporativos y las aseguradoras pueden dictar el formato de una minuta mediante sus propias directrices de facturación. Eso puede significar tarifas aprobadas, límites sobre quién puede cobrar qué y minutas electrónicas en un formato como LEDES con códigos de tareas UTBMS. Lee las directrices antes de la primera minuta, porque una minuta que no se ajuste puede devolverse sin pagar.

¿Con qué frecuencia debe enviar minutas un despacho de abogados?

Un despacho de abogados debe enviar minutas en un ciclo fijo, y el mensual encaja en la mayoría de los asuntos por horas. Un cliente puede asimilar los honorarios de un mes y aún recordar el trabajo, mientras que una minuta de seis meses es mayor y más fácil de disputar. Los asuntos de tarifa fija se facturan en las fases acordadas en la carta, lo que funciona igual que la facturación por hitos en un proyecto.

Llevar la facturación de un pequeño despacho en ERPFlow

ERPFlow gestiona la parte de negocio de un pequeño despacho de abogados. No es un sistema de gestión de despachos y no tiene contabilidad de fideicomisos: ni libro de cuentas de clientes, ni conciliación del dinero que se guarda para clientes, ni comprobación de conflictos. Los fondos de los clientes se quedan en el sistema que uses hoy para ellos.

• Consultas: un formulario de leads en tu web archiva cada consulta como un lead con su origen, y pasa a ser una ficha de cliente con sus archivos cuando aceptas al cliente.
• Asuntos: abre cada asunto como un tablero de proyecto vinculado al cliente, con tarjetas, responsables y plazos. Todo miembro que puede ver proyectos ve todos los proyectos, así que un despacho que necesite murallas éticas entre asuntos encontrará ahí una carencia real.
• Documentos: las cartas de encargo, los correos guardados (EML o MSG) y los contenedores firmados ASiC-E o BDOC se pueden adjuntar al cliente, a la tarjeta o a la factura, hasta 50 MB por archivo. ERPFlow almacena archivos firmados y no los firma ni comprueba las firmas.
• Minutas: las facturas llevan impuestos por línea y se imprimen en el idioma del cliente, y una cuota mensual puede funcionar como factura recurrente. Los pagos parciales se registran a mano, y un recordatorio sale solo cuando lo envías. Las líneas no pueden ser negativas, así que muestra el dinero a cuenta en las Notas de la factura.

Hoy ERPFlow no tiene cronómetro ni hojas de horas. El control del tiempo, incluida la conversión del tiempo registrado en facturas, llegará próximamente. Por ahora puedes escribir el tiempo dedicado en una tarjeta, y se suma por asunto y por cliente, pero no se convierte en líneas de factura. Eso encaja con despachos de tarifa fija y de igualas. Un despacho que facture en unidades de seis minutos debería conservar por ahora su herramienta actual de registro del tiempo.

ERPFlow no genera archivos LEDES, así que los clientes que los exijan necesitan otra vía para esas minutas.