Corrección a la baja o baja de la deuda: qué supone cada una para tu facturación

Una corrección a la baja reduce el valor del trabajo o de una deuda pero deja el resto por cobrar, por ejemplo facturar 8 de 10 horas trabajadas. Una baja de la deuda elimina el importe entero porque nunca lo vas a cobrar, por ejemplo una factura a un cliente que ha quebrado. Las empresas usan las dos expresiones con soltura, así que define las tuyas.

¿Qué diferencia hay entre una corrección a la baja y una baja de la deuda?

La diferencia entre una corrección a la baja y una baja de la deuda es si queda algo. La corrección a la baja reduce un importe, y la baja de la deuda lo lleva a cero. La expresión suele decirte menos que el momento: antes de la factura estás decidiendo qué cobrar, y después estás tratando con lo que te deben.

En la práctica, las empresas que facturan por horas tienden a decir «corrección a la baja» para el tiempo que decidieron no facturar y «baja de la deuda» para una deuda que han dado por perdida. Los contables también pueden usar «baja» para eliminar una parte de un crédito a cobrar. Acordad un único significado dentro de la empresa y con tu gestor.

¿Cuándo ocurre cada una en el ciclo de facturación?

Cada una ocurre en un punto distinto del ciclo de facturación, y el punto decide el papeleo.

Las dos últimas filas son las que más se confunden. Una factura rectificativa dice que el cobro ha cambiado. Una deuda incobrable dice que el cobro era correcto y que el dinero no va a llegar. Si además llevas en tu contabilidad trabajo sin facturar, una corrección a la baja del tiempo lo reduce, y eso se ve en un informe de trabajo en curso.

Un ejemplo resuelto: de las horas a la deuda incobrable

Este es un ejemplo inventado con las tres situaciones en un mismo trabajo. Una consultora registra 40 horas a 100 €, cobra un 20 % de IVA, y las cosas se van torciendo poco a poco.

Frente a las 4.000 € de tiempo a tarifas estándar, la empresa facturó el 87,5 % al principio y el 80 % tras la factura rectificativa, y cobró el 41,7 % sin IVA. Son tres problemas distintos con tres soluciones distintas, y juntarlos como «descuentos» no te enseña nada.

Si querías que el cliente viera una reducción por cortesía, puedes decirlo en la propia línea:

Preparación del taller: 10 horas a 100,00 €, reducidas a 8 horas según lo acordado para un primer encargo.

Las horas que hayas corregido a la baja por tu propio retrabajo no deberían aparecer en la factura en absoluto.

¿Reduce una baja de la deuda el IVA que debes?

Una baja de la deuda puede reducir el IVA que debes, pero solo según las normas de tu propio país. El artículo 90 de la Directiva del IVA de la UE dice que la base imponible se reduce en caso de impago total o parcial, en las condiciones que fije cada Estado miembro, y permite a los Estados miembros apartarse de eso en caso de impago. Por eso las condiciones varían mucho. Aquí tienes dos ejemplos que hemos comprobado:

Se repiten tres puntos. La recuperación cubre solo el IVA de la parte todavía impagada, que son los 306,67 € del ejemplo. La recuperación por lo general se devuelve si el dinero aparece más tarde, y tanto HMRC como la autoridad estonia lo dicen. Y el cliente puede tener que revertir el IVA que dedujo.

Una factura rectificativa no es el camino. HMRC dice claramente que no puedes emitir una solo porque un cliente no haya pagado. En cualquier otro país, pregunta a tu gestor antes de reclamar, y pregunta a la vez por el impuesto sobre la renta, porque si una deuda incobrable es deducible es una cuestión aparte.

¿Cómo debe una empresa decidir y registrar estas bajas?

Una empresa debe decidir las correcciones a la baja y las bajas de deudas con un aprobador designado y un motivo registrado cada vez, porque los motivos son la parte útil. Basta con una lista corta:

• El alcance creció sin acordarse
• Nuestro error o retrabajo
• Cortesía
• Disputa con el cliente
• Deuda incobrable

Haz que las correcciones a la baja las apruebe la persona responsable del cliente, y que una segunda persona apruebe cualquier importe superior a una cantidad fija. Pasados unos meses, si «Nuestro error» sale una y otra vez, la solución está en la ejecución, y si sale «El alcance creció», está en el presupuesto. Antes de dar de baja una deuda, asegúrate de haber terminado de reclamarla de verdad: una secuencia de recordatorios y un informe de antigüedad de saldos de clientes te dirán cómo está.

Registrar correcciones a la baja y facturas impagadas en ERPFlow

ERPFlow no tiene una función de baja de deudas, ni un estado de deuda incobrable, ni un cálculo de recuperación del IVA de créditos incobrables, ni un documento de factura rectificativa. Esto es lo que puedes hacer.

• Antes de emitir: una factura en borrador se puede editar libremente. Reduce la cantidad, o usa el % de descuento de la línea, que se imprime en el PDF.
• Después de emitir: la factura es definitiva. Marcar como anulada y Duplicar cancelan la factura y la vuelven a emitir con un número nuevo, lo que resuelve una corrección de la factura entera. No cubre una rectificación parcial en su propio documento, que se gestiona en tu sistema de contabilidad.
• Una deuda que has dado por perdida: la factura sigue Vencida o Pagada parcialmente, y sigue contando en Pendiente y Vencido en el panel. Ten cuidado con anularla solo para limpiar la lista. Anular cancela la factura y la quita de los ingresos del cliente, y cualquier correo de una factura anulada le dice al cliente que no hay ningún pago pendiente. Una deuda incobrable fue una venta real, así que pregunta antes a tu gestor.
• El cliente: Añadir a la lista negra en la ficha de un cliente lo marca con tu motivo. No bloquea nada, y avisa a cualquiera que vaya a enviarle un presupuesto o una factura.
• Tu gestor: registra la baja de la deuda y cualquier recuperación del IVA en tu sistema de contabilidad. Los informes de impuestos de ERPFlow se leen de las propias facturas, así que informa a tu gestor de todo lo que se gestione fuera. Puedes exportar tus facturas como CSV para él.