Última actualización: 6 de noviembre de 2026
Normas y cifras de otras fuentes comprobadas el 6 de noviembre de 2026. Cambian, así que confírmalas en la fuente antes de apoyarte en ellas.
Información general, no asesoramiento fiscal ni jurídico. Las normas dependen de tu país y de tu situación, así que consulta con tu gestor cualquier cosa que tenga consecuencias fiscales o legales.
Una plantilla de reclamación de kilometraje necesita una fila por trayecto: fecha, origen, destino, motivo, código de proyecto, millas de trabajo, tarifa e importe. Añade el empleado, el vehículo y las millas ya reclamadas en el ejercicio fiscal. En el Reino Unido, la tarifa aprobada por HMRC para coches es de 55 peniques por milla en las primeras 10.000 millas de trabajo en 2026 a 2027, y después 25 peniques.
Plantilla de reclamación de kilometraje para copiar
Esta plantilla de reclamación de kilometraje tiene una cabecera corta y una fila por trayecto. El total acumulado de millas de la cabecera es el campo que se dejan la mayoría de las plantillas, y es como sabes cuándo baja la tarifa. Un ejemplo inventado para un empleado de una empresa de proyectos del Reino Unido:
| Datos de la reclamación | |
|---|---|
| Empleado | [Nombre] |
| Vehículo | [Matrícula, coche o furgoneta, cilindrada] |
| Mes | Junio de 2026 |
| Millas de trabajo en este ejercicio fiscal, antes de esta reclamación | 4.310 |
| Millas de trabajo en este ejercicio fiscal, después de esta reclamación | 4.460 |
| Aprobado por y fecha | [Nombre, fecha] |
| Fecha | Trayecto | Motivo | Proyecto | Millas de trabajo | Tarifa | Importe |
|---|---|---|---|---|---|---|
| mié 3 jun | Oficina a la obra de Riverside y vuelta | Reunión en obra | P-114 | 38 | 55 p | 20,90 £ |
| mar 9 jun | Oficina a cliente en Leeds y vuelta | Revisión del diseño | P-118 | 72 | 55 p | 39,60 £ |
| mié 17 jun | Casa a la obra de Riverside y a la oficina | Visita de repasos | P-114 | 24 | 55 p | 13,20 £ |
| mié 24 jun | Oficina a proveedor y vuelta | Recoger muestras | Interno | 16 | 55 p | 8,80 £ |
| Total | 150 | 82,50 £ |
La columna de proyecto se justifica cuando facturas. Riverside suma 62 millas y 34,10 £, que es lo que repercutirías a ese cliente si el contrato lo permite. En la hoja de cálculo, el importe es simplemente millas por tarifa, y el total acumulado es la cifra del mes pasado más las millas de esta reclamación.
¿Cuáles son las tarifas de kilometraje vigentes?
Las tarifas vigentes del Reino Unido están en la tabla de abajo, y cualquier plantilla que siga mostrando 45 p para coches está desfasada. La tarifa de la primera banda fue de 45 p durante 15 años y subió a 55 p con efecto desde el 6 de abril de 2026. El gobierno ha dicho que revisará las tarifas de los años siguientes, así que vuelve a comprobarlas antes de cada 6 de abril.
| Vehículo | Tarifa del Reino Unido por milla de trabajo, 2026 a 2027 |
|---|---|
| Coche o furgoneta, primeras 10.000 millas | 55 p |
| Coche o furgoneta, más de 10.000 millas | 25 p |
| Motocicleta | 24 p |
| Bicicleta | 20 p |
| Pasajero en un coche o furgoneta | 5 p cada uno |
Son las tarifas publicadas por HMRC, y se aplican al vehículo propio de un empleado. Los coches de empresa usan las tarifas de combustible orientativas, que HMRC revisa cada trimestre.
En EE. UU., la tarifa estándar de negocio del IRS cambió a mitad de año: 72,5 céntimos de dólar por milla del 1 de enero al 30 de junio de 2026, y 76 céntimos del 1 de julio al 31 de diciembre de 2026. Una reclamación que cruce esa fecha necesita ambas tarifas.
En otros lugares, las tarifas y normas las fija cada país y algunos no tienen ninguna cifra aprobada, así que usa el número de tu propia autoridad tributaria. Cambia la columna de la tarifa y la plantilla sigue funcionando.
¿Cómo funcionan las dos tarifas de HMRC a lo largo de un año?
Las dos tarifas de HMRC funcionan por empleado y por ejercicio fiscal: las primeras 10.000 millas de trabajo desde el 6 de abril van a 55 p y todo lo que exceda va a 25 p. HMRC suma las millas de todos los vehículos que usa un empleado en ese año.
Un ejemplo inventado. Un empleado conduce 11.200 millas de trabajo en un año. El importe aprobado es 10.000 × 55 p = 5.500 £, más 1.200 × 25 p = 300 £, lo que da 5.800 £. Lo que ocurre después depende de lo que pague la empresa.
| La empresa paga | Total pagado | Frente a 5.800 £ | Resultado |
|---|---|---|---|
| 45 p todas las millas | 5.040 £ | 760 £ por debajo | El empleado puede reclamar la Mileage Allowance Relief sobre 760 £ |
| 55 p, luego 25 p | 5.800 £ | Igual | Nada que declarar y ningún impuesto |
| 55 p todas las millas | 6.160 £ | 360 £ por encima | Las 360 £ se declaran en un P11D o se añaden al salario, con el impuesto retenido |
Una empresa que olvida la segunda banda acaba en la última fila sin saberlo. Ese es el error que evita el total acumulado.
Las cotizaciones de National Insurance funcionan de otra manera. La medida de HMRC fija el importe que se excluye de los ingresos de Class 1 en 55 p por milla fijos, sin banda inferior. Así que en la última fila las 360 £ tributan, pero no están sujetas a las cotizaciones de National Insurance Class 1 con ese criterio. Compruébalo con tu proveedor de nóminas, sobre todo si pagas también una asignación de coche, porque cuenta para el mismo límite.
¿Qué trayectos pueden ir en una reclamación de kilometraje?
Los trayectos de trabajo pueden ir en una reclamación de kilometraje, y el desplazamiento ordinario al trabajo no. En el trabajo por proyectos, la cuestión suele ser si una obra cuenta como lugar de trabajo temporal, algo que HMRC explica en el folleto 490.
| Trayecto | ¿Reclamable en el Reino Unido? | Por qué |
|---|---|---|
| De casa a tu oficina habitual | No | Desplazamiento ordinario al trabajo |
| De la oficina a un cliente o una obra y vuelta | Sí | Viaje de trabajo |
| De casa a una obra temporal | Normalmente sí | Un lugar al que acudes para una tarea de duración limitada es un lugar de trabajo temporal |
| De casa a una obra donde pasas el 40 % o más de tu tiempo, durante más de 24 meses | No | Cuenta como lugar de trabajo permanente |
| Una obra prorrogada más allá de 24 meses | Solo hasta la prórroga | Pasa a ser permanente desde la fecha en que cambian las expectativas |
| Un desvío personal en el camino | No el desvío | Viaje privado |
La fila de los 24 meses importa a las empresas que trabajan en obra, incluida la construcción. La prueba de HMRC mira lo que se espera: un proyecto previsto a 18 meses y prorrogado a 30 es temporal hasta la fecha de la prórroga y permanente después. Anota esa fecha en el expediente del proyecto, porque el mismo trayecto deja de ser reclamable desde entonces.
Tu propia política puede ser más estricta que la norma fiscal. Algunas empresas descuentan el desplazamiento habitual al trabajo de cualquier trayecto de casa a obra para simplificar, y la política de reembolso de gastos es el lugar para decirlo. Cobrar al cliente el tiempo dedicado al viaje es otra cuestión, que trata facturar el tiempo de viaje.
¿Puede una empresa recuperar el IVA del kilometraje?
Una empresa del Reino Unido registrada a efectos de IVA puede recuperar IVA solo de la parte de combustible de una asignación de kilometraje, nunca de todo el pago. La VAT Notice 700/64 dice que se multiplique el elemento de combustible por la fracción de IVA, y la asignación debe basarse en las millas realmente conducidas.
Una cuenta inventada con las 150 millas de arriba, suponiendo un coste de combustible de 14 p por milla. El elemento de combustible es 150 × 14 p = 21,00 £. La fracción de IVA al 20 % es 1/6, así que el IVA a recuperar es 3,50 £. Acuerda con tu contable cómo fijas la cifra del combustible.
La notice también establece los registros que hay que conservar de cada empleado: el kilometraje recorrido, si un trayecto fue a la vez de trabajo y privado, la cilindrada del vehículo, la tarifa de la asignación y el IVA reclamado. Además necesitas las facturas de combustible, salvo que el combustible se comprara con una tarjeta que hayas proporcionado. Así que añade la cilindrada a la cabecera de la plantilla y pide a los conductores que guarden los justificantes de combustible si piensas recuperar el IVA.
Registrar las reclamaciones de kilometraje en ERPFlow
ERPFlow no tiene control de kilometraje, reclamaciones de empleados ni reembolso, así que la plantilla de arriba se queda en una hoja de cálculo, y también el total acumulado de millas.
Cuando pagues una reclamación, regístrala como gasto en una categoría propia, como Kilometraje, y adjunta la hoja firmada. Un gasto no está vinculado a un cliente ni a un trabajo, así que ERPFlow no totalizará el kilometraje por proyecto. La columna de proyecto de tu hoja lo hace.
Para repercutir el kilometraje a un cliente, añádelo a la factura como una línea con las millas como cantidad y tu tarifa como precio. Si lo haces a menudo, un servicio con ese nombre y el precio ya fijado evita volver a teclearlo.