Cómo facturar servicios profesionales

Para facturar servicios profesionales, factura según las condiciones de tu carta de encargo y describe el trabajo de modo que el cliente pueda aprobarlo sin llamarte: el periodo cubierto, lo que se hizo, las horas y la tarifa o el precio cerrado, los gastos y los suplidos en líneas propias y después el IVA, el total y la fecha de vencimiento.

Un cliente puede contar un palé entregado. Nadie puede contar un consejo, así que la factura tiene que mostrarlo. Eso es lo que distingue la factura de una consultoría, un despacho de abogados, una asesoría contable o una agencia de una factura corriente. Los pasos generales están en cómo facturar a un cliente.

¿Cómo se factura cada modalidad de honorarios?

Debes facturar cada modalidad de honorarios de modo que la línea repita lo que prometía la carta de encargo, con las mismas palabras si es posible.

Si no has dejado por escrito la base de los honorarios, arregla eso antes de arreglar la factura. El apartado de honorarios de una carta de encargo te muestra qué incluir.

¿Cuánto detalle debe incluir una factura de servicios profesionales?

Una factura de servicios profesionales necesita el detalle suficiente para identificar el servicio y su alcance, que es también lo que pide la ley. El artículo 226, punto 6, de la Directiva del IVA de la UE exige «el alcance y la naturaleza de los servicios prestados». La guía del IVA de HMRC pide una descripción suficiente para identificarlos y dice que el precio unitario de un servicio puede ser una tarifa por hora o el precio de un servicio estándar.

Ten presente la confidencialidad. Una factura pasa por un departamento de administración que no necesita saber nada de un despido o de un litigio. Para trabajos delicados, mantén la línea neutra («Asesoramiento laboral, marzo de 2026, 6 horas») y envía el detalle a tu contacto por separado.

Un ejemplo resuelto: honorarios, horas, un gasto y un suplido

Este es un ejemplo inventado: una pequeña consultora factura a un cliente el mes de marzo, con un 20 % de IVA a modo de ilustración.

El total son 6.735 € más 1.347 € de IVA, más los 120 € del suplido.

Las dos últimas líneas son donde se equivocan los despachos. Tu billete de tren es un coste de hacer tu propio trabajo, así que forma parte de tu precio y lleva IVA, lo llames como lo llames en la factura. HMRC dice que sus condiciones suelen impedir que los viajes, el teléfono y el correo del propio asesor cuenten como suplidos (apartado 25.1 de la guía citada arriba, y su guía sobre costes y suplidos).

Un suplido auténtico es distinto. Pagaste como mandatario del cliente, el cliente recibió y utilizó lo comprado y repercutes el importe exacto. La base en la UE es el artículo 79, letra c), de la Directiva del IVA, que además exige justificar el importe real y te impide deducir el IVA que haya gravado ese gasto. El IVA en gastos reembolsables y suplidos repasa las pruebas.

¿Con qué frecuencia hay que facturar los servicios profesionales?

Cada mes es la opción por defecto más segura para servicios profesionales facturados por tiempo, porque una factura corta por un trabajo reciente se lee y se paga, y una factura de cinco meses se negocia. Además, un problema aflora tras los honorarios de un mes y no de cinco.

Elijas el ritmo que elijas, indica el periodo en cada factura. El artículo 226, punto 7, pide la fecha de la operación cuando difiere de la de emisión, y «del 1 al 31 de marzo de 2026» responde a eso y a la primera pregunta del cliente a la vez.

El trabajo que has hecho y aún no has facturado es dinero que estás prestando. Un informe de trabajo en curso muestra cuánto hay. Si cobras dinero a cuenta antes de empezar, mira las facturas de anticipo y de pago final para saber cómo facturarlo, y si custodias dinero de clientes, las normas de tu regulador van primero.

¿Cómo se muestra un descuento o unas horas reducidas?

Muestra las horas reducidas como un descuento visible y no facturando discretamente menos horas, porque así el cliente ve tanto el trabajo como la concesión. El artículo 226, punto 8, pide que los descuentos se muestren de todos modos si no están ya en el precio unitario.

Este es un ejemplo inventado. Un consultor trabajó 40 horas a 95 € y decide cobrar 34.

Esos 3.230 € son exactamente 34 horas a 95 €, y la conversación sobre el presupuesto del mes siguiente parte de la cifra real. Nuestra guía sobre correcciones a la baja y pérdidas por incobrables explica la diferencia entre ambas.

¿Cómo evitar que una factura sorprenda al cliente?

Evitas que una factura sorprenda al cliente diciéndole qué incluye antes de que la abra. Una nota de tres líneas hace la mayor parte del trabajo, y las plantillas de correo para facturas tienen más versiones:

Adjunto la factura INV-2026-0088 de marzo: 8.202,00 €, con vencimiento el 14 de abril. Cubre la fase 1 de la revisión al precio cerrado acordado y 32,5 horas de trabajo de seguimiento a las tarifas acordadas, dentro de la estimación de 40 horas que comentamos. Las horas por fecha van en el resumen adjunto.

Si una factura va a superar una estimación, llama antes. Un cliente que se entera de un exceso por ti suele hablarlo. Un cliente que lo descubre en una factura suele discutirlo.

Facturar servicios profesionales con ERPFlow

ERPFlow no tiene cronómetro ni hojas de horas. El trabajo por horas se factura introduciendo una tarifa y una cantidad en la factura, normalmente a partir de un servicio que guarda la tarifa y el impuesto. El control del tiempo, incluida la conversión del tiempo registrado en facturas, llegará próximamente.

Por ahora, mantén tu registro de tiempo donde lo llevas hoy y escribe los totales. Un proyecto puede vincularse a un cliente y a sus presupuestos y facturas, y cada tarjeta tiene un campo de tiempo dedicado que se escribe en horas y minutos y que se suma por proyecto y por cliente. Ese total no se convierte en líneas de factura, y no hay informe por persona.

La factura del ejemplo anterior funciona tal cual. Cada línea tiene su propia cantidad, precio, descuento opcional y tipo impositivo, de modo que las líneas de honorarios pueden llevar IVA mientras que la línea de un suplido no lleva ninguno. Un resumen de tiempo puede ir en la tarjeta Adjuntos de la factura, aunque el correo solo lleva el PDF de la factura, así que el resumen lo envías tú. Las igualas pueden funcionar como facturas recurrentes, que facturan al cliente según el calendario y nunca cobran el dinero.

Los proyectos no tienen tarifas, presupuestos, costes ni rentabilidad, y ERPFlow no tiene informe de trabajo en curso. Los gastos no están vinculados a clientes ni a trabajos, así que una repercusión es una línea que escribes en la factura.